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高校档案数字资源平台建设模式研究

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

李春灿

摘  要:建设专业、统一的高校档案数字资源平台,已经成为高校档案工作的共识、趋势和重点,但限于档案工作侧重、档案构成、档案数量、软硬件投入等多方面因素,各高校进行档案数字资源平台建设时,应该充分考虑实际情况和未来需求,选择合适的建设模式。论文在对部分高校档案数字资源建设现状进行调研的基础上,以实效和目标实现程度为考核标准,结合高校档案工作未来的发展趋势,提出综合性的高校档案数字资源平台建设模式,并给出模式调整与建设策略,便于各高校根据自身的情况,动态优化,形成合适的建设模式,提高建设成效。

关键词:高校档案;数字平台;建设模式;模式调整;动态优化

Abstract: The construction of professional and unified Archives digital resources platform in Colleges and universities has become the consensus, trend and focus of Archives work in Colleges and universities. However, due to the emphasis of Archives work, Archives composition, Archives quantity, software and hardware input and other factors, the construction of Archives digital resources platform in Colleges and universities should take full account of the actual situation and the investment of Archives digital resources platform. In the future, we should choose the appropriate construction mode. On the basis of investigating the current situation of Archives digital resources construction in some colleges and universities, taking the actual effect and the degree of realization of the goals as the assessment criteria, and combining with the future development trend of Archives work in Colleges and universities, this paper puts forward a comprehensive construction mode of Archives digital resources platform in Colleges and universities, and gives the adjustment and construction strategies of the mode, so as to facilitate the roots of colleges and universities. According to their own situation, dynamic optimization, the formation of a suitable construction model, improve the effectiveness of construction.

Keywords: Archives of Universities; Digital Platform; Construction Mode; Mode Adjustment; Dynamic Optimization

随着国家对档案工作的认识进一步加深和单位自身对档案需求的日益重视,建设专业、统一的档案数字资源平台,规范档案管理流程,提供更全面的和个性化的档案服务,对原始档案进行充分的保护,已经成为档案工作的共识、主流和工作重点。

高校不但是培养人才的高级场所,也是国家科研力量的重要组成,日常的工作形成大量的档案。所以,高校档案的数字资源平台建设,不但是各高校档案工作的重点,更可以成为其他单位档案数字资源平台建设的标杆,起到引领和指导作用。

1 高校档案构成

充分了解高校档案的构成、特点和形成规律,了解高校档案数字资源的建设现状,是形成高校档案数字资源平台建设模式的基础。

根據2008年9月1日施行的《高等学校档案管理办法》,结合对郑州大学、河南大学、华北水利水电大学、郑州轻工业大学、黄河科技学院、三门峡职业技术学院等二十余所学校档案工作的调研,了解到高校档案的构成和所占比例如表1所示。

不同的高校,不同的档案占比会有较大的区别,比如重点高校的科研档案占比要比普通高校的占比高得多,但在高校中,科研档案、教学档案、财会档案肯定比其他档案占据了更多的比例。

从产生特点来看,有的档案是伴随着工作的开展即时性出现的,比如党群档案、行政档案等,因为举行了某次会议而产生了相关的档案,而这些档案以纸质的文件为主,有的甚至全部都是数字文件,这就形成了良性的数字资源基础。而有的是阶段性的,比如学生档案,在迎接新生之后,大量产生新生档案,几乎全部是纸质档案,要对其进行数字化,需要大量的人力、物力和时间,在毕业前夕,又增加不少纸质档案,比如体检档案、学籍档案和成绩档案,在学习过程中,某些受到一定级别奖励或处分的同学,还要增加档案,这都导致了档案管理的复杂[1]。科研档案具有不规律性;生产档案则有很多实物档案;外事档案中,图像档案和视频档案占了很高的比例;财会档案内容多样,数量繁多;基建档案中的大量图纸,为档案数字化产生了一定的难度。

另外,随着社会的发展、技术的发展和高校工作的需求,很多之前没有的档案,也不断地涌现。比如大学生的诚信档案、荣誉档案,是随着几年来大学生的诚信问题日益严重,从而出现的,部分高校已经将其列为学生档案中的重要组成部分。在档案形成主体中,以往教师是档案的主力,在双创的大环境下,学生因为数量众多,在有的学校中,反而超过了教师,成为档案的主要形成者。

