基于融入工程管理的某供电公司电网建设档案管理提升措施研究

2019-12-30袁侃凯

中国科技纵横 2019年21期

袁侃凯

摘要：电网建设档案的管理是一项重要的工作，本文针对某电网企业在电网建设档案管理中的存在的难题，阐述了通过将电网建设项目档案管理深度融入工程管理的创新的具体管理措施，并对实施后的效果实施效果进行了论述，提升电网建设项目档案管理质量、效益，为档案更好地服务经济社会发展打下坚实基础。

关键词：电网建设;档案管理;提升质效

中图分类号：TP311.13;TM73 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）21-0118-02

0 引言

工程档案管理是电网工程建设的重要组成部分、重要的成果内容和真实记录[1-8]。随着我国经济的快速发展，对高质量的供电需求越来越高，电网建设项目较多、建设周期长、参建单位多，给电网建设项目档案管理带来较大难题[1]。电网建设项目档案在电网建设工程中占据着极为重要的位置，是对工程建设全过程的真实记录，也是工程达标投产、申报评优的重要依据[7]。吴传来等[8]针对电网建设过程中存在的问题，提出了规范化管理的一些建议;四川电力公司开展了电网建设工程的全过程咨询管理方面的探索和实践[9];梁杰等结合渝鄂工程实际探讨了档案过程数字化管理工作思路[10];罗华清等结合电网工程建设过程中会产生大量图纸、数字模型和档案资料的实际问题，探讨了电网建设设备移交环节的数据管理[11];国网四川省电力公司探讨了电网建设项目档案全过程管控体系构建并结合工程档案管理的实际工作开展了应用[12];随着“互联网+”时代的到来，基于移动互联网的档案资源开发利用在企事业单位逐步实现并取得较好的应用效果[13];针对电网设备档案数据中无法提炼错误规则的数据问题，龙婧等[14]运用机器学习算法基于机器学习的电网设备档案数据异常进行自动诊断，诊断，提高数据质量。综述所述，由于档案在审计、工程创优等方面越来越重要，同时，进入大数据时代，档案“留史、存凭、资政、育人”的价值更加彰显，研究档案大数据，总结经验、探索规律、指导实践，已成为时下热点，而档案的质量直接影响大数据分析结果的准确性。因而网省公司深入实施档案规范化、精益化、信息化管理，对档案工作要求越来越高。国网无锡供电公司在上级的坚强领导和悉心指导下，完善管理机制、夯实管理基础、创新管理方法，档案管理水平和服务能力持续提升。

随着经济社会快速发展，电力工程建设如火如荼，作为电网工程“成长日记”的电网建设项目档案的档案数量也快速增加。以无锡市为例，2017年，共投产220kV项目4个，110kV变电项目9个、线路项目6个，新增变电容量1092MVA，110kV以上线路长度81.4km，共形成电网建设项目档案案卷1938卷，文件17004件。档案工作量增加、质量要求提高、管理难度加大的同时，而电网档案管理人员短缺并未增加。与此同时，电网工程的参建单位越来越多，部分参建单位档案意识不强，“重建设、轻档案”，部分资料员责任心不强、归档水平低、质量意识差，且资料员流动性较大，不时有新手归档，这些因素，导致档案验收时整改工作量很大，增加了电网工程档案的管理难度，影响了档案质量。综上所述，提高电网项目档案管理质量、效率势在必行，因而进行电网项目档案管理创新，将档案管理深度融入工程管理具有重要的实践和工程意义。

1 提升的管理措施

将档案管理深度融入工程管理提升管理效率主要从以下八个方面的管理措施：

（1）优化职能，实施责任制。工程档案管理深度融入“谁主管、谁负责”“谁形成、谁归档”理念，实施项目经理档案责任制，对档案的及时性、完整性、准确性负责，落实“管工程必须管档案”，有效改变档案管理部门对参建单位约束力不强的情况。将档案管理部门的档案组卷职能调整至建管部门，便于及时将办理完毕的文件及时归档，做到“事毕卷立”。

（2）理顺流程，建立四级审核。明确档案管理部门、建管部门、参建单位的档案职责，使各单位各司其职、各负其责。建立由项目经理档案工作网络，做到任务到岗、职责到人，压紧文件形成、办理、收集、整理、归档各环节责任。建立参建单位自检，监理单位、建管部门、档案部门审核的四级档案审核机制，进一步提升档案的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性，形成环环相扣的高质量档案的流水生产线。

（3）考核激励，提高执行力度。工程启动时，将“建精品工程、创精品档案”目标宣贯至每一位参建人员，使之成为各参建单位和参建人员的共同目标。将档案工作要求纳入施工、建立合同条款。建立电网建设项目档案“流动红旗”制度，定期通报各参建单位归档情况，评选“流动红旗”先进单位，考核落后单位。激励与考核并举，使创精品档案成为各参建单位和参建人员的行动自觉。

