张军厚 李叶高

摘要采购作为企业控制成本、保证生产正常经营和提升产品质量的重要工作，直接关系到企业经济效益和核心竞争力的提升。本文结合被审计单位生产特点开展审计工作，通过对被审计单位采购工作的风险和内部控制流程进行梳理，着力最终产品和材料采购方面的经营信息的关联分析，以被审计单位个别存货存在超量采购的问题为突破点，查实了超量采购带来的经济损失。本案例将风险管理与审计项目进行有效融合，制定了优化审计工作推进的具体策略，对发现的重点问题切实做到了查深、查透、查实。对于降低两金占用方面的审计来说，存货采购的审计对于保证审计质量和得出恰当审计结论方面，具有十分重要的意义。

关键词 内部审计；风险管理；内部控制缺陷；超量采购

DOI： 10.19840/j.cnki.FA.2020.06.015

按照航空工业的审计工作整体部署和审计中心的具体计划，2018年某审计组对某集团公司法人代表A进行了任中审计。在A任职期间，该集团公司各项管理指标运行平稳，将“军品为核心，民品为支柱”作为公司发展理念，经营业绩增速迅猛，呈现军、民品两翼齐飞态势，近几年的发展可谓是芝麻开花节节高，前景一片光明。但是即使在企业欣欣向荣的大好形势下，也难免会存在管理死角，审计组在审计过程中根据审计方案对其下属X厂实施延伸审计时，发现其采购付款管理混乱，存在严重超采现象。

一、风险导向，找准重点

此次虽然只是对A的任中审计，但航空工业审法部领导却高度重视，想通过此次审计工作的开展，为该公司“把把脉”，从而找到后续工作的发力点，使其能够在A的带领下工作再上一个新台阶。为实现审计的目标，审计组对该单位的各业务单元的情况以及历年的财务数据进行了深入分析，分析结果显示：单位的业务主要分军民两类业务，主要集中在军品的三家工厂和民品的四家工厂，军品以各类泵阀为主，为机载配企业，是该集团公司的主要利润来源，民品以汽车零部件为主，高度市场化。X厂是三家军品厂中利润最高、资产占用最大的一家，在审计调查阶段决定将该单位纳入延伸审计范围、列入审计方案，重点对两金占用进行审计。对该下属X厂审计进点前，审计组再次在前期方案的基础上进行工作策划，深度分析该单位的管理架构和生产科研的特点，据此开展风险辨识工作，并依据辨识的风险点结合审计组人员的专长安排分工、制定预案、统筹审计资源、细化审计方案。

采购付款业务是公司生产运营的重要业务流，物资采购活动除涉及一些负债的确认、价款的支付以及相关财务问题外，还涉及采购计划、价格确定、采购合同的签订以及具体合同执行等经营活动。审计组结合该业务流涉及范围广、流程链条长的特点充分研讨，辨识出了该业务流的企业内因风险，即采购计划风险、采购合同风险、采购验收风险、采购存量风险、采购责任风险。见表1。

针对辨识出的风险，审计组衡量各风险影响程度和发生的可能性，结合航空工业“压两金，去库存”的相关要求，对采购数量较大、次数频繁、价格较高等重要风险点给予优先考虑，实施审计程序。

对存货的有关数据分析得知，截至审计日，X厂原材料库存合计4 976万元，钢材580万元，铝材145万元，铜材97万元，网材159万元，辅料270万元，成件3 725万元。该库存水平对于X厂的产品特点而言，属于较高水平。于是審计组计划将对X厂原材料库进行抽查盘点，按照审计方案的要求，占库存金额近75%的成件库必将作为整个盘点工作的重要切入点。经分析，其中的某a类产品单价过高、大量库存引起了审计组的关注。事后证明，正是以风险为导向，并结合实际进行深入细致分析，才能挑选到“合适”审计样本，做到有的放矢，且能够一击命中。

二、初生端倪，锁定目标

按照审计流程，在X厂财务人员的陪同下，审计组对X厂的金属库、辅料库等库房进行了盘点。为防止过于集中在某个产品引起被审计单位的警觉，增加取证难度，审计组对审计抽盘的库存类别进行了“设计”，将重点目标与常规存货混杂在一起，在多数库房库位的审查中存货管理基本合格，除库房中存放工装裤盘盈1条，库管员解释说有职工工装不合身正在调换外，没有发现其它异常。

