何荣财

（三明林业学校，福建三明 365000）

随着我国信息技术的发展，档案管理工作已经深入到各行各业、各个领域，成为组织或个人在生产生活过程中至关重要的一个内容。随着云时代大数据的发展，档案信息的收集、分析、传播等都给单位和个人带来了巨大的转变，同时也对档案管理工作提出了新的挑战。以往的档案管理工作模式已经不能适应时代的发展，硬件和软件设施都需要得到提升。而数字档案室则是档案工作的关键基础，在中职校，云时代的今天，需要建立数字档案室，才能与时俱进，从而提高中职校的档案管理水平。

1 中职校档案管理、数字档案室的重要意义和作用

1.1 档案管理工作的重要意义

档案是真实全面地反映一个单位的历史，是单位规范化、精细化、科学化管理的基础，是单位开展文化建设的重要素材，传承单位文明的重要载体，是实现单位改革发展的最有力工具。档案具有真实性和原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。档案的作用凸显出档案管理工作的重要性。做好档案管理工作，能够为单位提供良好的服务，助力单位的健康发展。

1.2 数字档案室的作用

数字档案室是随着科技信息发展逐步建设起来的。档案信息化是时代发展的趋势，传统的学校档案管理工作急需向办公自动化应用转变，数字信息化，是档案管理工作提升服务水平的体现。数字档案室是信息化条件下档案室的升级版，是管理单位档案信息、连接办公室自动化与数字档案馆建设的关键一环。中职校在建设数字档案室时，一是要符合社会信息化的要求，二是要结合学校的特色建设，这样将有利于提高学校的档案管理工作水平，为学校提供完整、真实、可靠且安全的档案信息，从而更好地服务于学校发展。

2 当前中职校档案管理的现状

（1）学校领导意识不强，重视不够。中职校的主要功能是培养适应社会需要的技术技能人才，并对毕业生就业进行指导。现在大多数家长都趋向于让孩子入读普通高中而后考大学，那么中职校的生源就比较匮乏，质量更是不尽如人意。在这样的背景之下，学校领导更加重视的是招生与学生管理工作，所以很难重视到档案管理工作。虽然说中职校的档案管理工作不能产生直接的效益，也无法直接提升学校的知名度与影响力，但是作为一项基础性和服务性工作，其重要性不言而喻。所以，中职校的档案管理工作有些被边缘化，得不到领导重视，档案管理人员也是参差不齐，责任意识也不强，导致档案管理工作不规范、随意化、应付化，档案管理工作的总体水平偏低。

（2）中职校档案管理制度不科学，信息化水平低。领导不够重视，档案管理制度自然也是难以结合学校实际工作和特点制定，不科学也不能适应新时代的发展步伐，有的学校甚至没有制定相应的档案管理制度。在人力、财力、物力上投入的也比较少。在信息化时代，数字档案室的建设比以往的档案室建设需要投入更多的人力、物力和财力。云时代的数字档案室建设需要资金的支持，学校不重视档案管理工作，在这方面投入的资金也很有限，数字档案室难以实现，总体的档案管理信息化水平低下。

3 云时代数字档案室的特征和发展趋势

数字档案室是信息化条件下档案室的升级，是指单位在档案管理发挥作用的过程中，运用现代化信息技术对电子档案和传统载体的档案等数字档案信息进行收集、归纳、整理、存储和管理、检索利用，通过计算机网络提供共享利用和信息服务的管理平台。

（1）数字档案室的特征和功能。数字档案室的特征和功能包括资源的数字化，实体的虚拟化、管理的系统化、传递的网络化、利用的知识化。数字化就是在大数据时代，很多资料信息都以数据呈现和存储，包括电子文本、图像、声音、视频等；虚拟化是指对传统纸质的档案等进行数字化加工，可以利用信息化手段对这些资源进行管理和规范；系统化是指在数字档案室的信息管理系统中，能够对档案业务的流程、规范等进行设定，系统、规范地管理；传递网络化是指数字档案室要通过网络连接，运用计算机系统，实现档案的收集和管理等，并能够在安全的网络环境下实现共享；知识化是指数字档案室能够系统地搜索出相关的档案信息，将纯粹的档案信息组织联系成动态信息，为档案查询者提供知识化的数据信息。这些特点和功能与传统的档案室相比较，更能适应云时代大数据信息发展的步伐，能更好地服务于学校的发展。

（2）数字档案室的基础设施建设。云时代，计算机技术发展迅速，将这个技术运用到数字档案室建设中，要确保数字档案资源的安全和有效。数字档案室的基础设施建设决定了该档案室的服务质量和水平。数字档案室的基础设施包括网络，系统的硬件、软件，以及安防系统、终端和辅助设备等。网络基础设施需要根据学校的需要进行统筹规划，合理设计和建设。系统硬件包括服务器、存储与备份。安防系统则是对档案信息进行安全保护。终端和辅助设备包括计算机、扫描仪、打印机、刻录机、移动存储介质等。

