王威 公主岭卫生职工中等专业学校

一、卫生机构设备档案建立

（一）申购材料

主要是指购买各项设备所需填写的申请单、购买设备的可行性分析书、各类招投标书、各类合同等等。

（二）验收材料

主要是指购买一些仪器所带来的相关证明仪器设备的证书或者手册。其中包括各类仪器设备的装机报告、清单、责任书等文字资料。一般情况下，将各项仪器设备使用说明和操作手册复印，将复印件交给使用部门，原件留存归档。对于所有仪器设备的发票复印件全部归档。针对一些进口设备，以及备存进口设备，涉及的相关的材料，都需要归档。针对一些检测仪器，如监护仪、内窥镜等设备，还要留存其“商检报告”；针对一些需要强制检定的计量测量设备，如B超、心电图机等设备，要将首检证书进行留存归档；针对一些特种设备，需要将使用证进行留存归档；针对甲乙类大型医用设备，还要留存配置许可证，并归档。

（三）在运行过程中形成的材料

1.针对购入的能够单独使用，可以为病人诊疗检查，直接收取费用的仪器设备，在完成验收以后，将设备记录本发放给使用设备的科室，严格要求各个科室按照标准每日逐笔记录登记。记录本中主要记录的内容有：开关机时间、使用的次数、检查次数、治疗次数、病人姓名、操作人员等。记录本在每月固定一天进行小结，年终还要进行年度总结。每个记录本在全部记录完毕后，使用科室需要拿着记录本到设备管理科室换取新的记录本，设备管理科室留存归档使用完毕的记录本。对于已经报废的设备，记录本应该一起收回归档。另外，针对临床上使用的万元设备，每个季度都需要定期开展成本分析，包括使用的科室、仪器设备的名称、仪器设备相关规格和型号、折旧情况、本季度的纯收入报告。针对仪器设备分析整体的收入、支出等使用情况。每年度一起设备的分析报告都需要存入档案当中进行管理。

2.所有的仪器设备在使用过程中，需要对仪器设备定期保养和维修。所有的工作步骤都需要形成文字版本，包括时间、检查的问题、维修工作等内容，对于外请专家来维修的记录单也要整理归入档案当中。

3.针对国家质监局要求需要强制检定的计量测量仪器设备，需要严格按照标准来开展校准工作，并且还需要将相关证件的复印件放入到档案当中。针对一些使用时间比较长，但是发生故障不能修复使用的仪器设备，计入报废处理，由使用的科室和仪器设备管理科室共同负责后续工作，使用科室应该填写封存、报废表（一式两份），其内容有使用科室、仪器设备名称、型号规格、已使用年限、相关部门的意见以及使用科室和保存科室交接双方的签字等。完成填报材料后，一份需要给财务科，一份需要给设备管理部门。另外，对于每台仪器设备要建立对应的档案，同时装订在一本“仪器设备履历表”，在表中完善设备的各项资料内容。

二、做好卫生机构设备档案管理的建议

（一）合理规划归档范围

卫生机构应该合理规划归档范围，明确各项医疗设备是否属于归纳范围内，这样可以大大降低档案室的多余资料，还能有效缓解档案管理人员的工作压力，减少工作量。由于卫生机构当中，一些小型医疗设备，其具有较高的创收水平，并且回报期比较短，所以近些年卫生机构当中的小型设备档案数量越来越多。而现在留存的小型医疗设备档案，主要是为了购买同类设备提供一些参考。按照《医疗卫生机构医学装备管理办法》中的第三十二条：“卫生机构仪器设备的单价在5万元及以上，需要建立对应的管理档案。档案的内容包括但不限于，申报的资料以及仪器设备使用和维修等相关资料。针对单价5万元以下的仪器设备，卫生机构可以结合实际情况，制定自己的管理机制。卫生机构可以将单价在5万元以下的仪器设备，制定分类管理机制，可以将其统一标为编号CC，这样可以大大降低档案的制作和存储工作量，管理效果更加高效。

（二）构建信息化管理体系

构建信息化的设备档案管理，就是在档案建立过程中，将产生的相关文档资料收录到相应的设备管理系统中，从而使档案信息可以得到更加快速的补充与登记，对设备档案进行科学的汇编，为后期的档案检查和维修等提供较大便利。当前许多卫生机构缺乏合理有效的设备档案信息化管理，这就使相关科室的档案需求不能得到快速响应，其科室只能通过相关档案管理人员在设备档案表中对其设备信息进行查询，或者前往档案室对其原始纸质资料进行查询，这就会使设备的信息获取效率大大降低。而卫生机构在实现设备档案信息化管理后，就可以使临床需求得到有效解决，还可以明显提高其档案信息查找效率。在购进相应的设备后，就要将其资料进行建档，设备验收人员要将其资料录入到设备档案信息化管理系统中，然后将其验收模块中的部分数据调至档案模块中，这些资料以电子档案形式存储在计算机，各个临床科室可以从系统当中下载使用，档案的内容实现全系统内共享。各个科室都可以根据自己的需求，来查阅采购合同、技术参数、操作手册，这些数据信息对后期设备的使用有着重大的参考意义。

三、结束语

在信息时代，每天都会产生大量的档案信息，为了保障档案信息资料的时效性、完整性、真实性，档案管理人员必须要通过不断学习，提高自身的专业技能，在这个基础上构建完整的档案管理制度与体系，针对整个方面的信息进行回收和采集，充分发挥档案信息资料的价值和作用，为相关工作的开展提供支持和参考。