当对成品库盘点时，抽查的各项零件也能够按库房管理的相关制度进行存放、收发，并做到了账实相符。在接近重点审计目标时，组长很平淡地对周围人员说：“看看a类产品，这么大库存，肯定是好东西”。组长的顾虑也正是全体审计人员的疑问，话音刚落，审计组随即对a类产品的账本进行了细致地查看。审计人员发现a类产品每年领出量为5或6的个位数，但近两年的采购量却为40至50的十位数，目前库存已经达到了100多的百位数，数据存在异常。“这类产品每年使用量这么小，为什么近两年采购量这么大，采购计划怎么制定的？”审计人员问道。正当财务陪审人员和库管员已经说不清具体原因与审计组僵持不下时，物资供应部部长不知何时也来到了现场，与审计组几句寒暄后，他抱着“家丑不可外扬”心态，想找个借口搪塞过去，就看似很随意地说了句：“今年这个产品计划用的多。”现场审计组长等几位“老航空”，有主机厂的工作经验，深知各机型的研制、生产状态，组长根据看出的端倪，私下里跟审计员说：“他说的那个机型不可能有那么大的生产量，针对该产品你要深入去查，弄清具体情况。”

三、举一反三，追查到底

早已经过了午饭时间，但心中的疑云未解开前，大家都没有心思吃饭，回到审计组办公室，立即组织相关人员召开专项工作会议。会议决定：“一是结合《X厂物资采购管理流程》等制度对a类产品采购计划、比价管理、合同管理等过程进行细致审查，查看是否存在超采现象？如存在超采现象，具体原因是什么？二是进一步细化审计组内部分工，抽调其他业务人员、审计人员临时加入，扩大审计抽查数据范围，查看是否有同类现象”。

虽然只是5月下旬，但是地处中南部地区的M市早已是30多度的高温天气，没有一丝风，很是闷热。审计组没有向炎热天气“投降”，奋笔疾书。经过两天的戮力攻坚，审计组按照“合理怀疑，严谨取证”的工作思路，除去少数疑问外，对各自负责的环节都已经有了详细了解。审计组员各自汇报，分别说道：“经过我们这两天的‘调查取证，a类产品无采购计划，对其合同抽查，发现合同没有审批手续。在大量的审计证据和我们的再三询问下，物资供应部部长已经承认，a类产品采购合同完全由其计划员私自签订，是其个人所为。今年年初，他们是在个别供货方找到X厂索要货款时，才发现a类产品有那么大的订货量，公司内部也进行了调查，当事计划员已经调离本岗。当我们询问那合同章是怎么加盖时，据物资供应部反映，之前印章管理员有印章不锁柜情况，合同印章应该是当事计划员私自加盖。但我们要求物资供应部提供所有a类产品合同时，他们说只有部分合同，其它可能当事计划员无法提供。”“经过对300多项产品的逐项核查，除去a类产品外，b类产品采购数据也存在异常，向物资供应部询问后，发现该类产品也存在超采现象，是同一计划员所为。还有一奇怪现象，b类产品合同除加盖物资供应部1号印章外，还有加盖生产经营部2号印章现象”。“这个印章能辨别真伪么？”组长问道。“这个印章我们已经去公司备案处调查，是真印章加盖，但去生产经营部穿行测试，生产经营部也不能说清是谁何时给用的印章了”“X厂财务管理部门无备份合同，只依据计划员提供的发票、入库单及报销单进行挂账付款”……

四、摸底约谈，犁庭扫穴

X厂采购付款管理审计进展到这里，事情轮廓基本清晰，按照审计流程，需要形成书面材料作为审计证据，审计组决定乘胜追击，对当事人、部门主管领导和部门责任人进行约谈，落实具体细节。

与当事计划员约谈，他提出a类产品为进口件，本人担心因国际关系恶化等问题，导致该零件不能采购，从而影响生产，所以大量订购a类产品；针对b类产品为何采购数量如此巨大，计划员说由于没有采购计划，有些订货是通过传真形式代替合同，并且工作笔记记录也比较杂乱，哪些订货采购了也记不清了，所以导致了超采；针对部分合同如何加盖2号印章，当事人也只是承认是他加盖，但具体加盖过程已经忘记。

