强化固定资产实物全生命周期管理

2020-01-19张铭泽北京首都机场广告有限公司

环球市场 2020年16期

张铭泽北京首都机场广告有限公司

一、背景

近年来，公司着力将“五资五控”定为总体发展路径，即坚持资源管控、资产管控、资金管控、资质管控及资信管控。其中固定资产实物，是“五资五控”总发展战略的第二项作为公司资产种类中的重要组成部分，其与公司日常的生产经营活动息息相关。而进一步健全固定资产实物全生命周期管理系统，就需参照传统资产生命周期理论进一步深化系统内部各个流程工作。

二、传统资产全生命周期管理理论

传统的资产全生命周期管理是基于全周期成本管理理论以企业资产实物作为研究对象，从系统的整体目标出发，统筹考虑资产的规划、调研、采购、使用、报废全过程，其内容核心是通过适度的技术及标准化运行标准，运筹规划建设成本及和运维成本进行分析及决策，从而达到资产成本最优化的终极目标。而企业内部各式各类高数量的资产实物伴随着高数量数据，这为固定资产实物日常管理工作带来不小难度。

三、基于系统支持的现代全生命周期管理理论

固定资产实物数量多、类别广进而形成了庞大的数据体系，传统纸质台账搜索过程复杂、文件留存易损坏、数据更新操作不便捷等劣势愈发显现，传统纸质台账已不满足资产的日常管理需求。而自20世纪90年代以来，伴随着ERP资源管理系统概念的产生，越来越多的基础技术支持为固定资产实物管理系统的出现带来了可能。相比传统的纸质版固定资产实物台账，固定资产实物管理系统有着数据统计高效、信息变更快捷、划分处理清晰等诸多优势，该系统将以往复杂繁重的固定资产实物日常管理工作变得轻松便捷，使得短时间内处理错综复杂的固定资产实物相关数据成为可能，数据处理伴随整个生命周期管理过程，电子管理系统引入将为固定资产实物全生命周期管理提供巨大便利。但固定资产实物管理信息系统整体造价成本高，根据客户进一步提出功能需求一套完整的固定资产实物管理系统市场造价往往超过10万元，随着覆盖数据量的逐步扩大其系统价格还会持续上升，企业需结合自身因素对系统进行综合考量后决定是否引入。

四、公司的固定资产实物全生命周期管理

（一）加强规划环节固定资产实物筛选

固定资产实物前期规划环节是固定资产实物全生命周期管理的前期准备工作，其环节尤其重要，将直接影响企业年度投资采购项目。在此环节企业需根据其实际经营范围及经营情况制定未来固定资产实物采购项目规划，所编制采购计划既要满足其日常生产经营活动，又要结合固定资产实物历史数据降低建设及运维成本。前期规划好坏将直接影响企业在固定资产实物方面的投入，进而影响该批固定资产实物在企业的使用成本。

（二）发挥立项审批在全生命周期管理的关键作用

按照现有工作流程，固定资产实物需求单位首先根据年度实际需求情况填写本单位固定资产实物投资计划申请表。汇总至投资模块所在部门。投资模块负责人及时汇总、整理各单位投资计划表并编写公司年度固定资产实物投资计划总表后将其报送至公司党委会研究，经公司总经理办公会审议通过。最终确定的实际年度采购项目既迎合各单位实际需求又将企业经营情况及时剔除。计划中不必要、不具备可行性的年度采购项目被及时剔除在外。固定资产实物规划环节所填写的固定资产投资计划便通过公司审批，获得了采购的可行性。

与多数企业日常固定资产投资审核方式不同，部分涉及高新生产型业务的企业会在立项审核阶段结合以往历史使用效果评估数据作为参考。如通过资料收集发现我国多数电力公司由于固定资产实物设备（泛指电力传输设备）将直接影响电力公司运输过程能源损耗，进而影响企业经营利润。为降低运输过程电力能源损耗，进而提升固定资产实物日常使用平稳性，促进电力企业整体盈利水平提升，我国多数电力公司均结合资产管理系统在日常经营过程中及时对其日常使用效果进行评估，并完成数据记录。在新一轮固定资产实物采购时企业可结合以往运营数据对设备进行历史筛选及时剔除高能源损耗、运营情况不稳定、无法满足企业日常生产经营需要，日常使用过程中易损坏的固定资产实物引入企业。避免因审核立项研究不充分带来的固定资产实物工作停滞、维修及日常使用所产生巨大能源损耗对企业日常经营活动带来的负面影响。

