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智慧图书馆模式在档案领域中的应用探析

2020-02-03 09:45:36 《档案管理》 2020年1期

李欣容

摘  要:智慧图书馆是较为先进的图书馆管理模式,而档案管理与图书馆管理在知识层面和服务层面上都有着千丝万缕的联系。本文对智慧图书馆内涵、特征进行论述,分析其对档案服务的影响,探讨智慧图书馆模式下档案领域资源服务创新的内容,以期为现代档案领域服务的创新提供新视角和新思维。

关键词:智慧图书馆;档案馆;信息服务;资源融合;云计算;大数据

以智能化为特征的新信息技术给档案信息服务带来极大挑战[1]。本文基于智慧图书馆模式探讨档案信息服务模式的创新和档案信息服务工作的提升问题。

1 关于智慧图书馆模式

智慧图书馆是指在用户需求的日益变化及信息技术不断创新的驱动下,图书馆能够赋予资源生产者及用户资源消费者的双重角色定位的新理念。在秉承传统图书馆核心机制及职能的前提下,依托现代信息技术,聚焦用户需求特征的变化,利用互联网、感知化及智能化手段,构建图书馆人机自动交互、一体化感知环境和开放的文化阵地;在资源开发上能够实现共享共建、深入协作和无缝整合的融合网络;资源供给方面能够实现人性化、泛在接入及智能组织等展示;业务上能够不断优化流程和提高效率,深入挖掘用户信息,并据此信息提供精准服务。

1.1 智慧图书馆信息服务模式。在图书馆服务中,资源和用户是其核心要素,智慧图书馆可通过搜集个体用户信息并使其汇聚成大数据,以此构建群组动态聚类和知识结构比对等大数据价值的挖掘活动,探寻用户间的共性,提高推荐质量,拓展推荐范围[2]。同时可利用大数据改变图书馆模式,优化其业务流程和完善市场竞争环境等。

1.2 智慧图书馆服务特征。智慧图书馆服务特征主要体现在感知化、精准化、泛在化及个性化等方面,其中感知化主要是利用全面感知用户行为来实现其数据资源化,对用户信息价值进行挖掘,以实时明确用户需求。而精准化则是利用对知识组织方式、资源等的处理来提高发现知识的效率,并通过用户关系网络及行为数据进行协同过滤和智能推理,使搜索结果精准度等显著提高,以减少用户搜寻精力和时间。个性化服务是智慧图书馆的重要特征,利用对用户基本信息、行为的持续采集和分析,生成精确“画像”,并分析互动数据、群体聚类等发现用户的兴趣点,探讨其需求规律,构建用户需求预测模型,向用户准确推送服务。个性化服务是智慧图书馆创新服务理念的重要体现。

2 智慧图书馆模式对档案信息服务的影响

智慧图书馆为档案信息服务提供了重要的服务模式。档案为社会及国家的重要信息资源,智慧化管理也将对档案信息服务观念、档案管理理论等产生深远性影响。信息服务是体现档案部门核心价值的方法,也是档案工作的根本所在。

2.1 推动档案信息服务工作中心的转变。目前,档案领域的服务模式主要是供给导向服务,以馆藏内容作为服务模式,以馆藏为服务的中心内容,处于“有查才调”、“等用户上门”的被动服务状态中。长期忽视档案利用工作,重视其保管和收集工作,进而制约了档案信息服务水平及范围,致使其社会影响力不高。正如艾维提斯所说,档案这种最持久、古老的信息记录形式,尽管对每个民族和国家都是至关重要的,是唯一的,但在信息时代,却鲜为人知。可见,档案信息资源的利用效率极低[3]。

随着智慧时代的到来,用户对档案馆个性化、多元化及精品化的服务需求日益增加,必须以用户为档案服务的主体,以服务作为资源建设及重构理念的主导。智慧图书馆模式为档案信息服务提供了大数据、智能化技术应用的极好模式,在此模式下,档案信息服务应向以用户为中心转变。

档案馆要关注用户行为,利用统计、研究和分析用户行为轨迹对用户群体信息进行多维视角把握,对用户需求进行识别和预测,向用户提供个性化的信息服务,推动档案信息服务向动态化、主动性的方向转变,由服务滞后向超前服务转变,由大众化服务向个性化服务转变[4]。

同时,档案管理部门应从用户需求信息出发,强化信息资源建设,改善馆藏资源以红头公文、行政类、文字类、纸质类档案为主的现状,以丰富档案资源内容,充实民生类、知识、文化及经济类的信息资源,强化多媒体、音像及电子档案资源建设,重组馆藏资源结构。

2.2 推动其服务方式向精细化和智能化转变。传统的档案管理较为粗放,其信息服务也粗放化,服务过程中仅凭经验判断资源类别,以资源内容来提供服务,缺乏用户运营意识,轻视档案用户反馈。

借鉴智慧图书馆模式,档案部门不但注重档案信息资源数据,还注重对运营环节所有数据的搜集,如馆藏资源数据、用户行为、管理流程等数据,依据此数据来实时掌握和分析数据,针对分析结果制定出精细化服务策略,向用户提供差异化、多元化的信息服务方式。

