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提高办公室工作质量的“三个要点”

2019-12-24徐畅

企业文明 2019年12期
关键词:办公室习惯材料

徐畅

2017年3月,由于工作调动,我来到大庆油田第五采油廠第一油矿担任综合办主任。从专业技术岗位转到一个完全陌生岗位,我顿感压力很大。作为初入办公室的新人,如何以最快的速度找准定位、做出成绩,通过两年来的不懈努力和勤奋实践,我深刻领悟出把握“坚持学习、注重细节、善于思考”三个要点的工作方法,以此不断完善自我、提高自我,推进办公室工作上水平。

坚持“三学导向”——在汲取知识中提升自我

从事办公室工作,不仅要政治过硬,而且要知识面广。因此,必须把终身学习作为不懈的追求,在提升自身素质能力上下功夫。

要向书本学习。广泛涉猎历史、哲学、文学领域知识,密切关注时事政治,及时了解和掌握上级大政方针、决策部署,努力使自己洞察形势、通晓全局,有较高的思想站位。要养成读书看报习惯,遇到有价值的信息或好句、好段认真摘录,研读其中的逻辑关系和表述风格,这有助于以后工作的提升。

要向同事学习。他山之石,可以攻玉。同事的宝贵经验通常可以使我们少走很多弯路。刚到综合办的时候,领导就交给我一项任务,即根据上级最新出台的制度政策对矿里相关的办法进行更新修订。听完后,我感到十分迷茫。上级出台了哪些制度,什么内容变化了,大脑一片空白。于是,我就询问身边有经验的同事,他们耐心指导我,并告诉我一定要及时研读透彻上级文件精神,第一时间了解和掌握中央和集团公司、油田公司和厂内的动态,做到厚积薄发,这样才能心中有底,遇事不慌。

要向实践学习。实践是最好的老师。办公室工作不仅要做好规定动作,更要结合实际,形成自己的特色思路和方法。无论是撰写材料,还是筹办会议,每一次经历和实践后,我都及时总结有哪些好的做法、习惯是需要坚持的,有哪些问题是要避免的,在下次再做同样工作时进行对标与校正,大大提升了工作质量和效率。

养好“三种习惯”——在把握细节中提升能力

办公室工作无小事,任何思想上的麻痹、行为上的偏差,都可能影响工作的运转,甚至影响大局。所以,要时刻保持谦虚谨慎、精益求精的态度,确保办文办会零差错。

要有严细认真的习惯。年底职代会材料在印刷前都要进行严格校对,由于时间紧任务重,我和办公室的同事分工负责,在校对过程中我身边一位同事提醒我表格里有一个人的性别粘错了,瞬时间我感到非常惭愧,幸好她及时发现,纠正了错误,才避免出现笑话。从此,无论多么紧急的工作,我都认真检查,做到零失误。

要有应急准备的习惯。办公室工作涉及面广,这就要求我们考虑问题不仅要周全,还要随时准备化解各种突发情况。有一次矿里召开某项重要会议,要求参会人数必须达到80%以上,会前我落实参会人数达到80%,原本认为可以放心了,但是一想万一有什么突发状况,影响的就是全矿的工作。于是我立刻跟领导汇报,准备了足够的预备参会人选。不曾想会议当天有厂级某专项培训,这时我立刻安排预备人选入场,保证了会议如期进行。这件事启迪我不管做什么,都要力争想全、想细,从细节做起。

要有随时记录的习惯。办公室事务性工作较多,好记性不如烂笔头,要有随时记录的习惯。不管是接电话还是领导的工作汇报,或是到基层调研,都要养成随时记录的习惯。每天上班后手边都要有一张工作任务清单,根据轻重缓急,逐一处理事项,避免遗漏。

练就“三勤本领”——在善于思考中提升水平

在办公室工作,首先要具备一定的文字功底。没有一定的文字审阅能力,根本玩不转。因此,必须提升自己的写作水平。

要勤于修改。文章不厌百回改,反复推敲佳句来。众所周知,撰写材料最能检验一个人的工作态度和精神状态,是应付着写的、还是用心写的,一眼就能看出来。无论是工作总结汇报,还是情况反映、经验材料,都切忌随意性,须以孜孜以求、精益求精的态度,反复推敲取舍、虚心请教他人,以保证材料质量。

要勤于对比。对比是发现材料问题的最直接有效途径。要把上报给领导或上级的文章跟自己的初稿进行认真对比,反复琢磨字句,思考修改后的行文方向、基本框架、写作内容和写作风格,这样会很容易找出自己的不足,帮助自己成长进步。

要勤于挖掘。写好材料,必须有股挖掘素材的钻劲。去年政工会,我参与撰写一篇典型事迹材料,3 000多字足足写了一个月。有关他的事迹,我不知读了多少遍,一字一句地用心感受。为写好这篇文章,我私下里经常到他的工作室同他聊天,琢磨他的每次心理变化和心路历程,最后成功完稿,被收录在厂政工会论文集。

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