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医学档案现代化管理问题与对策

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

江志华

摘  要:本文通过分析信息技术对医学档案管理的广泛应用,发掘其中存在的问题,据此制定管理制度,以加强对存在问题的对策管理,提升管理工作的效率和质量,为确保档案工作发挥其本身应有作用提供保障。

关键词:医学档案管理;现代化;问题与对策

1 医学档案的特点与现代化管理意义

现代医学档案具有系列性、专业性、连续性、保密性等特点。医学研究的对象对比于其他的学科,具有完整性和系列性的特点;现代医学由于富含多种学科门类,有较强的专业性;医学科研项目需要较长的时间周期,强连续性;医学科研成果是医学档案记录的重要对象,其具有知识产权,受到法律的保护[1]。

随着信息时代的到来,互联网的技术越来越完善,若是能够将档案管理和互联网完美地结合起来,建立数据库,就可以省去很多查找时不必要的麻烦,还可以使得查找的结果更加的精准,这样的精准定位,精确查找,不仅仅能够节约大量的时间,还能够加深档案信息资源的开发利用度,让每一个具有档案需求的人从中感受到便捷。[2]

2 医学档案工作存在的问题

2.1 意识薄弱。医学档案是一种不可再生的信息资源,对于医院、科研工作而言是一笔宝贵的财富。然而,传统的管理模式,包括管理者,仍缺乏对档案管理工作的深度认识,导致了现代化技术不能及时引用,极大程度地阻碍了现代化技术在医疗体系中的良好运用,医学档案事业的发展受到了一定的局限。[3]

2.2 制度不完善。目前国内的部分医院,医学档案制度不一致,缺乏明确统一的管理模式,存在档案材料的缺失或损失现象。尤其是一些小型医疗结构,管理组织不健全,[4]管理往往敷衍于形式。凡此种种,在一定的程度上也制约了现代化技术在医疗方面的运用。

2.3 业务技能低。在人才的培养方面,由于多数医院优先考虑培养医疗护理人员,对于档案管理人员的培养重视程度不足导致档案管理人员工作积极性缺乏,同时因为缺乏与时俱进的管理知识,致使管理的方法陈旧落后,难以跟上时代的需求。

现如今,即使大数据应运而生,互联网运用普及程度极高,但是由于医学档案自身存在特殊性,导致纸质档案占比依然较大。由于具备信息技术的人才专业化程度较低,人才奇缺导致了管理部门在档案管理方面开展信息化技术困难重重,因此不能有效开展正常运营的平台,[5]不能按照计划规划并且实施,在这种情况下,即使数据平台搭建好,但是也由于工作人员的水平不足,导致相应的操作能力不足,部分数据出错,使程序不能很好地运行。

兼职非专业人员的存在虽然节约了成本开支,但是也会导致工作质量不能有效提升,影响了工作的准确性,难以确保这项工作的成效。

2.4 设备较落后。调研表明,医疗经费不能落实在档案管理工作中,将大量的经费均投入机械医疗设施的建设,而极少的经费投入在档案管理方面的工作。

由于医院经费的不支持,限制了档案管理工作的层层深化。部分档案工作依然靠人力操作,由于缺乏计算机技术的应用,档案管理方面的可操作性较低,难以跟上时代的脚步,档案管理工作的质量也不能得到良好的保证。在医院发展过程之中要循序渐进地建立网络系统,为逐步发展起来的档案数字化建设提供足够的发展空间[6]。

3 加强医学档案工作管理的对策

3.1 增强领导重视。作为医院的领导,应该充分认识到医疗资源档案管理的重要性,在人员安排以及福利待遇上应与其他医护人员同等对待。

通过不断改善档案工作者的待遇,可以改变过去在医院中档案资料管理人员不受重视的状况。通过领导的不断重视,可以促进医院对档案工作管理人员的管理方式的优化。只有这样,才能更好地促进这项工作更加蓬勃地发展。

3.2 不断完善更新。还需要对全体职工,在档案管理工作方面提升质的认识。制定有效的规则和具体的实施方案,在时代的发展下实现与时俱进,不断创新,将各项制度与全体员工的工作紧密结合起来,使得档案管理工作在全体成员积极参与以及相应人员创新、努力、进取的协同作用下,得以提升。

由于医学档案信息包含了诸多方面,故而,相对应的管理部门应该注重其资源的开发利用能力。通过分类以及筛选,将所有信息资源整理成为数据库,建立统一的管理部门并不断地完善档案管理体制,[7]在原有工作基础上,不断提升管理效率和质量。

例如,可将重点信息、新型信息进行特殊的标记以及特殊的分类。通过上述管理方式的细化,再借助信息技术的应用,实施一体化管理,可以更加方便相关人员的查询利用,提升办事效率。

3.3 提高相应职员素质。由于现代化管理模式的推进,需要管理者具备相应的理论知识和相当的技能,应该具备熟练的计算机技能,熟练掌握检索有效信息,数据库管理与维护,网络管理以及相关数据录入,具备开发档案资源的能力,才能更好地完成这项任务,只有具备过硬的基础素质,才能更好地胜任这项工作。

