探析卫校档案中的电子档案管理思路

2020-01-19孟凡茂公主岭卫生职工中等专业学校

环球市场 2020年16期

孟凡茂公主岭卫生职工中等专业学校

一、卫校档案管理的现状

随着社会经济的发展和科学技术的进步，卫校的档案管理也需要与时俱进，目前很多卫校的档案管理存在一些亟待改进的问题。

（一）卫校的档案管理方式落后

目前卫生进修学校档案的管理方式多侧重于信息收集、档案保存、档案修复等。信息收集以纸质档案为主，收集之后进修封存。档案的保存占据大量空间，且易发生受潮、火灾等导致的损毁。档案修复是档案损毁发生之后进行的补救工作。总的来说，档案管理仅仅落脚于档案管理而没有开发档案的服务性功能。由于过于注重档案的保密性等原因，没有对档案信息进行有效规整和加以利用。

（二）卫校对档案管理工作的重视程度不够

在很多卫校，档案管理工作被置于不受重视的地位。1.没有将档案纳入全校工作的重要位置。卫校往往把工作重心放在技能培训和学校发展上来，档案管理工作被当作细枝末节，没有纳入工作重心。许多学校的档案管理都处于初级阶段，简单设立的档案室，收集存放一些重要的文件资料。2.受限于思想观念和制度设计，对档案室的资金投入不足。一是认识不足，没有意识到档案信息化管理对学校管理的促进作用。二是卫校的资金有限，投入到教育培训和学校发展都嫌不足，没有对档案室进行投入，资金投入没有满足建设信息化档案管理室的要求。

（三）人员态度相对被动

大部分的卫校档案工作人员比较适应对象用户的单一，并且服务的主动性与创造性相对较为缺乏，档案工作人员没有较强的档案管理专业技能。另外，卫校领导者对于技术人员的素质再教育十分的重视，而在制定计划与要求时很少将档案管理人员的培养考虑进去，致使档案管理人员严重缺乏一个系统性的培训，实际管理水平无法满足当前不断发展的社会的实际需求。再加上档案工作具有一定的保密性，不会和用户有过多的信息交流，当实际工作过程中遇到一些新问题、新情况，了解的不清楚，心里没底，根本无法创造出档案工作的新局面。

（四）卫校档案管理人才匮乏

档案管理人才是档案工作的起点，但是很多卫校的档案管理人才匮乏。1.有些学校管理层不够重视，没有配备专门的档案工作人员，而是安排其他人员兼顾档案管理工作。2.新技术的应用，档案信息化管理人员的素质难以满足档案信息化管理的需求。档案信息化管理要求档案管理人员具有较高的计算机操作水平和系统维护能力，但是当前卫校的档案管理工作人员没有受过相关培训，计算机操作也仅是录入等简单操作。

二、卫校电子档案管理的发展策略

电子校务的发展不仅为档案管理带来了机遇而且也提出了新的要求，这就需要卫校工作者进一步提升自己的能力。

（一）加强信息资源共享

电子档案的数据来自不同的业务系统，内容包括教学、人事、科研、学生等。这之中，校园电子档案与其他档案系统的对接问题是实现资源共享的重点。目前，卫校应当推出与电子校务相适应的一种体系，以此来健全各种档案服务系统，从而进一步实现资源共享。在各科室的共同协调下，实现档案的统一化管理，可以有效地提高学校教职工的工作效率。

（二）加强档案信息化建设

在现阶段，各个卫校的档案中，只有一少部分在文件的形成阶段就采用了数字化的记录的形式，大部分的档案还仍然是纸质的。实现档案的信息化，可以进一步实现对卫校档案的管理，还可以提高档案服务的深度，这是实现电子档案信息资源共享的关键环节。卫校的档案众多，不同类型的档案的信息价值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立数字化档案的花费依然很高，这些都是卫校电子档案管理的难点。针对这些问题，学校应该有所选择，尽量选择价值高并且社会需求很大的档案先进行数字化，再逐步普及到全校，进而建立高质量的数据库。

（三）增强安全防御能力

信息安全问题一直备受人们的关注，电子档案的安全更是如此。为了确保电子档案的安全，可以从以下方面进行：一是严格管理制度。好的管理，才是系统安全的根本保障。卫校的档案业务繁忙，这就要求档案管理人员尽职尽责，分工合作，负责好档案工作流程中的不同部分。建立严格的网络管理系统，并在档案工作的全过程中进行管理。可以通过采取防火墙、个人身份鉴别、建立数据库备份系统、权限设置等技术性措施，构筑安全防范体系。二是加强技术保障。过硬的技术是消除档案安全隐患的重要途径，通过建立完备的安全防范体系，达到保护档案安全的目的。卫校的档案人员还应该注意文件的前期管理，从源头便开始控制文件的质量，以保证电子档案的安全以及完整。

（四）增强硬件设施配套管理

卫校档案管理者在激发工作人员工作热情和主动性的基础上，还应加大管理资金的投入，这主要包括：要提高档案保护设备和技术现代化的设施，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火等设备；掌握计算机、互联网基本操作技能，建立起较为完善的公共服务信息网络，提高工作人员运用计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作能力等；对于具有特殊属性的档案，如实物档案、珍贵手稿、荣誉证书等需要档案管理人员处理好档案原件保存的关系，还必须进行专业技术性加工并妥善保存用计算机技术进行档案管理自动化管理，以便快速高效地为卫校建设服务。