（3）数字档案室建设的发展趋势。数字档案室是对传统档案管理模式的挑战。通过计算机等电子设备和网络对档案进行收集、整理、存储和共享。数字档案室的建设，会不断促进档案资料的数字化，将所有能够转换为数字的资料都通过技术手段转换；在办公自动化中，收发文件、传阅、归档等都可以通过计算机档案软件进行，即文件的办公过程变得自动化和数字化，便于传输、保管和共享。

4 中职校加强数字档案室建设的建议

（1）提高领导意识，更新档案管理理念。首先是领导要意识到档案的作用，档案管理工作不是可有可无的工作，而是学校的基础性、服务性工作，对树立学校形象也起到关键的作用，从而重视学校档案室的建设。其次是传统的档案都是通过纸质版来进行管理，但在云时代、大数据的今天，学校领导也要意识到数字化建设已经逐渐成为档案管理的发展趋势，要更新对档案管理工作的理念，充分利用科技信息手段将繁杂的档案管理模式转变为科技、安全、高效的管理模式，以适应新时代信息的发展。

（2）加大资金技术投入，做好基础设施建设。数字化档案室建设，不仅需要领导思想上的重视，还需要学校投入一定的人力、财力和物力。要实现档案室的数字化，基础设施必不可少，这是数字化建设的基本保障。首先，要把数字档案室的网络管理中心设置在学校的中心机房，配备能满足数字档案室应用的专业服务器。要有相对独立的档案数据网络，与互联网区分开来，进行有效隔离，这样在数据传输和共享的时候，加上安全保障设施，确保档案信息的安全。网络的性能要能够适应当前图像音频等数据的播放、传输和利用等方面的要求。同时机房要能够防雷、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等，确保基础设施的稳定和安全。其次要配齐终端和辅助设备包括计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、移动存储介质等。在档案信息的收集、数字化到录入、存储，再到输出等，都需要通过这些设备来完成。第三是建设好数字档案室的应用系统，也就是档案管理工作的软件。软件是数字档案室的核心，它包括数据的数字化收集、登记录入、分类存储、保管期限、检索统计、格式转换、权限管理、共享范围、备份情况等，是结合学校特点的完整性档案管理系统，充分运用好这个系统，可以快速查阅检索档案信息，提高档案的管理和开发利用效率。

（3）制定适合学校特色的档案管理相关制度。管理制度是规范工作的一项重要措施。中职校的档案管理工作也是如此。首先对数字档案室要制定和完善制度，人员的进出，检索的流程，数字档案室的维护等等。第二是对数字档案本身的相关制度。如档案分类管理、分类方案、信息收集、信息录入、存储和检索利用、输出、备份等，都要符合国家档案管理的标准，又要结合学校的特色，让档案的作用尽可能发挥到最大化。在用户权限和管理权限上也要做说明，科技不断发展，要不断完善安全保障制度，确保档案的安全。

（4）加强档案室管理人员的业务培训。数字档案室管理人员素质的高低直接影响了数字档案室的工作效率和质量。中职校为提高数字档案室的效率和质量，应结合学校实际，以示范校建设和学校管理水平提升工程等为契机，配备足够的档案专业管理人员，并加强岗前培训，在岗期间定期或不定期参加区域或教育部门在信息化时代对档案管理的专业培训，使档案管理工作人员不仅具备最新档案管理专业方面知识，还要能够较好地使用计算机、网络、服务器等硬件和软件设备，不断提高其操作能力。同时要制定相应的奖惩制度，加强档案管理工作人员的责任心和使命感，并对他们的发展和进步给予保障，提高他们的工作积极性和主动性，提高数字档案室的服务质量。

5 结语

学校是培养人才的地方，是指导学生就业创业的平台，学校的发展关系到学生的成长。学校的档案管理工作在学校的发展中起着举足轻重的作用。在云时代，计算机信息技术越来越发达，对中职校的档案管理工作也提出了新的要求和挑战。数字档案室的建设是档案管理的基础，它实现了档案的数字化，利于存储和检索，大大缩短了档案的查询时间，提高了档案利用效率。数字档案室使档案管理的手段得到了根本性转变，学校通过利用云时代科学技术，不断增强和提高学校档案的服务功能，充分开发利用档案，扩大档案的服务范围和效率，对学校的形象和改革发展起到了至关重要的作用。当然，科技是在不断发展的，中职校的数字档案室建设起来后也不是一成不变的，还需要跟着时代发展的步伐，不断更新和完善，让档案充分发挥应有的作用。