罗巍琳 中国石油四川石化有限责任公司

近年来，随着信息产业的高速发展，信息处理技术不断提升，人们对合同管理系统的要求也不断提高，单一、封闭的合同管理系统已不能完全满足合同管理业务的需要。进一步提升合同管理系统性能，更好地满足合同承办及管理业务需求，实现合同管理系统精细化、集约化、智能化的转变，促进信息系统与合同业务的完美融合，是信息时代下对合同管理系统的新要求。

一、改进前的合同管理系统的不足

（一）统计分析功能比较弱

改进前的合同管理系统在统计分析方面着力较少。统计分析功能只能通过excel 报表形式来表现，且报表只能简单设置为周报、月报、季报、半年报、年报等类型。统计分析的内容也只局限在币种统计、履行信息、签订信息、合同管理综合信息、分年度约定履行金额、分年度实际履行金额、合同标的金额变更、合同多次交易、事后合同信息、分年度约定标的金额等方面。统计分析功能偏重于对合同工作的数据查询统计，对合同管理工作的分析功能比较欠缺。

（二）合同风险提示功能不够完善

改进前的合同管理系统未设置风险审查提示和系统辅助审查功能。对合同的审查全部依靠合同承办人员和审查审批人员的个人素质。如果合同承办人员和审查审批人员未完全掌握相应的法律法规和业务层面专业知识，或因疏忽未对合同中涉及的风险点和关键控制点进行实质性审查，那么就有可能使企业因合同审查审批不严谨陷入法律和经济纠纷之中，轻则造成企业一定的经济损失，重则影响企业正常生产经营和社会声誉。

（三）与其他系统不兼容

改进前的合同管理系统是一个封闭的系统，不与其他信息系统集成，各个信息系统互不关联，独立运作。比方说付款业务，既要在合同管理系统中进行审查审批，又要在财务系统中审查审批。这就造成了同一项工作在多系统中反复操作，既增加了员工的工作量，又降低了工作效率。

（四）智能化手段不够多

改进前的合同管理系统中智能化操作较少，存在一些重复数据及信息的填报不能智能识别、抓取，必须由承办人手工填报；系统对内部合同、关联交易等不能自动辨别，需要由承办人进行选择等情况。合同系统各环节中未能很好地利用信息技术这个手段提高工作效率和工作的准确率。

二、合同管理系统改进措施

（一）强化查询及统计分析功能

改进后的合同管理系统在基础查询及统计分析方面得到进一步加强。

在查询功能方面，不同的系统用户可以根据各自的不同需求来设置常用的查询条件，并可以随情况的变化进行更改，实现查询界面的个性化设置。通过选中不同条件，可对合同进行全生命周期查询。除可以在系统上查看所查询合同的相关信息外，查询结果还能以表格形式下载作为合同管理的相关资料使用。

在统计分析方面，系统用户可更方便快捷地得到相关统计数据，从而进行有针对性的数据分析。在统计内容上，系统统计分析功能可从合同管理决策分析、总部及地区公司报表、年度数据摘要等多个大类进行分析。每个大类又可以再进行细分，如合同管理决策分析可细分为相对人综合分析、系统应用水平分析、审查综合分析等子类；总部及地区公司报表可细分为合同签订分析、事后合同分析、合同履行分析、合同审查分析、合同概览分析等子类；年度数据摘要可细分为合同审查效率分析、合同相对人集中度分析等子类。各子类下层为具体的报表等数据内容。合同用户可根据自身需要选择对应的统计分析数据。在统计分析形式的呈现上，系统不但能生成统计报表，还能提供丰富的可视化效果，如柱状图、饼图、点状图、折线图等等，以及最大值线、最小值线、平均线等多角度辅助线，以便使系统用户能更好的理解数据分析。同时，系统用户还可以通过数据分析的相关按键“钻取”对应内容的详细信息。

