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通信施工企业档案保护问题及对策研究

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

赵丽

摘  要:随着通信施工企业精细化管理方式的实施,以及云计算、大数据、物联网等新技术的应用,传统的档案保护方式已无法满足档案保护的要求,档案的缺失、损毁和泄密将对企业效益、后评估及日后的维护、改(扩)建工作带来不可估量的损失。文章以通信施工企业档案保护实践为基础,从必要性、问题及对策三个方面对通信施工企业档案保护问题进行研究,以期构建科学有效的施工档案保护体系。

关键词:施工企业;档案保护;风险管理

通信施工企业档案(以下简称施工档案)完整记录了通信施工企业承建项目的招投标、施工组织方案、过程管理、竣工验收、质量鉴定、优质工程评定等情况,是施工企业和建设单位进行工程维护、管理、改(扩)建的重要依据。但由于部分承建项目投资大、工期长、技术复杂、工地分散,再加上施工档案管理重项目投资、进度和质量管理轻施工档案管理;重施工档案的验收和利用轻施工档案的过程管理和保护;重施工档案实体管理轻施工档案信息保护的“三重三轻”现象日益严重,[1]导致部分施工档案丢失、损毁、泄密现象时有发生,给企业带来了较大经济损失和信用危机。为加强施工档案保护,避免类似问题重复出现,笔者以河南省通信工程局有限责任公司施工档案管理实践为例,从施工档案保护的必要性、目前存在的突出问题、解决问题的思路与对策三个方面进行分析探讨,以期构建科学有效的施工档案保护体系。

1 通信施工企业档案保护的必要性

1.1 保护企业工作成果。通信施工档案涵盖通信工程的投标、立項、施工、验收、审计以及回款等阶段,其形式包括文字、图表、影像、沙盘、模型与仿真等,既是施工过程与工程概貌的原始记录,也是日后项目扩容、割接以及拆迁的重要参考。施工档案是记录企业工作业绩和成果的重要载体,加强对施工档案的保护就是对企业工作成果的保护。

1.2 维护企业合法权益。施工档案体现了施工与设计(含设计变更)的一致性,合同履行的完整性与准确性,施工材料的数量、类型与型号,隐蔽工程的具体安装工艺等,是证明施工企业依法、合规、诚信、规范施工的最有力证据。[2]加强对施工档案的保护有利于工程审计及工程事故调查处理中排除自身盲目施工、恶意变更、偷工减料、图物不符等不良行为,维护企业合法权益。

1.3 展示企业良好形象。加强施工档案保护,建立施工档案管理示范点,树立施工档案保护先进典型,确保施工档案的完整、准确、系统、安全,对内有利于反映企业基础管理水平,提升企业员工凝聚力,打造先进企业文化,对外有利于反映企业综合治理能力和治理水平,提升企业核心竞争力,展示企业良好形象。

2 通信施工企业档案保护存在的突出问题

2.1 以包代管,弱化了施工档案保护意识。为减轻现场管理负担,降低经营成本和资金压力,集中力量开拓市场,通信施工企业长期采取以包代管的模式。在这种管理模式下,发包方更加重视工程的进度和质量,弱化了对施工档案管理、安全管理等基础管理方面的意识,分包方更加重视效益和成本,为了通过档案验收,临时突击收集、整理施工档案,甚至出现张冠李戴、弄虚作假的“假档案”。长期以来,从管理层到员工的施工档案保护意识十分薄弱,移植过来的档案管理制度也只能流于形式,对施工档案进行科学的保管和保护更无从谈起。

2.2 效益至上,忽视了施工档案保护资金投入。在利润最大化、效益至上的管理理念下,对档案保护工作的投入寥寥无几,突出表现在以下几个方面:①制作档案的纸张、光盘等载体质量较差,圆珠笔、铅笔等字迹材料时常出现,不利于档案的长久保护;②档案设备设施简陋,档案在施工现场随意堆放,档案保管的“十防”措施落实不到位,工程开工令、完工报告、隐蔽工程签证、验收证书以及设计图纸经常丢失或损毁;③既不支持档案人员参加学习培训,又舍不得聘请专业人员指导档案工作,剽窃、篡改、丢失、损毁、泄密等现象时有发生。

2.3 急于求成,漠视了施工档案保护过程管控。施工档案保护是一项系统性工作,需要源头治理、过程管控,不可能一蹴而就。施工期间档案的利用工作随意性强,折叠、勾画、涂抹、污损等现象在一定程度上损毁了档案;施工文件和图纸,特别是电子文件缺少备份,丢失损毁时有发生;长期以来,施工企业通过突击整理,临时采取修复措施,甚至“造档案”的方式蒙混过关,为施工档案的利用和保护埋下了隐患,也在日后的维护和改扩建中因档案保护不力或数据不准确蒙受了巨大经济损失。

2.4 因循守旧,淡化了施工档案保护技术支撑。长期沿袭传统载体档案的管理方式,淡化了施工档案保护的新技术支撑,突出表现在:①只把纸质载体文件视作档案,不注重电子文件的管理和保护,不懂得磁性介质的特殊防护要求;②缺乏电子档案管理的专业知识,不了解新型载体档案保护的工作程序、方法和原则,存在一定的畏惧心理;③缺乏对时间戳、区块链等信任机制及新技术在新型载体档案保护中的研究及应用;④对电子档案存储、数据修复、利用传输、安全保管等缺乏足够的技术支撑。[3]