与部门主管领导和部门责任人约谈，他们都提出因供货方索要货款才发现a类产品超采，目前X厂正在调查，已经掌握了部分情况。对于b类产品超采，此前没有发现，存在一定工作失误。a、b类产品超采，都是计划员私自行为，至于部分合同如何加盖2号印章，他们一无所知。组长趁着物资供应部的人员都在应对审计人员的间隙，对供应部的办公现场进行了观察，发现现场资料管理不尽人意，部分采购员的档案柜和办公抽屉里的资料外露，随之目光聚焦在当事计划员之前使用的办公柜上，问道：“当事计划员几月份调离本岗？为什么a类产品全部合同无法提供？那个书柜里边装的都是什么？”。物资供应部部长答道：“他在年初就调离了本岗，有些材料他说找不到了。他的工作已经和别人交接，可能是他个人物品。”“正好你们也都在现场，我们就打开抽屉看看。”组长一边说一边拉开了三个抽屉。当三个抽屉被拉开后，在场的所有人无不为眼前所见感到震惊，只有30×30×50cm的三抽屉办公柜中除去少量个人物品外，找出整整三大摞材料（包括：已经签字但没有粘贴票据的付款单、合同、加盖部门印章的订货意向传真、供应商发票等），后将这些材料平铺地面，足足铺满了一个近10平方米的屋子，再看物资供应部的领导们，都面红耳赤，沉默不语。

最后，在堆积的材料中找到了a类产品的其它合同。依据X厂提供数据，a和b类产品没有保质期，审计组对数据进行了初步测算，得出X厂因库存积压资金损失约230万元的结论。（超采a类产品占用资金约310万元，将目前的a类产品消耗完需约6年，按银行贷款年利率4.35%计算，资金占用利息约89万元；超采b类产品占用资金654万元，将b类产品消耗完需约10年，资金占用利息为141万元。）审计组掌握情况后，连夜组织编写审计要情，将实际情况向航空工业进行汇报。

五、列举问题，吸取教训

通过对X厂采购付款业务的审计，发现X厂a、b两类产品超采的根本原因是内控制度基本形同虚设，违规操作并没有监督检查。同时，X厂内控制度存在外部环境变化时没有及时更新完善等现象，在制度的顶层设计上，没有科学统筹的策划，存在较大的内控缺陷，再加上主管计划员的“粗心大意”，必然会导致超采的结果。

（一）内控制度不规范

（1）《XX合同专用章管理办法》为X厂2014年7月16日发布并执行，X厂于2017年4月进行了资产整合以及更名等工作，公司原有合同专用章也进行了名称调整，同时数量也由7个变成5个，但截至2018年5月公司頂层文件也没有更新，存在一定管理漏洞。

（2）《XX合同专用章管理办法》规定，各部门的合同专用章应由专人保管，同时制定部门合同专用章管理办法并报公司批准。经对X厂生产经营部现场审计，并未发现制定相关制度，正因合同章管理混乱，间接导致对物资供应部合同为何加盖生产经营部合同章已无法取证。

（二）内控制度有缺陷

（1）审计发现X厂物资供应部办理入库只是由待检区工作人员与计划员电话或者当面确认数量，并未依据采购计划及采购合同审核入库数量和挂账金额，导致计划员超采产品可直接入库，也是超采迟迟没有被发现的重要原因之一。

（2）X厂物资供应部在付款审批上存在内控缺陷，计划员填写付款单，经主管领导审批后财务办理付款。但审计发现，计划员填写付款单时，没有要求计划员出示采购计划、采购合同、入库验收单等材料，只有计划员口头汇报工作情况，明显存在制度缺陷。

（3）X厂财务管理部门在采购付款管理工作中只起到了“核算”和“付款”的作用，无备份合同，对合同审签过程不控制，由于对业务上决策、实施过程参与较少，导致对业务来龙去脉了解不多，只依据计划员提供的发票、入库单及报销单进行挂账付款，导致单位财务与业务脱节，造成资产管理环节内部控制严重缺陷。