（二）设置风险预警管理和辅助审查功能

合同风险管控是合同管理工作的重要内容之一。在合同系统中设置合同风险预警管理功能，就是要通过技术手段将合同全生命周期的风险防控措施嵌入到系统中，对存在的风险进行及时预警和管控，从而避免合同管理失控的状况发生。从操作层面来说，风险预警管理就是各地区公司根据本单位的业务特点及业务需求，配置本单位以及需要下级单位执行的风险预警指标。根据这些设置，对触发风险指标的具体业务进行智能预警和流程管控，并将风险预警信息发送给相关系统、部门和人员。风险预警在合同申报、审查审批、履行等合同全生命周期过程中进行。如合同承办人员在合同申报流程填报合同相对人时，系统发现合同相对人是黑名单中的企业，就会在申报页面自动显示风险预警图标，向承办人员提示合同相对人已被纳入黑名单，与其签约会对企业产生法律及经济风险，从而减少合同工作实际操作过程中导致的管控失效。

在审查审批过程中，审查审批人可通过系统提供的“辅助审查”功能对合同进行初步审查。利用智能化技术，“辅助审查”功能可快速提取合同文本关键条款和要素，帮助审查审批人提前检查出合同文本中存在的问题和风险。“辅助审查”功能主要从合同文本的一致性、正确性、完整性等方面进行审查。具体来说，一致性是检查合同中的关键要素在合同上下文及合同管理系统中的数据一致与否，如签约双方名称在合同文本前后是否一致，是否存在错漏；正确性是检查合同要素是否填写规范，例如大小写金额的数值是否相等、大写金额的写法是否标准等；完整性是检查合同中关键条款、关键要素是否完整，例如合同中是否存在标的、价款、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、争议解决方式等关键内容。

（三）集成企业其他信息系统

企业生产经营中不仅要使用合同管理系统，还可能使用ERP、财务、物采、档案管理等等其他系统。各个系统互不关联，完全独立运行必然会产生重复劳动，因此，集成各个系统成为企业综合管理的必然要求。集成后的合同系统能将相关数据推送给其他关联应用系统，实现多个系统之间的数据共享。如合同履约申报时关联ERP 采购订单和入库验收单，合同管理系统就能对关联后的采购订单和入库验收单的明细与合同的内容进行比对验证，验证后的结果推送给财务系统，作为后续财务付款的重要依据，从而解决了合同承办人员在各个系统重复提报资料和数据的问题，同时也减轻了财务人员人工比对单据的工作量，打通了合同履行与采购收货、入库验收、财务付款的跨系统流程。

（四）增强系统智能化功能

改进后的合同系统从合同申报到合同履行各个环节增强了智能化功能，进一步提升合同承办和管理的工作效率。比方说：在系统审批流程管理环节，实现图形化流程定义，流程任务可采用串行、并行或自定义等多种组合方式，系统管理员能通过流程监控功能实现对已启动流程的合同进行提前干预；在合同申报环节，可根据合同相对人名称自动识别合同是否为内部合同或关联交易合同，避免了因合同承办人员疏忽或系统不稳定造成的合同性质选择错误的操作；在合同签订环节，实现了内部合同和关联交易合同在线签约、电子签章功能，保证了内部及关联交易合同双方数据填报与合同文本的一致性，提高了合同签订效率，降低了打印邮寄成本，避免了合同数据在系统中的重复统计；在合同打印环节，系统自动加载水印和二维码印防伪功能，防止篡改和伪造合同文本，保证了合同文本的唯一性、真实性和可靠性。在合同履行环节，系统能自动抓取合同文本中约定的付款条件、付款单位、收款单位、收款单位开户银行、收款银行账户等相关信息，不需要承办人再手动输入，既减少了合同承办人员的工作量又保证了合同相关信息填报的准确性。

通过采用信息技术手段对合同管理系统进行改进，合同系统的功能得到了优化，合同工作效率得到了提升，合同风险防范得到强化，对进一步规范企业交易行为、提升业务集成管理、加强法律风险防控、实现企业依法合规管理发挥了重要作用。