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档案数字化前整理编目工作存在的问题与对策研究

2020-02-10陈静

中文信息 2020年2期
关键词:档案数字化研究策略现状分析

陈静

摘 要:如今科学技术在不断快速发展,人们也在对科学技术进行不断创新,对于现代的社会起到重要作用,档案数字化在档案管理工作上有着重要作用,档案数字化对于档案管理来说是一种新型方案管理观念,这就需要将档案数字化技术编入到档案管理中加以融合进行探索研究。

关键词:档案数字化 档案整理编目 现状分析 研究策略

中图分类号:G271.6文献标识码:A文章编号:1003-9082(2020)02-00-01

目前教育机构在不断进行改善调整,现在社会对于人才需求已经比较广泛了,对人才需求到了严谨时刻,所以要想自己成为一名现代化应用型人才,就要对档案数字化下点功夫,激发自己在社会上能生存下去的价值力。对档案数字化有新认知、了解档案数字化的重要价值,现在档案数字化已经对档案编目工作及改革和实践,需要对其进行深刻研究,对档案数字化进行彻底分析,同时看它有何问题,对其进行深入解决。

一、档案室整理编目工作的问题分析

1.档案管理室资料复杂庞大难以梳理

档案资料管理室本身就杂乱繁琐,而且资料相对十分广泛,若是将档案数字化应用于档案资料管理室中可对整个资料室进行梳理,对不同类型资料进行分类整理,档案人员掌握这种方法后可进行全面操控[1]。目前人們的逻辑和创新能力正在不断改善,所以档案数字化有效培养了人们对逻辑思维和创新能力进行改善方法的好用途,人们对于档案室中资料进行整理掌握全面信息有些压力,所以档案数字化的出现将这一问题完善解决,融入到了档案资料室中对这些资料进行整合。

2.档案管理机制的不完善

无论什么工作都需要管理机制才能有效规范工作,档案管理工作人员需要建立起合理的档案管理机制来规范每位工作人员的日常工作行为,杜绝在档案管理工作中出现违法乱纪或是对规章制度不遵守之人,积极开展管理机制工作,管理机制规章制度需要进行全方面实施加强管理机制,让每位工作人员遵守规章制度。工作人员会把管理机制运用到日常生活当中,将管理机制合理有效开展下去。

二、提升档案数字化前整理编目水平的手段

1.完善档案工作管理机制

如今档案室正在日益发展也将档案数字化融入到了工作中,利用了科技力量将档案室信息整理进行数字化信息编程,已经形成了独立的体系,在完善档案工作管理上给予了很大帮助[2]。未来希望能将档案管理机制进行去全方面数字化信息开展,传播此档案工作管理机制手段为更多受众人群进行受用。

2.保证档案管理工作的运行平稳性

在开展档案管理室数字化管理系统操作中工作人员要进行定时查询,档案数字管理系统的运行平稳性和联系性,这两者是相互影响着决不能出现任何错误,若是其中一个部门运作失控就会将另一个系统牵连其中,想要顾全大局就需要将各个系统进行预先调控,预防出现问题工作人员要进行循环调整,这才是最有效计策。档案管理室系统若是出现了安全问题,工作人员就要进行有目的的排查确保档案工作管理系统没有异样问题,出现问题要进行及时维护保证档案管理系统在工作上能平稳运行。对档案管理室系统中心进行排查避免在维护中出现漏洞,要引入新的科技手段来进行防护病毒入侵,这才能保障档案管理系统中心安全运行。

3.加强档案管理人员的素质教育

现在随着科技正不断发展壮大,新型科技手段也层次不穷出现在人们的视野中,这些新型手段融入了人们生活和工作中同时也普及运用到了档案管理上。新型科技手段也正被人们所接纳,这也需要档案管理人员能有更好地素质来进行有效开展工作,二次学习专业技能的机会是提高自身素质最好的过程,自己会在整体团队中不断进步学习,技术能力手段将会更加完善得到全面发展动力,对数字化管理系统进行加强创新,降低问题的出现率,能更完善、高效开展工作。

4.增加档案数字化的设备

档案数字化要在档案管理中开展有效工作,就必须具有数字化设备来进行开展实施,这就要求管理工作人员拥有众多学术知识进行参与,工作人员在参与中会受到数字化设备的影响,在进行档案数字化工作活动上一些基础数字化设备还是需要的,否则这项档案数字化工作活动将无法开展下去[3]。但设备需要大量资金投入,这就需要重视进行经费增加这才能采用足够的设备,所以要注重经费问题,对专业档案数字化人员进行素质教育,让专业人员合理对经费能够合理使用,以最小的付出来获取更有效的利益结果。

5.要增强数字化档案信息的组织建设

目前面对庞大的档案信息数字化建设,单靠一个档案部门实施运行是不够的,要想更加完善这项体系,就需要建设数字化档案部门和组织来进行相互协调工作,分工合作有序开展对信息数字化档案进行分化、筛选、整合等,避免在建设部门中出现资源重复现象,实现资源共享目标计划。

6.要有技术方面的支持及培养一批专业的技术人员

要想进行档案数字化系统就需要对系统内部软件、硬件有认知、了解,计算机、扫描仪等软件配置、软件功能和操作、质量和效率等这一系列问题,技术人员都应该具有解决能力,对档案技术人员进行知识结构、掌握数字化系统知识和业务能力等都要全方面培养,这样技术人员在进行数字化操作中能更好展开工作,技术人员技术水平也会进一步

提升。

7.加快档案数字化建设的发展策略

建设数字化档案来进行完善档案信息体系,方便群众能有效获取信息,对档案信息在网上实施有效、快捷方便的档案管理模式,现在我国档案管理模式正处于发展阶段,档案数字化建设还存在这不少问题,这就需要对档案数字化系统建设进行标准化实施,积极推进档案数字化建设,对档案数字化建设要加强关注,利用网络优势来完善档案系统数字化体系设备。

综合上述,档案管理室数字化管理的技术有效开展,对档案管理室系统研究数字化系统中要对数字化系统管理进行稳定和强化,完善资料档案中的稳定性和密切联系,强化系统中所出现的任何问题,预防管理系统发生问题,在发生问题前工作人员要进行系统排查已解决问题为主。

参考文献

[1]周映艳.档案数字化建设中存在的问题及应对策略[J].城建档案,2018(05):23-24.

[2]丁勇,李平.浅论馆藏档案数字化前期工作中存在的问题和对策[J].天然气勘探与开发,2013,36(1):69-71.

[3]喻春生.对民国档案数字化前整理工作的几点思考[J].北京档案,2016(01):20-21.

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