（4）关口前移，加强过程管控。档案人员由“等着收进来”向“主动走出去”转变，参与设备开箱、竣工验收、工程评优等重要环节，使档案管理和工程管理同步。变“事后验收”为“事前交底、事中把控”，项目开工前，进行交底，明确归档质量、时限要求，提醒归档重点、要点、难点，使相关人员掌握“要做什么”“该怎么做”，项目实施中，加强过程管控，根据需要，不定期开展档案协调会，及时发现问题、督促整改，切实减少后序整改工作量，提高工作效率。

（5）掌握进度，提供精准指导。借助档案信息网络平台，档案人员及时掌握工程进度，根据各阶段性档案工作重点、要点、难点，精准指导各阶段的归档工作，使档案随工程进展环环相扣、段段相连、步步延伸、逐步形成，成为记录项目全过程的“成长日记”，不再是“回忆录”。

（6）建微信群，加强沟通交流。组建工程档案微信群，邀请各项目经理，参建单位负责人、资料员进群，档案管理人员及时回复微信群中的问题，提供具体指导、个性服务。双管齐下，促进档案质量提升。

（7）加强培训，促进技能提升。定期组织参加单位档案人员开展培訓，宣贯规范、讲解方法、交流经验、提升技能。同时，适应当下碎片化阅读习惯，档案管理人员每周定期将归档知识小贴士分享至微信群，将档案培训化整为零，使相关人员积“每周一小点”的“跬步”，至能力提升的“千里”。

（8）加大宣传，提升归档意识。加强档案利用统计分析，收集档案利用典型案例，尤其注重电网建设项目档案对于设备改扩建、审计、评优等方面的利用案例，制作新媒体作品，分享至工程档案微信群、朋友圈，彰显档案价值、档案工作价值，提升相关人员的档案意识和工作成就感，促进其做好档案工作的自觉性。

2 实施效果

国网无锡供电公司自2016年实施了该系列措施后，电网建设项目档案质量、管理效率得到了明显提升，主要体现在以下三个方面：

（1）档案管理更加精益。通过实施档案责任制、流动红旗评比、加强过程管控，进一步明确职责分工、理顺管理流程、畅通沟通渠道，建立了组织完善、制度健全、人员齐备、权责清晰、流程顺畅、管控有序、监督有效的电网建设档案管理体系。在文件的形成、办理、收集、整理、归档全寿命周期内，建管部门、参建单位、档案管理部门等均能各司其职、各负其责、无缝衔接、精准配合，促进了电网建设档案管理精益。

（2）归档工作更加高效。由于建立了精益的档案管理体系，打通了电网建设档案管理的“任督二脉”，减少了重复劳动，提高归档效率。1）以往的办公室档案管理人员集中组卷时，需要先重新阅读、理解文件，而建设部门负责组卷后，文件办理完毕后，立即开展价值判定和分类，真正做到“事毕卷立”，减少了档案管理人员再次阅读、理解文件的工作量。2）由于加强了过程管控、监督指导，相关人员在归档过程中准确掌握要做什么、该怎么做，档案一次验收合格率稳步提升，有效减少了档案验收时的整改工作量。

（3）档案质量持续提升。由于工程档案管理体系精益、运行高效，档案质量持续提升。1）文件经办人员对文件理解更深、把握更准，由其进行文件价值判定、分类，更加准确。2）通过加强正向激励、监督考核、宣传引导，强化了建管部门、参建单位相关人员的责任意识、质量意识、档案意识，通过加强沟通指导，促进相关人员的归档技能提高，为提升档案质量打下了坚实基础、提供了人力保证。3）由于档案管理人员全程参与归档过程、及时给予指导，确保了档案质量源头治理有效、过程管控得当，使档案质量可控、能控、在控，档案的及时性、完整性、准确性、规范性持续提升。

3 结语

持续提升电网建设项目档案管理工作任重道远，要以永远在路上的心态，立足实际，坚持目标导向、问题导向，从健全制度、优化流程、强化落实、增强监督、提升队伍等方面入手，引入互联网+、大数据等新理念、新方法、新技术，不断提升电网建设项目档案管理质量、效益，为档案更好地服务经济社会发展打下坚实基础。

参考文献

[1] 李临.电网企业工程档案网格化管理构想[J].中国档案，2018（12）：41.

[2] 冯军淼，欧方浩.基层单位工程档案管理现状分析与对策[J].农村电气化，2019（07）：79-80.

[3] 罗本壁，宋洪磊，倪向萍.特高压交流工程档案管理创新[J].项目管理评论，2019（03）：68-70.

[4] 韩新玲，刘谣.信息化档案管理体系的构建与实施[J].中国电力企业管理，2019（14）：48-49.

[5] 陈英.浅谈电力工程建设档案管理分析[J].中国高新区，2018（2）：150.

[6] 李小燕，赵宏志.电网建设项目工程档案管理方法的探讨[J].企业技术开发，2015，34（22）：116-118.

[7] 张蕾.电网建设项目档案管理中的问题及相应对策[J].城建档案，2019（04）：68-70.

[8] 吴传来.电网建设项目档案规范化管理分析[J].科技创新导报，2018，15（33）：135+137.

[9] 马晓丽.电网工程建设全过程咨询企业档案工作实践[J].中国档案，2018（10）：67.