3 做好通信施工企业档案保护的对策

3.1 注重档案保护意识培养。为改变以包代管模式下对施工档案保护放任自流的做法,2018年以来的发包合同中,将施工档案的保护作为工程管理的重要内容融入“五同步”之中。[4]同时明确通信施工企业要建立有效的档案管理及保护体系,纳入单项工程验收内容,配置专兼职档案人员,精心选取施工档案保护的典型案例对项目管理及施工人员进行“以案说法”,并邀请档案管理与保护专家亲临现场指导,提升施工档案管理与保护意识。

3.2 加大档案保护资金投入。在资金投入方面,一是公司总部按照《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25-2010)要求对档案库房进行改造,确保“十防”措施落地。二是对因年代久远或管理不善已经损坏的档案进行修复处理。三是制定施工现场临时档案室标准,配备必要设备设施,建立严格的管理制度,严禁施工档案在施工现场乱堆乱放,严禁施工档案在个人手中保留。四是加大纸张、光盘、硬盘等档案载体的购置投入,按照长久保存档案标准进行配置,避免使用假冒伪劣产品,从源头提高档案质量,延长档案寿命。

3.3 组织档案保护模型搭建。考虑省内、外施工档案验收与交付方式差异,结合合作单位、供应商以及第三方档案管理模式,公司在施工实践中摸索了不同的档案保护方式,将档案保护效果和工程款支付相结合,建立了如下档案保护模型:立档完成率=考核季累计工程立档数/当期累计立项工程立档数预算目标×100%;檔案完好率=1-(考核累计工程档案缺失数/当期累计档案数)×100%;当期关键档案借出未归还率=1-(当期关键档案归还数量/当期累计借出档案数)×100%;完全闭环档案=该施工档案已全额回款且已过项目质保期。通过引入档案完好率、当期关键档案借出未归还率等指标来评价企业档案保护方式的成效,并纳入到交付单元的档案管理体系中。

3.4 优化档案保护痕迹管理。为保证施工档案质量,加强了施工档案形成与利用的痕迹管理,确保账实相符,减少管理的随意性,降低施工档案丢失、损毁风险,主要措施如下:①严格履行借阅签字手续,抵押相关证件;②施工人员调整,特别是档案管理人员更换,必须办理档案交接手续,并备案;③建立台账制度,加强工程建设期间档案形成、交接、流转等活动的记录;④临时档案室在项目完工后,根据施工合同约定分别向建设单位及其他参建单位进行档案移交,并办理交接手续归档备查。

3.5 加强档案保护过程监控。强化对施工档案保护的源头治理和过程管控,构建施工档案的立体防护体系。一是以合同方式固化施工承包商的档案保护法律责任,将施工档案制成材料的质量与技术参数、施工档案的整理规范、档案整理的责任与尾款支付条件等通过合同条款予以明确;二是实将“三纳入”、“四参加”、“五同步”落实到位;[5]三是根据工程性质分类;四是加强对施工档案整理的现场指导和业务培训,提升业务技能。

3.6 提供档案保护技术支撑。随着技术进步和市场竞争加剧,传统的档案保护手段和方式难以达到预期效果,施工档案的保护离不开先进技术的支撑。为此,公司采取了如下措施:①购置涉密档案柜、安装室内屏蔽信号器、多功能探测仪以及堡垒机,防止重要施工档案信息的泄露和传播;②建立防御机制,定期升级档案管理系统杀毒包、加强漏扫、入侵检测,同时实施漏洞查找、木马查找和云端的上传加密措施;③利用多媒体技术(高清摄像机,矩阵以及保真配音形式)对失去技术价值的施工档案进行数字化处理,保存可以传承的技术经验,建设工程建设智库;④数字化档案保管应防泄密、防假冒、防篡改和防销毁,系统具有容灾、访问控制等特性,同时对电子档案进行安全存储和备份,⑤按照工程进度,对建设过程中的每一道程序和采用新的技术、结构、材料以及工艺的部位进行跟踪拍摄,加强声像媒体文件的收集与保护,建立工艺档案数据库。

4 结语

正视通信施工企业在档案保护中存在的问题,不断探索适合通信施工企业特点的档案保护方式,将施工档案保护纳入项目管理和质量监控工作之中,搭建科学有效的施工档案立体防护体系,确保施工档案的完整、准确、系统、规范和安全,为通信施工企业在日益激烈的市场竞争中立于不败之地提供支撑和服务。

参考文献:

[1]田煜.建设施工档案合同化管理模式的探索,档案管理[J].2013(4).30-31.

[2]郑洁琼.建设工程领域“黑白合同”及其效力[D].杭州:浙江大学,2019.

[3]刘春凤.信息时代企业电子档案保护技术探析.兰台世界[J].2019(S1).161-162.

[4]徐向鸿.面向主战场 服务大农业——临沧地区滇西南农业综合开发档案纪实,云南档案[J].1995(1).30.

[5]叶莉.重庆首次将档案工作纳入市级机关绩效考核内容,中国档案[J].2019(6).12.

(作者单位:河南省通信工程局有限责任公司 来稿日期:2019-12-18)