王志军

职场实践中，我们经常会涉及将数据按单位分类分别打印出明细的情况，例如图1所示的学情统计表，需要将学员总评成绩按学校名称和课程名称分类打印，除了手工排序之后逐一打印之外，有没有更好的处理方法呢？

我们可以利用数据透视表实现上述要求，具体操作步骤如下：

第1步：插入数据透视表

单击数据区域任一单元格，切换到“插入”选项卡，插入一个数据透视表，在随后打开的对话框检查数据区域是否正确，确认之后會在新工作表创建数据透视表。将学校名称、课程、姓名等字段拖曳到“行”区域，将“总评”字段拖曳到“∑值”区域，此时可以看到图2所示的效果。

第2步：设置报表布局

切换到“设计”选项卡，设置报表布局为“以表格形式显示”和“重复所有项目标签”，点击左侧的“分类汇总”按钮，选择“不显示分类汇总”。

第3步：设置字段设置

依次右键单击“学校名称”和“课程”字段中的任意单元格，打开“字段设置”对话框，切换到“布局和打印”选项卡，勾选“每项后面插入分页符”复选框。右键单击透视表，打开“数据透视表选项”对话框，切换到“打印”选项卡，勾选“设置打印标题”复选框，随后可以进行打印预览，就可以看到每所学校的学员成绩都在不同页中进行显示了，效果如图3所示。