由于实际经营性质不同，多数企业所涉及固定资产实物虽不如电力公司那样直接对企业的最终经营收益产生剧烈影响，但因固定资产实物实际利用率降低进而影响企业日常工作效率的现象却时有发生。特别是对处于第一产业的生产制造型企业，一套固定资产实物生产设备的无法正常使用，将直接导致与其相关的一整条流水生产线受到影响，流水线生产停滞导致企业产品产出率下降将直接影响企业年度利润总额。而对于大多数非生产型企业，其影响则更多体现在个人电脑日常工作中出现蓝屏或其他功能异常，无法正常使用所导致的工作效率降低，生产或业务保障用车出现机械故障无法正常行驶所导致的时间损耗，及创意设计、信息管理。财务数据统计所涉及固定资产实物设备的高额维修、替换费用上。

所以在具体固定资产规划环节我们不仅应从价格、实际使用价值产品参数等传统方面进行立项审核，更应进一步加强固定资产实物历史使用价值评估，可根据所收集历史异常情况记录及时在寻找到合适替代品的基础上及时剔除以往固定资产实物无法满足使用需求、使用过程中易产生损坏、维修成本过高、周期过长的固定资产实物。利用历史数据从全生命周期立项之初解决企业可能存在的固定资产实物实际使用效率低的传统问题。

（三）强化日常盘点提升台账数据准确性

工作的结束标志着该新购置固定资产实物正式被企业所实际拥有、控制、使用，归档的固定资产实物信息台账则将被利用于后续固定资产实物日常统计、盘点工作。

数据就是依据，是固定资产实物日常管理过程的直接体现，为提升固定资产实物日常管理水平，公司实行总、分台账管理工作。总部台账由资产管理部负责、分公司台账由资产实际使用单位各自负责。固定资产实物台账中明确记录资产名称、规格编号、资产编码、财务编号、使用单位、责任人、投入使用时间等基础信息。

处于全生命周期内的企业固定资产实物信息会随着人员调动（实际使用人、归属部门）、固定资产实物购置及维修、固定资产实物处置（有偿转让、无偿划转、报废处理）等情况发生改变。为加强固定资产实物监管力度时刻掌握固定资产实物动态数据，资产管理部门组织各单位对照历史台账数据定期开展固定资产实物清查盘点工作，及时对发生信息变化的固定资产实物进行台账信息变更，确保固定资产实物台账数据更新及时、与实际情况保持一致。

日常盘点工作有助于资产管理部门及时明确固定资产实物直接责任人、归属部门、使用年限及实际使用状况，避免固定资产实物丢失、损坏、提前报废、职责不清等相关管理问题发生。明确固定资产责任人更有助于各单位在固定资产使用日常过程中发生的异常情况进行处置，更为各单位固定资产实物日常使用效果评估提供基础数据支持。

（四）善始善终、做好固定资产实物处置工作

从固定资产实物投资立项到采购审批、信息入库、日常使用，固定资产实物一路走来不断发挥着其巨大使用价值。作为固定资产实物全生命周期的最终阶段，固定资产实物报废、处置同时也意味着该固定资产实物使用的最终完结、台账数据消除。及时出台的《固定资产实物日常管理规定》、流程使得报废、处置工作有规可查的同时，固定资产实物处置工作也得到了进一步提升。需要强调的是资产管理部门需及时将已完成处置工作的固定资产实物在台账数据中进行剔除以确定台账数据的准确性。由于企业日常固定资产实物报废情况并不不常见，这里不再做过多叙述。

（五）突出强调固定资产实物全生命周期闭环管理

上述固定资产全生命周期管理规划、调研、采购、使用、报废内各个阶段工作明确主责部门，依据公司现有规章制度进一步细化固定资产全生命周期各个阶段管理工作，时刻掌握固定资产实物数据变更情况并及时更新台账数据，确保固定资产实物台账、固定资产实物账实相符。传统意义上的固定资产全生命管理过程已经结束，但企业却无法忽视处于末端最为重要的信息总结整理环节。

为进一步提升企业固定资产实物利用率，使用单位需进一步结合其日常异常情况记录对所拥有的固定资产实物运行状况进行分析总结，及时筛选出无法满足日常使用需求，实际使用效率不高、使用过程中易产生损坏的固定资产实物，将其列入不合格采购产品清单，在新一轮投资立项阶段结合不合格采购产品清单及时寻找对应替代物进行替代。

同时对平时使用效果良好安全稳定的固定资产实物企业也可设立记录表格，并在各单位范围内优先推荐使用。利用固定资产实物全生命周期管理循环流程筛选出一批高质量、符合公司日常办公需求、生产经营需要、使用过程安全平稳的固定资产实物。