其实,在高校档案的归属和分类上,很多档案已经很难划分得清清楚楚。例如学生参与了教师的科研,甚至很多学生自己都主持了不少科研项目。出版档案,大多数是教师科研的成果,或者是学术活动的成果。所以,可以在档案的分类上,考虑更大的范围,论文采用教学档案、科研档案、党政档案、财会档案和其他档案五个一级分类。作为高校,教学和科研自然需要,财会档案则因其鲜明的特点,所以单独设计,其余所有的档案,可以认定是各职能部门的工作档案,一些新产生的或不知道如何归类的,暂并于其他档案。

2 高校档案数字资源建设现状

从调研情况来看,档案数字资源建设呈现三种情况,即原生数字档案资源、数字化档案数字资源和档案数字资源平台资源。

经调研,大多数院校,原生数字档案仅仅占了所有档案资源的四分之一还不到,很多还是近几年数字化或无纸化办公推进的结果。

不少高校的科研成果档案,基本上没有经过数字化加工,很多保存在部门级或院系级,甚至还有不少的数字档案,采用的是手机拍照的方式数字化而成的。另外,部分数字档案资源,是利用了其他机构的数字资源,比如购买的文献资源等。这些资源,可以经允许、有限制地转换成高校档案数字资源的组成部分。

高校档案数字资源平台的建设,进展还是非常缓慢。通过网络搜索和实地考察,高校拥有专业的档案数字资源平台的单位还是非常的少,而河南省的高校,拥有档案数字资源平台的,更是凤毛麟角。

郑州大学档案馆分两部分,一个是基于内网的“数字档案管理系统”,另外是面向互联网的“档案利用预约平台”。郑州轻工业大学的数字档案平台目前功能有6个方面:档案系统、档案远程预约、档案征集、成绩翻译、翻译系统管理和档案查询。河南大学数字化档案综合管理平台2019年7月才开始招标。其他高校大多数只有一个网站,除了少量的文件查询,并没有提供任何的数字资源,有的高校甚至连网站也没有。

3 高校档案数字资源平台建设需求

通过实地考察和网络问卷调研的方式,对高校领导、档案馆室负责人、职能部门档案相关人员、教职工、学生和与高校有关的政府部门、就业单位进行了调研,了解高校档案数字资源平台建设需求,主要包括决策支持、提升形象、提高服务效率和增强服务意识四个方面。

传统的高校档案,大多是用来体现证明意义,借阅的最大价值在于“有”而已。实际上,不管是院系部门的决定,还是学校的发展决策,都应该充分挖掘档案的价值,对其进行分析,为方法设计、方案确定、决策制定提供支持。[2]

开展高校档案数字资源对外服务,或者接收社会各界提供的档案,比如,校友可以经授权,查询借阅某些档案,也可以通过该平台,提供与学校有关的数字档案,包括校友的发展、曾经的历史照片,等等,从而丰富高校档案数字资源平台的来源,加强校友间的互动、高校与社会之间的互动[3],提升学校形象。

据调研,目前高校有非常多的业务,还需要查找实体档案。通过构建高校档案数字资源平台,将经常需要查询的档案,通过浏览器或移动平台提供浏览服务[4]。这不仅可以提高档案服务的效率,也降低了服务的成本,尤其是人力成本和时间成本,更能实现随时随地的服务。

4 档案业务服务意识和个性化服务方式

对于高校教职工和学生来说,希望高校檔案数字资源平台提供与教学、科研、学习相关的服务,服务需求更具有针对性。

比如有的高校档案馆为学生创业主动提供服务技术档案,记录创业过程;建立学生成长档案,丰富学生的档案形象。郑州轻工业大学的档案馆,提供了成绩翻译功能,为出国留学的同学,提供成绩档案的翻译工作。

部分高校的档案馆,面向校友,提供校友志档案,不但将校友在校的档案进行了数字化整理,而且还允许校友上传个人发展档案,并在校友和档案馆的双重允许下,对部分校友和学生开放,从而让大家领略校友的风采[5]。教师也可以获得历年的教学、科研文件,成果目录等,从而借鉴、发展和提高,也可以记录教师的发展轨迹,保留科研痕迹,提高科研成就。

5 高校档案数字资源平台建设模式

根据现有高校档案数字资源平台建设的现状,结合不同层次的建设需求,提出了几种高校档案数字资源平台建设模式,可供高校根据实际情况,进行模式选择。

5.1 分布综合式。分布综合式指的是主要的档案数字资源分布在原来的职能单位,少量的档案数字资源保存在高校档案数字资源平台,对外以一个整体的形象展示在用户面前。

这种高校档案数字资源平台的建设模式,适合大多数高校。因为高校的部分资源,在职能上已经实现了数字化,或者由职能部门开展数字化,因为对内容比较熟悉,所以更加的专业,但可能增加了职能部门人员的工作压力[6]。因此,可以采用教职工和职能部门专业人员联合数字化的模式。

