参考网


如何提高学校办公室文化档案管理工作质量

2020-02-10 10:52:53 《中文信息》 2020年2期

王浩

摘 要:档案为组织,亦或个人在社会实践之中的积累来落实对各项档案信息的清晰记录。伴随我国科学技术的不断发展,也使得我国学校办公室文化档案管理工作获得了更好的开展,但是同时也存在着一些问题,对此则应善于解决其中所存在的问题,强化重视开展档案管理工作,从而真正提高学校办公室文化档案管理工作的开展质量。

关键词:学校 办公室文化 档案管理 工作质量

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1003-9082(2020)02-00-01

前言

学校办公室文化档案管理,有着不可替代的价值与作用,这就要求学校善于运用信息技术,来提高档案管理工作的开展效率与质量。对此,则应强化重视开展该项工作,完整性保障档案内容,从而为档案的检索提供更大的便利,同时也能够在最大程度上,实现对学校办公室文化档案的合理利用。本文以学校办公室文化档案管理的主要特征分析为出发点,着重探讨提高学校办公室文化档案管理工作质量的有效策略。

一、学校办公室文化档案管理的主要特征

学校办公室文化档案管理工作的开展,本质上而言则为管理档案,并提供良好的档案服务。以学校办公室文化档案管理的主要特征来分析,详细内容体现如下:第一,重在保存与收集资料。学校办公室文化档案管理工作的开展,记录了历史,能够为一些行为及策略的实施提供良好的借鉴,所以该项工作的开展尤为关键,档案本身具备完整性及安全性等诸多特征,其一般是对已然出现过的事件及过程的记录作为管理对象,以整理资料,划分类别,来实施档案归档,其为学校办公室文化档案管理工作的关键内容,也为重点内容[1]。第二,工作种类较为繁多,学校办公室文化档案管理工作在开展期间,所涉及的内容非常多,其不但清晰记录了学校的各项资料,也涵盖科技档案、行政管理以及教务管理等多方面的内容,这种多样性特征也使得档案管理工作尤为繁杂。档案管理工作也涵盖许多纸质文件,如照片、合同以及协议等,且上述文件均需获得妥善管理。

二、提高学校办公室文化档案管理工作质量的有效策略

提高学校办公室文化档案管理工作质量的有效策略,详细内容体现如下:

1.增强档案管理意识

学校办公室文化档案管理工作在开展期间具备一定特殊性,也有着诸多弊端,如开展意识较为薄弱,各项硬件设施也较为缺失,许多应具备的管理设备也未能齐全,有着一定的安全隐患。同时,信息水平较为低下,在进行档案管理时,难以保证该项工作的开展效率。针对上述情况,则应及时探寻良好的解决方法,以学校的实际发展情况来分析,应构建办公室文化档案管理制度,提高该项工作的开展质量,这是由于该项工作在专业教育工作中所占据的地位尤为显著,其不但能够保障教育工作的开展质量,也利于促进学校的整体运作,提高学校的竞争实力。重视开展学校办公室文化档案管理工作,也能够充分体现出档案在教务管理之中的重要价值。所以说,务必要增强档案管理意识,科学安排与管理各项档案资料,从而为日后的教学以及办学等提供重要证据[2]。

2.根据特色开展档案管理工作

个别学校在开展办公室文化档案管理工作时,全然按照以往的管理方式,实施档案管理,殊不知,以往的管理方式已经难以满足现阶段档案管理工作的开展要求,在此情况下若依然运用这种管理方式,则不利于档案的管理与查找,也难以为教学等方面提供便利。另外,还有个别学校未能够实施电子化管理,各项管理资料也并不齐全,甚至还有一些学校的档案,很长时间都无人查阅与管理,导致档案产生脏污,甚至是虫蛀现象,需重新修订才能加以运用,这不但提高了学校办公室文化档案管理工作的成本,也会造成资料的丢失。再者,一些学校在开展档案管理工作时,也未能够将档案管理和行政管理这两项工作区别开展,也未能设置相关人员来妥善开展档案管理工作,致使档案管理工作的开展严重缺失可行性。针对上述问题,在现阶段学校办公室文化档案管理工作中,应根据教学特点来有效开展档案管理工作,积极做好档案的整理,以及归档等工作。

具体来说,应细化开展每项管理环节,将全部资料加以收集、整理及归档。档案分为永久、长期与短期管理,所以在管理档案时,还应根据档案的类别来分门别类的加以管理,如此才利于提高学校办公室文化档案管理工作的开展质量[3]。除此之外,对于一些特殊材料,合同,协议等也应妥善处理,这样才能够使学校办公室文化档案管理工作获得井井有条的开展,利于档案查找。

3.强化人员素质及能力

在开展学校办公室文化档案管理工作时,相关管理人员的能力及素质,会对该项工作的开展产生很大的影响,若相关人员素质及能力较强,那么势必能够在一定程度上保障该项工作的开展质量。对此,则应重视强化档案管理人员的素质及能力,确保其能够善于运用信息技术来高效开展档案管理工作[4]。

一方面应建立信息化服务网络,实现档案管理资源的共享,需要定期开发应用软件,同时还需善于借助信息技术来开展联网检索工作,切实挖掘出信息资源自身所具备的积累性,数据性等诸多优势。另一方面还应积极开展教育培训工作,切实划分好档案工作和行政工作,绝不可将二者进行混淆,在教育培训过程中充分提升档案管理人员的综合能力及素质,扎实其管理基础,从而使学校办公室文化档案管理工作能够获得高质量开展。

总结

总而言之,学校办公室文化档案管理工作的开展为一项任重而道远的过程,也为一个艰巨的任务,在开展该项工作时所涉及到的内容有很多。对此,就需要学校领导者高度重视该项工作,积极健全档案管理体系,为档案资料的可靠性、安全性及准确性提供切实的保证。并且还应根据档案管理工作开展的实际情况,来完善各项设施,以发挥出各项设施的辅助作用,将学校办公室文化档案管理工作的开展,推至一个新的高度,从而实现学校长远发展。

参考文献

[1]余晓云.提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策[J].办公室业务,2019(09):168-169.

[2]崔玉梅.論提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策[J].兰台内外,2019(11):61-62.

[3]龙海舰.论提高办公室文件档案管理工作质量的有效对策[J].文化创新比较研究,2018,2(14):145+147.

[4]李金玲.如何提高高职学校办公室文化档案管理工作[J].东方企业文化,2012(15):240.