3.4 现代化管理,落实与推进。医院应该在技术人才方面安排专业的技术人员对信息系统进行管理和建设,加强现代化设备的普及化,为实现现代化管理打好硬性基础。由于大数据一体化的全面普及,医院档案逐渐实现线上录入,通过信息建群技术,方便了全院人员及时查找档案资料,相对于过去的人工收录,大大提升了工作效率。只有现代化管理的推进,最大化利用现代化技术,才能最大限度地实现档案管理的利用和推进。

3.5 改善服务,注重创新。为实现医学档案数据的有效利用,必须推动医学档案现代化管理,[8]只有将现代化管理意识落实到每个工作人员的心里,才能从社会效益的层面去工作,着重服务为主,从各个方面开发信息资源,从小到大为全社会进行服务,并且根据不同人群的工作属性,建立不同的检索级别,全面为医院各个层面的人群服务。

为了实现医学档案管理的全面落实,不仅要促进社会效应,也要顺应经济效应,让二者融合实现最大限度的开发。我們要注重服务方面的开发,同时遵循上述每一个条件,坚持从根源上改进。所以,要着重改进服务方式,从多个方面开发医学档案的信息资源,更有效地为医院各方面的工作提供帮助。同时,结合不同工作的不同需要,设置合适的检索方式,全方位收集信息并保证所收集信息的完整有效性。

4 现代化技术在档案管理中应用对策

4.1 促进传统与现代化融为一体。现代化技术在不断发展中逐渐深化应用。数字化的档案管理可以有效提升传统档案管理的效率,节省大量的人力和物力[9]。通过现代化技术手段,将原有的传统档案管理方式在一定的基础上转变为现代化的管理模式,融入数字化的技术,将技术融合持续推向深入。

目前,第一步就是转变传统的思维模式,首先应当对这项现代化技术,进行深化的认识与思考。例如,在处理医患关系方面上,可以为其保留原始数据;相关部门也应该设置专业的人员,将管理的重心从传统的管理模式,逐步地转化为现代化的管理模式,并且逐步突破、过渡,最终实现医学档案管理现代化的全运用。

4.2 促进人机结合强化培养。关键岗位人才的培养是促进现代化技术运用于医学档案管理中的重要一步,并且也是推动现代化技术在医学档案应用中的重要促成因素。因此,需要强化人才管理的建设。相应的人员不仅要具备专业的医学知识,同时也应当具备处理信息技术的能力,引进专业的信息技术人才是为了专业化管理。

为推进档案管理工作的专业化管理,必须从根源上改变过去由非专业人员或者其他人员进行操作的现象,从源头上保证管理工作的专业性和对未来的成效。

同时,也可以对现有的管理人员进行专业化的培训,培训主要通过对工作重要性的认识,对信息技术的应用能力等方面开展,包括信息技术相关软件的实体操作等,最大程度促进工作的顺利进行,促进现代化管理技术的顺利开展。

4.3 整合医学档案原始资源。首先,要充分结合各个医学馆藏的研究方向与特点,建立相应的数据库,将现有的信息纳入其中以实现集中化管理。[10]其次,将原有的纸质材料报告都整合起来,不仅要包括过去的资料图书,也要包含各种医学数据,将这些资料全部录入数据库,这样将方便于后续的查找与共享。最后,应当制定相应的管理制度,由于这些资料都是医院的重要资源,不能是任何人均可以查看,所以应当设置相应的用户权限,针对不同的用户、不同的资料进行设置相对应的权限,这样才能更好地保护数据,才能提升使用的安全性。[11]

参考文献:

[1]金爱芳.数字化技术在医学档案管理中的应用对策[J].山西档案,2015 (6) .

[2]丁莹,罗昕.创新医学科技档案管理方式的研究[J].南京医科大学学报(社会科学版),2014,05:394-396.

[3]王静.浅议医学档案的现代化管理[J].现代经济信息,2014 (17) :125.

[4]白琳茹.浅议加强医院科研档案规范化管理[J].继续医学教育,2011,25 (06) :3-7.

[5]杨菲林,李峰.医学档案管理信息网络建设探索[J].医学信息,2010 (1) .

[6]邓清文.档案管理数字化[J].电脑知识与技术,2018 (12) :38-39.

[7]马荣.如何促进预防医学档案管理的科学化[J].中国市场,2014 (5) .

[8]郭付平.医学档案的现代化管理探讨[J].大家健康 (学术版) ,2015,9 (24) :281-282.

[9]王国英.试论如何实现档案管理的数字化[J].企业技术开发(学术版),2018,29 (12) :117-118.

[10]韩瑛,张渝培.医院科技档案数字化管理方法探究.城建档案,2017 (9) :78-79.

[11]赵晏.医院信息化与医院档案管理现代化探討[J].科技创新导报,2014,11 (04) :182.

(作者单位:河南中医药大学第一附属医院 来稿日期:2019-10-20)