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数字化档案在水库管理单位中的应用

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

梁艳丽

摘  要:数字化档案管理是在多层网络授权前提下建立的,具有较高的安全性,同时还能够使办公效率以及档案利用率得到最大程度的提高,真正实现“无障碍式档案”,除此之外,档案管理也实现了从实体档案管理基地转变成信息提供以及控制中心,从根本上对水库管理单位的档案工作方式进行改革。

关键词:数字化档案;水库;管理单位;应用

档案是水库管理单位工作的重点之一,其对于关键的技术信息、工程相关资料等都有所涉及。档案是几代技术人员的智慧结晶,对于水库管理而言,是必不可少的一项管理工作。随着时代的发展,信息技术水平也得到了明显提升,在当前阶段,许多行业已经开始了数字化的档案管理,因此水库管理单位实行档案数字化成为必然的选择。对于数字化档案而言,其将信息技术带入到档案管理中去,将与之相关的信息资源进行整合,给管理人员的工作帶来便利,同时也为水库管理单位带来了新的挑战以及机遇。

1 档案在水库管理中具有的特点

水库管理的档案是对建设过程中一些重要数据以及图表等的记录,有助于完工后验收以及维护工作的进行。该档案对于水库技术专利、工程质量的判定、最终验收以及安全维护等有着无法替代的地位,其与工程日后正常的维护以及管理息息相关。

1.1 材料类别多,记录形式繁多。水库管理单位保管的档案所涉及的形式极多,其中主要包括文字陈述、工程图纸以及录像录音等,除此之外,一份档案往往涉及多个单位、机构或者是个人,并且相互之间关系较为紧密,难以孤立分割。在大部分档案中,多套文字以及图表都是以一个活动为核心而展开记录的,这就使得水库管理单位要对其妥善保存,明确其中文字以及图像存在的关系。

1.2 档案内容贯穿水库全过程。档案是对于建设过程中一些重要数据以及图表等的记录,其几乎记录了从建立到当前的所有大事件,对于水库工作正常展开起着极为关键的作用,水库管理单位只有确保档案保存的完整性,才能保证水库管理工作能够正常地进行。

2 对数字化档案基本的阐述

所谓的数字化档案,即将原有的纸质文案经过扫描或是人工输入等方式存储到计算机的云端中,发挥计算机信息存储的功能,以此确保能够实现高效利用。数字化档案在结合了档案室实际情况之后,应转变传统的设计思维。我国传统的档案管理注重储存以及保管,而对于档案应用功能略显轻视,但是数字化档案管理则直接将档案应用摆到首要位置,使其成为档案管理的核心内容。在相关技术方面,采用档案管理新思维,充分发挥出数字化具有的优势。对于数字化档案而言,其核心部分被存放在了云端服务器,其是三层规范化的结构体系。[1]该体系具有轻负荷、极强开放性以及系统维护便捷等特点,将文字档案、技术信息、职员信息、财产信息、图像语音信息以及实物等进行数字化的管理,不但能够确保其在实施过程中具有全面性,还有助于今后对于相关信息的查询以及借鉴。

3 传统实体档案管理模式存在的缺陷

3.1 水库档案管理人员对工作缺少全面的认识。一个人的行为主要受到其意识层面的影响,其在主观层面如何看待一个事物,就会通过自我潜意识来做出与之相对应的实际行为。我国过去应用的是人工档案管理模式,相关的管理人员没有意识到档案在该行业中所具有的重要地位,甚至有一小部分人认为其只是普通的文字资料以及过去工作或是施工的证明等。上述几种认识都偏向于片面以及局部,也正是由于这种错误的认知,使得档案管理人员在实际工作中时常会出现各种各样的问题,进而造成档案无法得到妥善保管,最终出现损坏的情况。

3.2 人工管理档案过程繁琐,工作的效率较低。档案管理是一项极为繁琐且耗时的工作,对于任何一份工作来说,都希望有一个较高的工作效率。在我国传统的档案管理时代,因为档案文献数量过于庞大、记录内容过于繁琐以及人工作精力有限等因素,使得其在档案收集、整合、归纳以及储存等方面的效率要远远落后于数字化档案管理模式。客观角度上来讲,这种现象是难以避免的,对当时的时代背景以及科学技术水平进行深入研究,不难发现人工档案管理是最适合当时大环境的一个模式。但是,随着我国经济不断的发展,水利工程逐渐增加,工程质量取得了一个质的飞跃,与此同时档案管理的复杂性以及管理间的矛盾也进一步升级,最后导致现在混乱局面的出现。

3.3 极易出现误差。事物均有正反两方面的矛盾运动,任何个人也都可能出现错误,即便在工作中极度认真也可能会出现细微的失误。对于档案管理工作而言,业务上具有重复性、繁琐性、细致性等特点,工作过程中误差出现概率也较高。

