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档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

2020-02-10王娜

中文信息 2020年2期
关键词:解决措施档案管理信息化

王娜

摘 要:在职业技术学院发展建设过程中,档案信息化建设是一项非常重要的内容,对提高职业技术学院的管理质量,提高档案管理有效性,具有积极的作用。本文对档案管理信息化建设存在的问题和解决措施进行深入的分析研究,并结合实际提出合理的建议,为推进职业技术学院档案管理的信息化发展,发挥积极的作用。

关键词:档案管理 信息化 问题 解决措施

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1003-9082(2020)02-00-01

随着计算机技术的广泛应用,信息化已成为整个社会发展的必然趋势。职业技术学院在发展过程中,也要注意加强档案信息化管理的建设,这是职业技术学院档案管理发展必然会经历的环节。

一、当前职业技术学院档案管理信息化建设存在的主要问题

职业技术学院档案管理信息化建设的目标是实现对档案信息的合理配制,从而为教学工作提供支持和服务,有效提高职业技术学生的教学质量。此外,职业技术学生的档案管理工作是社会档案管理体系的重要组成部分,加强职业技术学院的档案管理信息化建设,对推动整个社会的档案管理信息化发展,具有积极的实践意义。

1.档案管理观念较为滞后

目前,部分职业技术学院的档案管理观念较为落后,没有充分认识到档案的重要价值,也没有重视档案管理工作。档案管理对职业技术学生教学、学样管理、学校发展等都具有极为重要的影响,但很多职业技术学院都没有认识这一点,在学校建设过程中,没有针对档案管理方面进行系统的建设,导致档案管理理念、管理模式和方法等等,都较为落后。

2.档案信息化管理技术水平较为落后

在大部分发职业技术学院中,对于档案管理仍在采用传统的管理方法,其管理技术水平较为落后。虽然部分职业技术学院引进了现代化档案管理技术,但仅在部分管理环节引入了现代化档案管理技术,并没有全面的应用先进技术对档案实施管理。此外,对于档案信息的应用和共享方面较为落后,没有实现学校之间、学校与行政单位之间以及学校与社会之间的档案信息网络化共享。因此,当前对于档案信息化管理技术的应用仍较为单一和落后[1]。

3.档案管理人员的专业素质水平较低

要加强档案管理信息化建设,离不开专业技术人员的支持。但在职业技术学院的档案管理工作中,严重缺乏档案管理专业人才。现有的档案管理人员对于计算机、网络、通读等技术的掌握水平不高,应用不够熟练,严重影响了档案管理信息化的实施和应用。由于对档案管理不够重视,没有对其进行人才优化配置,导致档案管理人员普遍年纪较大,人员结构严重不合理。

4.对档案的利用效率较为低下

在职业技术学院档案管理中,只重档案信息收集、整理和存档,不重视应用的现象非常普及。特别是在档案共享、数据库建设等方面,没有对其重要价值进行正确的认识,严重阻碍了档案管理的信息化发展。

5.无法有效保障档案信息安全

随着整个社会的信息化发展,职业技术学院的档案管理也受到了影响,正处于传统管理模式向着现代化管理模式转化,两者共存的状态。在这种情况下,如果没有重视档案管理信息化建设过程中的安全问题,很可能会受到网络攻击和电脑病毒的影响,造成档案信息泄漏,严重危害档案信息安全。

二、加强职业技术学院档案管理信息化建设的主要措施

1.建立档案管理信息化平台

要真正实现档案管理信息化建设,首先职业技术学院必须要充分重视档案管理信息化建设,正确认识其重要价值。同时要加强档案管理信息化建设力度,建立完善的档案管理信息化平台。学院应结合自身的实际情况以及档案管理信息化建设需求,购置数据库服务器、信息录入设备、管理软件等等,为实施档案管理信息化准备好硬件条件。需要注意,在档案管理信息化建设过程中,其重点就是建设数据库,这是存储档案信息的重要媒介,也是实现档案信息共享的重要基础,对档案信息化建设担负着重要的核心和主体作用。

此外,还要加强网络建设,这也是实现档案管理信息化建设的重点内容之一。特别要做好校园网和案档数据库服务之间的连接,强化管理系统,充分发挥网络的重要作用,联合数据库有效实现档案信息的共享,从而使档案信息的服务功能能够充分发挥出来[2]。

2.建立完善的档案管理制度

要有效建设档案管理信息化,就必须要根据国家相关法律法规的要求,制定完善的档案管理制度,包括对其信息化建设的规划方案等等,从而保证职业技术学生档案管理信息化建设的规范化发展,促进档案管理能够为学院、为社会的发展进步提供重要的档案信息服务。

3.提升档案管理人员的专业素养

在档案管理信息化建设过程中,人才是重要因素。因此,职业技术学院一方面要引进专业档案管理人才,另一方面要对现有的档案管理人员进行专业技术培训,提高档案管理人员的专业水平。除此之外,必须要对档案管理人员结构进行有效的优化调整,建设一只具有高素质的专业化档案管理团队,为推进档案管理的信息化发展,奠定重要的人才基础。

4.加强档案信息安全防護建设

在档案管理信息化建设过程中,做好档案信息安全防护工作是重中之重,这也是保证档案管理信息化的优势能够充分发挥出来的重要前提条件。要做好档案信息安全防护,首先职业技术学院必须要在安全设施方面加大投入力度,包括引进安全技术和设计,应用安全软件等等,从而有效保防档案信息安全,避免发生档案信息泄漏问题。

此外,必须要建立完善的档案信息安全管理制度,针对档案管理信息化的全过程,对每一个环境都要制定有效的信息安全管理制度,并依照制度实施严格的安全管理,有效保证档案信息安全,保证档案管理信息化发展,使档案信息能够被充分利用,为推进职业技术学院和社会经济的发展建设,发挥积极的作用[3]。

结语

职业技术学院加快档案管理信息化建设,能够有效提高档案信息利用效率,从而为做好职业技术学院管理工作,起到重要的促进作用;对推动职业技术学院的发展进步,也具有十分重要的意义。

参考文献

[1]萨日娜.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].中国保健营养,2019,29(6):302.

[2]许金红.论高职院校档案信息化的建设和管理[J].信息记录材料,2019,20(8):180-181.

[3]王冬至.高职院校学生档案管理工作信息化建设研究[J].卷宗,2019,9(19):46.

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