蒲丽倩 定州市社会保险事业服务中心

社会保险业务档案主要包含：参保职工的基本情况、参保缴费记录、缴费审批材料等等，这些信息和资料涉及职工的利益和权益。档案的精准性和安全性直接影响到参保职工是否能够享受社会保险待遇和福利。人力资源和社会保障机构必须为劳动者提供服务。因此，人力资源和社会保障部门应该准确的记录工作人员的相关信息，并尽量做到无错误，从而保障社保档案的安全性。

随着社会信息的日益更新和网络化，使用电子档案已成为必然趋势。利用电子档案可以显著提高档案的使用率，减轻档案管理人员的工作压力，成为实际工作中一种流行的档案形式。

一、完善社保电子档案管理系统的重要性

过去使用的纸质档案不仅没有统一的笔迹和格式标准，而且存在易损坏、易丢失的缺陷，对人力资源和社会档案的管理产生一定的影响。然而电子档案模式不仅可以保证档案的统一格式，又能实现远程联网，能够有效的提高档案管理的效率和质量。其次，社会保障与人民群众的利益息息相关，对社会经济发展有着巨大的促进作用。人民社保档案是群众办理社会保障的档案，没有页码，也没有内容。因此，有必要对文件进行重新编码和编目，以确保重组后的文件更加规范化、规范化。通过重新对档案整理，可以最大限度地解放征集网站，提高管理水平，提升管理效率。

二、社会保障电子档案管理时存在的问题与不足

近年来，国际上对电子档案的研究和应用都集中在图书馆，电子档案领域的研究和其他机构在电子档案保护领域的研究滞后，电子化档案的研究和应用仍然不足。

（一）社保电子化档案发展不均匀

目前，我国各地社会保障电子档案的建设和使用发展都极不平衡。就算是比较发达的地区也存在社会保障电子档案的建设和使用不平衡的状况，管理形式也只是一种简单的电子存储形式。资源基础与业务平台无关，不符合统一标准和不同地区的互动共享。不同县市、不同安全类别的数据库不能共享同一人。不同数据库存在重复的基本信息，影响社保一体化进程，阻碍参保人查询缴费等信息，也造成建设资源、人力资源、财力资源的重复开发和浪费。

（二）电子化信息自身的特征阻碍社保电子化的推广

电子档案存在不稳定性，主要造成原因是数字化和网络智能化系统造成的。电子档案的修改痕迹不易被发现，一定程度上降低电子档案的精准性。电子信息内容存储载体一般来说都比纸质版的要求高，由于技术限制，使用寿命较短。另外，电子档案的管理范围还没有统一的标准，对电子档案的理解有局限性，没有完善的管理机制，导致许多档案管理人员在存储档案时真实性不高，这些缺陷都成为电子档案推广的障碍。

（三）社保电子档案的使用具有局限性

目前，利用电子档案已经能够实现基本信息查询、保险缴费记录查询、福利审批等功能。但在实践中不能作为一个完整的依据。另外，由于电子档案信息数据库建设周期短，档案的规范化管理尚未实现。有学者认为，这种认识的缺失导致了资源的重复开发，浪费人力资源和财力资源，引起了档案管理者的广泛关注。但在实际工作中，我们不能完全脱离纸质档案，单单依靠电子档案完成相关业务操作，这种档案信息化不可能一下达到顶峰，仍然需要科技的进步和文化的积淀。

三、社会保障电子档案管理的解决措施

电子档案的建立虽然为档案的管理人员减轻了工作的压力，但是在网络安全方面还存在一些不足，因此，应对档案安全问题加强重视程度，可以通过以下几个方面来加强电子档案的安全性：

（一）提高档案管理人员的素质和能力水平

档案管理人员作为电子档案的主要推动者，档案管理人员的管理水平和综合素质将直接影响档案管理工作的质量与发展，因此有必要培养一支综合管理队伍。要让档案管理人员正确认识自己的工作，明确自身的责任，使档案管理人员认识到档案管理工作的重要性，增强工作的自豪感，从而有效提升管理者对工作的积极性。其次，要对管理人员加强培训内容，如：计算机知识培训、档案管理培训等等，并举办专业技能竞赛，激发员工学习的积极性，有效提高员工的档案管理能力，定期进行综合素质培训和心理辅导。

（二）招聘专业的网络安全技术人员

根据网络安全管理的实际情况，使用相应的网络安全防护软件和技术人员，安装相应的网络安全防护软件，从而有效防止非法入侵和病毒植入的情况出现，有效提高电子文件的安全性。电子档案基本上存储在软盘或光盘上，因此，应购买高质量的软盘和光盘。本文主要探讨了完善社保电子档案管理系统的重要性、社会保障电子档案管理时存在的问题与不足、社会保障电子档案管理的解决措施，希望以上内容能对相关单位和企业有所帮助。

四、结语

通过以上我们可知：社会保障档案电子化的实施，有助于社会保障工作持续性发展。其次，人社机构的档案管理部门应对档案电子化管理加大重视，加强档案管理人员的业务能力水平和效率，从而为今后的社保工作的持续性发展打下良好的基础。