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完善社区服务中心档案管理的措施

2020-02-10 10:52:53 《中文信息》 2020年2期

朱焕磊

摘 要:街道卫生服务中心是社区公共卫生服务的基层组织,服务于社区群众。社区服务中心在开展医疗诊治、健康教育等活动时会出现大量数据,只有记录好数据信息,才能为社区群众提供更好的服务。但在档案管理工作中,由于信息化管理开展缓慢,造成档案管理工作效率较低。本文通过对社区服务中心档案管理中存在的问题进行研究,进一步提出相关的解决策略。

关键词:社区服务中心 档案管理 措施

中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1003-9082(2020)02-00-01

社区服务中心为社区群众提供更多的社会服务,能帮助社区群众解决生活中的问题。社区服务中心的档案记录的是社区群众的基本信息,只有保存好档案数据,才能为社区群众提供更好的服务,为社区群众提供一个良好的社区生活环境。

一、社区服务中心档案管理重要价值

社区服务中心的工作具有长期性的特点,工作目的是为帮助社区群众解决人际交往问题,同时也能缓解人与社会之间的矛盾。社区服务中心的工作范围较大,包括社区群众的日常生活。由此,社区服务中心档案的内容也随之扩增。社区服务中心档案的记录内容较为复杂,且分类较为详细。在开展社区活动之前,可以通过社区档案查询信息,了解社区群众的真实情况,在一定程度上能够保证社区组织的活动顺利开展。还能将活动中的数据信息记录,由工作人员进行归档整理保存,为下次社区活动的开展提供参考意见。社区服务中心档案管理工作目的是为社区交流活动提供保障,更好的服务社区群众。只有保证社区中心档案管理工作的有效性,才能为社区群众营造良好的社区环境。

二、社区服务中心档案管理现状分析

1.档案管理人员的职业素质较低

社区服务中心档案管理工作人员由于职业素质较低,无法意识到档案管理的重要性。从而导致档案管理工作效率较低。大多数社区管理人员的工作内容对社区活动的信息进行记录、整理、登记、装订,由于档案管理人员缺少主动性,不会主动收集相关活动的其他资料。在数据记录的过程中缺少规范性,书写方式不正确,内容记录不完整现象时有发生。正是由于答案管理人员的职业素质较低,因此导致社区服务中心档案管理工作的效率较低。

2.档案管理的基础条件缺少

社区服务中心对档案管理工作缺少重视,因此资金投入较少,档案管理工作缺少基础设施,比如档案架老旧出现摇晃情况,卡片柜数量不足,导致一些重要数据无法摆放,档案管理办公室的其他办公用品较少。正是由于社区服务中心的资金短缺,从而造成档案信息化管理无法有效落实。因此,导致社区服务中心的档案管理工作效率低下,再加上缺少相关的管理制度,导致工作人员在档案管理方面缺少责任感,无法对记录的数据进行分类整理,从而导致管理出现错乱情况。

三、完善社区服务中心档案管理的有效措施

1.宣传工作的加强

加强社区服务中心管理人员的职业素养,通过进一步加强宣传工作,提高档案管理人员的管理意识,将档案管理的重要知识传递给工作人员,才能不断提高档案管理人员的综合素质。管理者也应意识到档案管理的重要性,才能采用更为科学的办法对社区服务中心的档案进行管理。只有保证档案管理工作的有效性,才能确保档案资料的完整性以及连续性,避免出现档案数据错乱损坏的现象。由此来看,在社区服务中心内部进行档案管理宣传工作,在一定程度上能有效提高管理人员的综合素质,又能确保档案管理的完整性。社区服务中心在制定宣传方案时,可以按照相关的规定是工作人员进一步了解有关档案的法律法规。通过调动工作人员的积极性,鼓励工作人员积极参与宣传活动,才能有效培养社区服务中心工作人员的档案管理新观念,从而确保档案管理工作顺利进行。为进一步培养社区服务中心管理人员的职业能力,开展定期培训,同时规范档案管理人员的行为,尤其是在档案书写以及整理方面,要制定规则,从而保证档案数据的完整性,以免发生混乱,由此才能为下一次社区活动提供正确的参考意见。

2.社区服务中心档案管理基础设施的加强

社区服务中心管理者要重视档案管理工作,通过投入资金,完善档案管理部门的基础设施,比如对档案储存库房进行处理,确保库房环境卫生,及时通风,选用防高温,防盗,防火等设备进一步保证库房安全。同时也要添加日常办公用品。比如,扫描仪、计算机确保档案检阅工作顺利进行,且基础设施的进一步完善,还能有效提高档案管理工作效率。为进一步规范档案管理工作,制定并完善管理制度,根据社区服务中心的实际档案情况,制定相关规定。为避免档案出现销毁或者丢失现象,要准确执行社区服务中心制定的规章制度,确保档案查阅、借阅等行为真实。为提高档案人员的工作责任感可以制定相关的考核制度,将责任落实到人。由此才能进一步保证档案资料的完整性。

3.信息化档案管理方式

信息技术的应用范围逐渐扩大,社区服务中心的传统档案管理方式已经无法满足现代社区群众的基本需要,为进一步提高社区服务中心的服务水平将信息技术与档案管理相结合,开展电子化信息管理。简化档案工作人员的工作流程,降低工作人员的压力,同时确保数据信息记录的准确性,还能进一步提高管理工作效率。将纸质档案转化为电子版,而电子版档案又可以分为多种,比如光盘或者硬盘的方式进行储存,既能缩小储存空间,又为后期工作人员的管理提供便利。电子化档案管理需要管理人员具备信息技术操作能力,因此,社区服务中心应定期开展培训确保管理人员,能够利用电子化档案管理方式。由此才能进一步提高档案管理工作效率。为确保信息化档案管理顺利开展社区服务中心还应重视网络安全,避免出现档案被窃取现象。

结语

综上所述,档案管理工作对社区服务中心的发展十分重要,档案数据可以对为社区服务中心开展的活动提供参考。虽然社区服务中心的档案管理工作人員素质较低,基础设施的建设不完善。但社区服务中心可以通过加强宣传工作,进一步培养工作人员的综合素养,加大资金投入,完善社区服务中心管理基础设施。利用信息技术开展电子档案管理,进一步提高档案管理工作效率,确保档案数据的完整性。

参考文献

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