◎潘 峰

（承德市市场监督管理局 河北 承德 067000）

档案本身就是一种重要的信息资源。信息时代，人民群众日常生产生活中有待处理的信息数据量大幅提升，对档案管理提出了更高要求。档管理创新能够推动档案管理工作逐渐向着科学化和标准化的方向发展。

一、新时代档案管理的含义及优势

新时代档案管理是将以往的实物记录存档逐渐转换为数字化存档。档案管理工作进行过程中，需要切实遵循档案管理部门编制的规章制度。相较于传统档案管理模式来说，信息时代的档案管理展现出下文中所说的这些优势。

档案管理本身是一项比较复杂的工作，需要在实际工作过程中收集各方面的信息数据，消耗大量的人力、物力，在现代信息设备的帮助下，可以更高效的完成档案整理及收集工作[1]。

推动档案传输速度提升，并对档案传输的安全性做出保证。以往档案信息传输工作，需要将承载档案信息的纸质载体运输到目的地，在传输过程中稍有不慎，就会造成档案信息丢失或者是档案破损等问题，运输流程中的不确定性因素非常多。信息化时代档案管理有特定的技术措施，通过互联网完成档案传输工作，不单单是可以缩短档案传输时间，也可以对档案传输的安全性做出一定保证。

信息时代，档案信息大都是储存在各种电子文件中，一般都有备份，相较于传统档案保存方法来说，基本上是不会受到自然因素及不确定性因素的影响。

二、事业单位档案管理中存在的问题

（一）对档案管理的认识不正确

以往一段时间中，我国有些事业单位没有将档案管理放置在应有的地位上，不重视档案信息化管理工作。其中存在的突出问题是，事业单位工作人员没有积极对档案信息化管理进行宣传，没有形成信息化工作意识，这会对后续档案信息化管理技术的应用造成一定影响。除此之外，对档案管理认知存在问题，某些事业单位虽然制定了档案信息化管理方案，但是内部工作机制的随意性比较强，整体管理处于混乱和松散的状态。在档案管理工作进行过程中，各个管理部门都呈现出一种独立管理的态势，不会积极开展信息交流沟通活动。在此背景下，事业单位档案管理工作不单单会消耗更多时间和精力，也难以对档案信息的利用率做出保证[2]。

（二）档案信息化管理制度存在一定缺陷

监督管理部门有时没有按照实际要求执行。另外，在此过程中，管理人员不能随意查看个人档案信息，让人民群众利益受到损害。

三、新时代事业单位档案管理创新

（一）保证档案资源共享

因我国范围内各个单位使用的档案资料管理标准不一致，在档案管理工作进行过程中，软件的应用情况是较为混乱的，各个部门档案资料没有相互连通，因此档案资源也就没有办法顺利的共享。档案管理人员需要推动档案管理范围及内容向着规范化的方向转变，在各个档案管理环节中都施行标准化管理，为信息资源共享机制的构建奠定坚实的基础。计算机网络的开放性，有利于各用户之间实现信息资源共享。在档案管理工作中需要建设档案信息数据库，用来归集全部的人员档案信息。如果某一部门因工作需要想要查看某一职工档案，只要主管提出申请，经过上级审批之后就可以直接进入数据库搜索。如果出现人员调动的情况，也可以通过档案信息数据库实现共享。另外，负责档案管理工作的领导层要为部门内的员工设置一个相对应的账号和密码，精简工作环节，实现公司信息化资源利用的最大化，有效减少事业单位人力、物力、财力的重复浪费。

（二）在原有管理机制的基础上进行改革

以往我国事业单位档案管理工作进行过程中，存在着档案使用不便以及管理不到位等问题。档案管理系统建设的分散性比较强，并且在档案管理工作进行过程中，选取的软硬件不一致，管理人员应当对档案资料做统一的管理，制定相同的软硬件选取标准，保证可以将全部信息数据都划归到系统化管理范围内，促使档案信息管理逐渐向着自动化及标准化的方向发展，使档案信息管理效率及水平得到提升。工作人员可以在日常工作中依照单位规定的档案管理制度有条不紊地开展各项工作，真正使自身的档案管理工作有证可循、有法可依。为此，事业单位在加强档案信息化管理制度建设的过程中需要注意以下几点：（1）大数据环境下的档案管理应当遵循连续性原则，将个人信息依次录入到计算机系统中，这样能够减少后期查阅的工作量，提升工作效率。（2）事业单位的档案管理制度建设需要将人员的奖惩条例考虑进去，从本质上提高档案管理人员的工作积极性[3]。

（三）在原有数据库的基础上进行创新

越来越多的高新技术广泛应用于生产生活领域，其中大数据技术在事业单位档案管理中的应用中发挥着重要的作用。档案信息管理系统实际运行过程中，只有完善的数据库，才可以实现纸质档案到电子档案之间的过渡。数据库作为档案信息管理的基础内容，其发展及建设是一项长期性工作。在数据库建设工作进行过程中，应当切实遵循从低级到高级过渡的原则，明确各个环节的具体工作目标，科学合理的对信息技术和档案管理之间的关系进行协调，推动目录库和数据库相互融合，解决以往档案管理工作中遇到的问题。为了避免出现档案资料丢失的情况，部门负责人需要做好信息化档案建设的安全存储环节，最大程度地减少损失。操作人员应当学会根据重要性指数对信息化档案进行分类，将数据分别存储并加密，保证资源存储的安全可靠；并随时观察计算机系统的运行状态，一旦发现异常应当立即检修，务必确保信息安全存储和传递。

四、结语

综上所述，随着社会的快速发展，传统的档案管理工作方式已经无法适应时代的要求。事业单位应积极开展档案管理创新工作，在新时代中，信息化在档案管理领域中注入崭新的活力，让档案管理工作逐渐向着多元化的方向发展。信息时代中如果想要妥善完成档案管理工作，除了提升硬件实力之外，也需要构建出统一的网络平台，切实加大数据库的建设力度。相关工作人员在实际工作过程中应发散思维，将档案的实用价值放置在较为重要的地位上，更好地为社会服务。