（三）不执行制度，违规操作

（1）文件规定物资供应部应根据批准的需求计划，形成相应的物资采购计划，而抽查a、b类产品某合同，未见采购计划。

（2）文件规定物资采购合同签订前应当履行《物资采购合同审批表》，计划员草拟合同及审批表后经计划副管、室主任、及部门领导审批交由合同印章管理员盖章。抽查a类产品某些合同，未发现有审批痕迹。抽查b类产品某些合同，部分采购存在以传真意向代替采购合同的现象，传真加盖部门印章，并且传真可以随意发送，没有审批流程。

（3）文件规定加强预付款管理，内审员负责建立预付款管理台账，计划员负责及时将审核合格的票据交财务部门清账。但对a、b类产品抽查时，未见内审员建立预付款管理台账。

（4）文件规定事前主要从供应商的选择、准入、比价、合同签订、到货验收、付款等阶段，通过全程参与和决策实施进行监督。事后主要通过票据审核、报账等进行监督。对办理采购业务人员进行培训，适时轮岗。物资供应部部长对物资采购具有监督检查职责，不定期对采购环节检查，对发现的问题及时处理。但对a、b类产品抽查时，未见有监督检查痕迹。

六、经验和体会

回顾整个审计过程，有以下几点体会：

（一）针对审计项目

（1）审计工作是系统工程，特别是偏重管理审计的项目，对审计人员业务能力和综合素质都有较高的要求，但如何有效发挥审计人员的业务水平，审前策划就显得尤为重要。此次审计项目，审计组将风险管理与审计项目有效融合，以风险为导向，科学地设计审计方案，有侧重性对关键风险点按照审计流程进行穿行测试，是一次大胆创新的尝试，并取得了良好的收益。

（2）要有高度的职业敏感性。本次审计的关键是对a产品异常储备和战略储备概念的把握。正是因为对a产品配套的X型飞机研制状态的了解才能准确判定，才能不被对方一句简单的战略储备而搪塞。正是基于对单位管理现场的敏感性和管理常理的合理判断才抓住了问题的关键。因此高质量的审计对于审计人员的专业储备要求较高，审计人员要做好各类知识的储备才能在关键时刻应对自如。

（3）针对审计发现的重点问题，一定要用钉子精神不断地“深挖到底”，将问题彻底暴露，做到审计问题无死角。同时，要剖析问题产生的原因，找到产生问题的根本，才能为后续整改打下坚实基础，对症下药彻底铲除“毒瘤”。

（二）针对企业本身

（1）制度的制定是一个科学系统工程，国企的各职能部门要充分担负起各自职责。在制度建立时，要做到统筹兼顾，避免内控缺陷的存在。制度建立后，必须要按照制度执行，编制制度部门有监督检查的职责。“管理教父”彼得·德鲁克曾提出“管理者必须管理”，只有各个环节都做到并且做好，工作中才能少犯错或不犯错。

（2）党的十九大报告提出要深化改革审计管理体制。国企在做强、做优、做大，从而实现战略发展的过程中，势必面临着各种经营风险，那么国企就应系统策划，把纪检监察、审计、风险内控工作与全面从严治党、从严治企、依法治企紧密融合为一体，构建国有企业大监督和大风控体系，充分发挥上述部门防范经营风险、增强免疫力的作用，做好国有资产的守护人，不断促进国有资产保值、增值。

（3）国企的审计部门要克服资源不足等工作壁垒，站在公司宏观角度，针对高风险业务领域或相应岗位制订审计计划，做到审计无遗漏。同时，要建立审计和纪检联合机制，筑牢“新形势”下风险管理的第三道防线，风险关口前移，将监督的时间前移至事前、事中。审计在防范经营管理“事”上发挥重要作用，纪检在防范经营管理“人”上发挥重要作用，共同担负起保护国有资产安全性和完整性的重要责任，不断强化风险防控的战斗堡垒。

七、后记

墨菲定律的根本内容是：如果事情有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。正因X厂制度存在漏洞，操作时又不按制度执行，并且当事计划员“粗心大意”，这一系列的原因直接导致了超采的这一结果。国有大型军工企业作为国有资产保值、增值的主体，应在制度设计、制度執行上狠下功夫，才能不辜负党和国家以及广大人民群众的信任；而作为企业中的一员，也绝不能放松对自己的要求，应学会自我约束和管理，避免工作中的错误，只有共同努力才能使企业可持续发展。AFA

（编辑：贾璐）