4 数字化档案在水库管理中的应用现状

4.1 投入资金十分有限。相较于人工档案管理的模式,数字化档案不仅在前期需要投入大量资金以及技术,而且在后期同样需要投入大量资金去进行设备的更新与维护。对于现阶段的数字化档案而言,所面临的首要问题是资金的投入力度十分有限并且对于资金的输入路径也十分狭窄,这就导致在当前的数字化档案仅仅是披着“数字化”外表,没有“数字化”内涵,对于相关技术设备以及专业人才的调控率较低。在现阶段,水库管理单位对于数字化档案的应用,只能依靠国家以及政府的扶持,通过这两者对其投入大量资金以及专业人才,然而单一的投资来源极易使资金链出现短缺以及紧张等情况。[2]

4.2 相关管理案件缺乏统一性。对于数字化档案来讲,其必然有与之相匹配的管理软件以及系统来进行辅助,当前存在的数字档案管理系统,绝大部分是自主研发、内部使用的,这就导致其缺乏相对统一且完善的系统,同时也没有完成互联网统一化的最终目标,各个企业间对于信息共享程度较低。

4.3 水库档案的管理人员缺少专业的知识技能。对于数字化档案而言,不仅需要将行业标准以及软件系统进行统一,同时还需要一些从事管理的专业型人才,除此之外,档案管理人员还必须掌握相关学科的专业知识技能,实际就是需要掌握计算机以及档案管理等方面的专业知识以及技能。在传统档案管理中,负责管理档案的员工因为各种因素影响,虽经管理改革仍旧在原来工作的岗位上任职,使得专业技能与理论知识教育工作难以实现全面开展,出现数字化档案相关管理人才缺失的局面。

5 数字化档案能在水库管理单位中充分应用策略

5.1 相关人员要有一个正确的管理观。上述提到,一个人的行为往往受到其大脑思维的直接影响,就当前档案管理工作中存在对工作重要性以及必要性缺乏深入认识现象,水库管理部门应当定期组织在职员工进行专业知识的学习以及技能培训。让员工站在行业发展、国家的水利事业以及生态文明建设等角度上,深刻感受到做好档案管理工作具有的重要作用与深远意义,抛弃原有片面的认识,切实解决自我意识方面的障碍,最终让自我意识为实际行动做出客观的指引。

5.2 尽可能提高对于数字化档案管理的资金投入力度,将资金来源进一步拓宽。对于当前存在的问题来讲,资金是解决这些问题的核心,只有当资金充分到位才能够确保下一步工作正常、顺利开展。对于数字化档案的资金能够通过数量以及获取途径两方面进行着手,一方面国家以及政府要尽可能地加大对于水库档案数字化建设资金的投入以及倾斜力度,进而保证在前期的建设工作能够实现顺利开展;另一方面是要将水库管理单位资金获取渠道进一步拓宽,这对于档案进行数字化的建设绝非是一件简单的事情,需要一段时间来进行运营,但是一旦成功必将为人民、为国家带来巨大便利。所以,水库管理部门要尽可能地将自己资金获取途径进行拓宽,使其构成一个完美资金链,从而能够为数字化设施的引进以及专业人才培养给予最大程度的支持,同时还能够为未来数据更新以及系统维护保存一定力量。

5.3 要进一步调整对人才的培养以及选拔制度。对于档案管理工作而言,专业人才是档案数字化能够真正实现的主体。对于数字化而言,其同样需要有技术人员来进行操控以及检查,所以,拥有相关理论知识以及专业技能的综合性人才将成为档案管理行业发展以及进步的核心动力。为确保能够有源源不断的人才被输送到这一行业中来,相关部门要加强对于人才培养以及选拔的工作,要尽快形成一个科学的人才培養制度以及一个规范化的专业人才选拔体系,并保证能够真正地落到工作中去。

5.4 要将档案管理软件与系统进行统一。数字化档案最核心的就是其所应用的软件以及系统。正是由于这一原因,使得软件以及系统等问题变得至关重要。一方面,必须确保有一个安全、流畅的管理软件;另一方面软件必须有一个完整的操作模块,除此之外,还要确保其在行业中具有一定的深度以及广度。想要使上述问题得到解决,必须从以下几个环节着手。首先,收集纸质版资料并逐渐将其数字化,对于水利事业而言,已经存在很长一段时间,漫长岁月中积累了众多资料以及信息,因此在进行整理时一定要保证没有遗漏,同时还要注意录入的精确性;其次,在日常使用以及管理中要对数据管理以及消除进行明确分工,使资料信息趋向于简洁化,便于未来的借鉴以及检查。[3]

水库事业自诞生之日到现在,已经历过了无数次技术的突破,同时也为我国水利事业做出了巨大贡献,使我国水利事业得到了进一步的发展,但由于时代不断发展,科学技术日新月异,各个行业为顺应时代潮流也开始进行改革,将档案进行信息化以及数字化的管理是时代发展的必然要求,水库的数字化档案管理同样如此,只有将档案数字化与信息化,才能实现资源方面的共享,进而使档案价值得到最大程度的展现。

参考文献:

[1]谢文茹.数字化档案信息管理平台建设实践研究[J].兰台内外,2019(11):11-12.

[2]赵启新,张东,魏庆镇.数字化档案在水库管理单位中的应用[J].山东水利,2018(08):54-55.

[3]郗霞.浅议水库数字化档案管理系统[J].河南水利与南水北调,2013(08):27+29.

(作者单位:河南省陆浑水库管理局   来稿日期:2019-10-12)