在数据时代和智慧城市建设的不断推进中,智慧档案管理也已提上日程。构建出“档案馆+智慧技术+大数据+物联网+信息资源+智能馆舍+人力资源=智慧档案馆”的模式。利用云计算、物联网及3D虚拟技术等现代信息技术,感知、整合、挖掘档案信息资源,同时建立基于移动终端、互联网的信息服务平台,将档案信息服务手段推向智能化[5]。

2.3 推动服务内容向深层转变。在大数据、智能化时代,档案信息资源数据更加多元和丰富,用户需求也更加多样、复杂,档案馆若要生存,必须推动信息服务的深层次发展[6]。利用智慧图书馆模式中数据管理技术及方式,可以实现对其信息资源进行深层次开发,使其向智慧化、知识性方向转化。

智慧图书馆中对资源信息潜在价值进行挖掘分析决定着图书馆发展,决定档案馆发展方向及水平的同样是其智慧化程度。如果档案服务部门将分析和处理大量数据作为主要业务,则必将推动其向智慧化、数据化的方向转变,进而提高其发展水平。

3 智慧图书馆模式下档案信息服务的创新

运用智慧图书馆模式创新档案信息服务,主要是构建智库服务、知识化、一站式、精準化和数据化的架构,形成智慧档案服务体系。

3.1 档案服务的精准化。档案管理者掌握大量用户数据信息,如借阅数据、访问日志数据、馆内行为视频、用户个人信息及下载等数据信息,对此进行全面分析和充分挖掘,从大数据背后寻求用户行为规律及特征,构建出用户数据搜集——用户需求分析——优化服务——提供服务的新模式。[7]

对用户信息需求和发展方向进行预测,以支持精准式服务的策略。同时,根据用户需求特点及位置定位等,可向用户推送该位置内近千年内发生的故事,向用户提供场景式服务。

3.2 服务的数据化。智能化管理模式中,档案馆不只是保管单位,还是数据资源管理与服务的平台。应实现档案管理向数据化服务的转变,向用户提供能够处理的档案信息数据产品和数据信息。

服务的数据化主要体现在数据的共享和分析方面。在共享性方面,档案信息应将信息资源开放在互联网上,给用户提供下载服务。与图书馆一样,档案馆在公共数据管理方面具有功能优势,也具有构建数据存档中心的优势,能够成为公共信息服务社会化的中心。

档案管理部门开放数据时,应强化信息分析和组合,利用云计算、大数据技术,深入挖掘分析档案信息资源,建立增值型信息产品。同时,利用社交媒体和网络资源,组织和分析信息资源,以向用户提供深层次数据分析服务。

3.3 知识化的一站式服务。与图书馆一样,档案馆也是知识和智慧的提供者。档案信息服务应向知识性方向发展。以搜寻、分析、组织和重组信息知识及能力为基础,依据用户环境及问题,融入解决用户问题以及提供知识创新和处理应用数据的服务即为知识性服务。

智慧模式的信息服务,需要构建知识元,以更加多元化和灵活化的方式组合、连接知识元,形成档案知识库,通过云端共享知识平台,为用户提供增值型产品,推动知识流动,提升档案信息知识服务的水平。

3.4 “智库”式服务。档案馆、图书馆同为智慧保障库,能够为政策决策及问题解决等提供较强的智力支持。档案馆应加大对媒体档案、社会档案及非主流档案资源的搜集,并将其汇聚成数据,建设成专题性特色信息资源库,利用云计算技术实现馆际档案间的资源共享,向决策者提供智慧化、系统化和专业化的决策咨询服务。

总之,智慧图书馆模式是一种全新思维理念和技术方法应用,为档案管理提供了切实可行的创新路径。档案馆借鉴智慧图书馆模式,构建智慧档案馆新模式,必将对其信息服务产生深远影响。在智慧模式下,大数据及云计算技术作为创新服务方法的突破点,实现以用户为中心的档案信息服务模式转变。以馆藏资源数据为依托,充分利用云计算、大数据、自媒体及网络技术等技术手段,创新档案信息服务方式,增强档案服务能力,深化和丰富档案服务内容,充分实现档案信息的价值和发挥档案的作用。

参考文献:

[1]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据交互服务的研究[J].浙江档案,2018(11):15-17.

[2]金秀凤.大数据时代档案信息资源共享平台数据处理的优化[J].档案管理,2018(06):29-32.

[3]杨智勇,金波,周枫.“智慧型”档案信息服务模式研究[J].档案管理,2018(06):21-25.

[4]吕豪杰,郭亚军,李甜.新技术环境下企业智慧型档案管理研究——基于组织关系论的视角[J].浙江档案,2018(10):16-18.

[5]陈琴.我国民生档案资源整合服务的思考——以十年来国家档案局馆长会议报告为分析对象[J].档案管理,2018(05):90-92.

[6]于英香.从数据与信息关系演化看档案数据概念的发展[J].情报杂志,2018,37(11):150-155.

[7]牛力,裴佳勇.面向服务的我国智慧档案馆建设探析[J].档案学研究,2018(02):89-96.

(作者单位:河南省图书馆 來稿日期:2019-12-12)