余渝

重庆市巴南区保障性住房管理中心 重庆 400055

大数据环境下，事业单位档案工作不再是事业单位各项工作的终点，而是与办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作。档案工作的管理范围、管理对象、管理层次都发生了从传统到信息化的跨越式转变。跟随大数据发展趋势，采用信息化手段开展档案管理工作，是新形势下事业单位档案工作发展的必然方向和目标。作为档案管理人员，必须不断探索改进档案管理工作的方式方法，学习并融合新技术新科技，促进大数据与事业单位档案管理工作的融合发展。

1 大数据时代下档案管理信息化建设问题

1.1 档案的安全性不足

在如今的大数据时代，信息资源非常丰富，而且信息传播速度也非常快，对各行业的管理工作带来了契机，同时也带来了新的挑战。档案是珍贵的记录载体，包含着丰富多样的内容，通过大数据技术将纸质版档案制作成电子版档案之后，还需要采取一定措施以保障档案的安全性，但是一些单位在管理档案时，忽视了管理档案的载体建设。例如，在数据平台上没有通过安全软件有效监控电子档案的应用情况，极易引起网络病毒对档案内容造成侵蚀的情况，甚至丢失部分重要的档案内容，造成非常大的损失。基于此，安全性依然是档案管理部门应该关注的重点[1]。

1.2 数字档案处理任务繁重

在事业单位中，干部人事档案、文书档案、业务档案、合同档案、房屋档案、信访档案、工程档案等种类繁多，随着数字化技术的不断广泛应用，产生了大量的数字档案，传统管理方法在处理数据量庞大的数字档案方面，面临着严峻的考验。目前，大多数事业单位尚无独立的档案管理部门，繁重的档案工作在无专人专管的情况下，大多外包到独立的档案企业进行打包处理，一方面，加重了档案管理的成本；另一方面，也存在外包服务中潜在的泄密风险等问题。其次，外包公司同时会承接不同的档案管理业务，各企业、单位的档案归档整理时间大多会集中在年底和年初两个时间段，这会加大外包服务公司对档案数字化处理的压力，对于一些小型档案企业，势必会影响档案数字化处理的效率与质量。

1.3 管理人员综合素质有待提升

传统模式中，档案管理人员了解档案管理基本概念，熟悉相关工作流程即可上手档案管理工作，然而随着大数据时代的到来，档案管理模式进入数据化处理时代，对档案管理及管理人员提出了新的更高要求。一方面，档案数据化处理要求档案工作人员不仅仅局限于最基本的档案管理业务素质，更需要具备计算机处理、数据处理、软件应用等多元化技能。另一方面，档案数据化不仅仅是以往传统模式的将档案完整保存、妥善保管单一的工作，演变为运用数字化处理，快速有效地对档案信息进行保管、调阅和查找、利用等工作。

2 大数据时代下档案管理信息化的具体策略

2.1 建立健全档案管理的各项制度

事业单位在新形势下的大数据档案管理，需要将工作中各项制度进行完善。首先，要认真研究大数据在档案管理中的具体应用和使用标准，从细处着手，将工作细化为不同类别的制度，而且要实现工作制度和大数据技术相融合，例如建立管理档案的手机“APP”平台工作制度等。其次，要研究制定能够有效落实大数据档案管理的各项制度，并严格贯彻落实与执行。同时，要建立健全督查机制，全面检查工作制度的落实情况，特别是要认真总结并发现落实制度时存在的突出问题，及时加以整改。

2.2 打造一支高素质、复合型人才队伍

在大数据背景下，档案管理人员需要从传统纸质档案管理过渡到信息化技术管理档案，这要求管理人员要尽快提升业务能力和使用信息化技术的水平，这是现代化手段管理档案的基本要求，也是档案管理改革创新的重要内容。现代化的档案管理要求人员向懂专业、会技术、能操作、熟利用的多能化方向发展，能够把信息化技术、数字技术、情报学和档案管理结合。这对档案管理人员提出了非常高的要求，比如，文件的扫描登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是基于信息技术而实现的，均要求档案管理人员必须具备较强的信息技术素养和综合素质。为此，打造一支高素质、复合型人才队伍迫在眉睫。对于在职档案管理人员，一是要培养其对于电子档案的规范化管理能力，提升其计算机操作与网络安全防护技能，加强专业化的信息技术培训，提升其适应大数据时代档案工作的能力。二是要加强培训和考核，对于考核不合格的档案管理人员，进行反复的培训和提升。对于新入职的人员，要提高准入门槛，招聘专业化的管理人才。通过多方努力，切实打造一支高素质、复合型人才队伍[2]。

2.3 制定完善的安全防护制度

大数据时代背景下，事业单位在档案管理和利用中获得了档案信息化建设带来的许多便利，然而也会存在一些安全隐患。因此，事业单位在规范档案数据化的工作中，建立健全完善的安全防护制度和技术、资金及管理方面的保障制度意义重大。一是在档案管理信息化建设过程中会利用到大量机械设备与人力资源，对此就必须加强对于安全风险的管控，加强档案的保密工作。比如在局域网的条件下运用各种信息数字化的机械设备，严格监督与管理人力资源，将机械设备对应的责任人进行明确。在运用档案数字管理系统以前，采取科学有效的方法对应用范围进行严格管理，其中包括管理者和查阅者的权限控制及信息库的云备份，利用入侵检测与数据加密等诸多方法，加强对内部网络问题的妥善处理，在此基础上才可以有效防范黑客的攻击，提升档案的安全性。

2.4 做好档案管理保密工作

在档案管理工作中，大数据技术的应用有效促进了档案管理工作的开展与提升，给档案管理工作带来了新的机遇与挑战，大数据的有效应用能够促进档案管理事业的不断发展，有效提高档案管理工作的效率，还能够在一定程度上节约人力资源成本。同时，大数据在实际应用过程中也存在着一定的问题，对档案管理保密工作提出了更高的要求。在大数据时代，信息化不仅让档案信息与数据可以跨越时间、地域、介质交流，同时也使得档案信息比较容易丢失、损坏或者泄漏，因此必须要提高档案信息保存的安全意识，在工作中不断规范行为操作和程序，从而保证档案信息的安全性与保密性。除此之外，事业单位还应该加强管理软件与硬件的建设，为了能够使档案信息化管理工作适应大数据时代的发展与实际需求，需要向相关部门申请专项工作经费加强相关基础设施的投入，对陈旧的设施进行更换升级，保证档案信息平台的建设，满足档案搜索引擎的服务需求[3]。

3 结束语

大数据时代下，档案管理工作平台逐步由传统的纸质记录转变为数字化记录，同时档案信息管理的各项机制也正在向信息化方向逐步转变，为进一步提升事业单位档案管理的转型效率，必须充分依托于大数据技术本身的优势，肩负起数据治理的职责，建构多方位的管控机制，为档案信息的防护与利用提供基础保障，使得事业单位的档案管理工作与社会整体发展相匹配，不断提升档案管理工作效率，创新工作手段，有效利用资源，实现档案管理工作在数据时代发出自己的声音。