在这种模式中,很多档案数字的利用是跨平台的,从表面上看,是一个统一的平台,但实际上,利用中间件和集成技术,对档案数字资源进行了多次调用,可能会降低查找的效率。

5.2 内容整合式。内容整合式指的是尽可能地将所有的档案数字资源都集中在平台中,并已经进行了内容整合,这种模式也是高校档案数字资源平台建设的目标模式,在这种模式中,所需的档案数字资源可以最快、最准且最安全地提供各种综合服务、专业服务和个性化服务。

因为,所有的档案数字资源都通过了统一的加工,既可以浏览,更可以挖掘、分析。除了基础性服务之外,更可以进行专业服务、个性服务,甚至开展面向社会的服务[7]。

6 高校档案数字资源平台优化策略

6.1 全员参与、注重审核。充分发挥教职工、学生和其他用户的作用,对其掌握的个人档案,可以采用全员参与的方式,让用户自行数字化,采用用户管理部门、职能部门和高校档案数字资源平台管理员多重审核的方式,确保内容不出错。

这样,可快速且及时地增加平台的资源数量,快速完成平台建设。

6.2 平台建设,规范先行。目前,不少高校限于条件,还没有进行高校档案数字资源平台的建设,甚至部分业务档案的数字资源平台也没有。

数字化和网络化已经成为办公和服务的主流,因此,在进行现阶段业务工作的时候,要充分考虑未来的需要,即使是纸质档案,也制定适合未来数字化的规范。届时,减轻数字化的工作量,提高准确度。

6.3 充分考虑与其他系统的交互。很多高校,已经开发或购买了大量的数字平台,如财务管理系统、科研管理系统、教务管理系统、学生管理系统、泛雅教学平台、图书管理系统等。

这些系统有的是业务系统,有的是学习系统,都将产生与业务、教职工和学生相关的档案。因此,当引入这些系统的时候,要充分考虑未来与档案管理平台的结合。

6.4 适用为主,兼顾长远。信息技术的发展速度飞快,兼容性和跨平台性,成为新系统的重要衡量指标。因此,在进行高校档案数字资源建设的时候,应以满足现有的需求为主。现有的模块化开发技术,也使得未来系统的优化升级,不需要全盘推翻插件和中间件技术。因此,在建设模式的优化方案中,要以适用为主。

高校档案数字资源平台的建设,是教育数字化建设的重要构成,更充分体现了档案的价值,选择合适的高校档案数字资源平台建设模式,优化建设方案,将起到事半功倍的作用。

要制定科学系统的档案规范,便于高校档案数字资源平台的建设。另外,可以充分利用用户的使用过程,评价使用效果,甚至采用情感交互技术[8],为用户提供更贴近实际需要的档案服务,将会起到更好的效果。

*本文系2015年度国家新闻出版广电总局国家新闻出版改革发展项目库入库项目“河南省科技期刊数字协同出版与服务创新工程”(项目编号:新广出办函【2015】105号)、河南省重点科技攻关计划项目“河南省科技期刊知识服务数字出版发布系统开发与示范”(项目编号:152102210157)、科技部、财政部中央补助地方科技创新专项资金项目“河南省科技创新云服务平台”(項目编号:豫财科【2016】149号)、2015年度河南省产学研合作项目“全媒体数字资源库研究与开发(项目编号:152107000069)”阶段成果。

参考文献:

[1]教育部和国家档案局.高等学校档案管理办法[Z].1991-09-01.

[2]杨杰.大数据背景下高校档案公共服务平台的建设[J].黑龙江档案,2017(05):53.

[3]林坚.高校校友档案服务平台的设计与应用研究[J].浙江档案,2018(09):55-56.

[4]李娟,许雯倩.基于数据共享技术的高校科研档案管理平台的构建[J].山西档案,2015(05):75-77.

[5]刘峰.服务经济视域下的高校档案信息资源平台构建[J].山西档案,2018(05):38-40.

[6]付永华,白占俊,张旭阳.工程电子文件阅读设备中多源异构文件获取模式与处理技术研究[J].档案管理,2018(02):53-56.

[7]哈立原.基于数据挖掘技术的高校图书馆档案信息管理平台构建[J].山西档案,2016(05):105-107.

[8]付永华.基于电子纸的工程电子文件阅读设备研究与设计[J].档案管理,2014(05):33-35.

(作者单位:郑州航空工业管理学院图书馆 来稿日期:2019-10-20)