企业档案电子化管理存在的问题及措施

2019-12-19魏敬

商品与质量 2019年36期

魏敬

内蒙古昊盛煤业有限公司内蒙古鄂尔多斯 017000

1 新形势下档案电子化的重要性

档案电子化建设，能够高效实现资源共享，适应现代化建设新形势的发展需要，数字化管理更有利于保护档案。通过档案电子化建设将档案原件利用计算机扫描技术进行数字化处理，制作数字化副本，以供利用和交流，可将原件妥善保存起来，能有效延长保存时间，防止因长期翻阅造成字迹模糊或破损，同时数字化副本能够实现异地保存。档案电子化管理可以提升工作效率，让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来。数字化档案具有智能信息处理技术，将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，通过存储管理技术把图片与索引字段存储到光盘库、磁带库等各类大容量存储介质中，方便了档案的查询与利用。同时档案的数字化发展，不再受孤本的限制，一份文件能够同时提供给多人使用，实现了档案信息的共享。数字化档案可以让人们足不出户在电脑前就能完成档案的查找和借阅，使用过程中不再受时间和空间的制约，档案不仅能够实现异地调阅，而且利用空间得到有效扩展。虽然档案数字化是大势所趋，但纸质档案已经经历了上千年的考验，因此只有将实体档案和数字化档案相结合才能更好地为档案工作服务[1]。

2 档案信息电子化的优势与不足

档案信息电子化，意味着档案工作者基于特定的办公自动化系统，在计算机上就能够完成电子文件的起草、修改、排版、定稿、印发工作，节省了整个文件的制作流程，再加上所有的信息是以电子形式显示在计算机上的，只需要轻轻点击鼠标和键盘就可以进行修改、复制、多个版本的储存的特性，节省了工作者的时间和精力。档案信息的电子化工作只需要一台电脑，减少了对纸张、笔等的使用，减少对宝贵自然资源的消耗，为档案管理工作节省了大量的开支。档案电子化具有众多优势，也很容易实现，但在具体的工作中仍旧出现了一系列的问题：首先，电子档案的保存缺乏历史延续性，电子档案管理作为一种新兴事物开展时间晚，在这之前的工作缺乏责任主体，大多是谁的资料谁保存，在长期的机构改革、岗位调整和工作移交过程中资料部分丢失。其次，电子档案应用没有科学的共享机制，在单位的不同部门中由于工作需要经常要共用到某些文件和资料，但是因为缺少科学的共享机制，导致各个部门档案资料散存在各处，一旦需要就大范围地进行借阅和查找，影响工作效率与质量。最后，电子档案的储存格式不统一，这样就导致工作人员在使用档案时出现“文件打不开”“文件已损坏”“格式不支持”等问题，影响电子资料的使用[2]。

3 企业档案电子信息化建设的具体内容

3.1 电子档案应用系统的建设

企业电子档案应用系统的建设主要包含四部分内容，分别是档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的应用以及档案信息的安全。电子档案应用系统的建设与企业档案信息化的整体建设进程有着密切的关系。企业的电子档案应用系统可以由企业内部的研发部门进行自主研发，也可以使用专门的软件开发公司所开发的专业软件。但是在开发工作开始之前，企业需要针对自身档案管理的现状进行充分调研，了解档案信息化建设对应用系统的相关要求，最终使应用系统在功能需求方面契合于企业档案管理工作的发展。此外，档案信息化建设还要包含电子文件的管理，因此在电子档案应用系统的建设工作中还要充分考量企业的其他信息系统，使这些信息系统当中具有价值的电子文件实现自动归档。

3.2 电子档案信息化资源的建设

企业在信息化资源建设过程中要以企业内部所存储的档案电子化为基础，将工作重点向电子文件的归档管理方向转移，最终全面提升电子档案信息化资源建设的水平。电子档案信息化资源的建设可以说是信息时代下企业档案管理工作的发展核心，档案信息当中蕴藏着企业的价值，在企业运行过程中发挥着至关重要的作用，其开发和利用的层次是企业档案电子信息化建设成就的重要衡量标准。档案信息资源建设的主要内容包括企业内部档案的数字化建设以及电子文件的整理和接收工作。档案信息资源建设的主要模式包括企业内部档案目录中心的数据库建设以及其他类型数字化档案数据库建设等[3]。

3.3 树立档案电子化安全保密意识

在档案电子化建设过程中，要加强安全防范意识，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。在发生风险时，应采取有效的措施及时应对突发事件，数字化管理中要建立档案信息全方位的安保系统，装入计算机病毒检测和入侵检测等安保功能。此外，为阻止非法访问和网络攻击行为，还要及时更新杀毒软件和操作系统的安装，更新漏洞补丁程序。为确保涉密档案信息系统与互联网的物理隔绝，要做好档案电子化的日常安全保密管理和定期检查工作，在发生问题时要及时上报、及时处理，保证数字化档案监控体系的完善。使用档案电子化管理系统时，还应采取相应的软件、数据库安全保护措施，设置开机口令或系统口令，防止他人非法获取或篡改档案，确保计算机管理系统的档案材料的真实与安全。同时，在档案电子化信息管理过程中还要建立严格的档案备份系统，通过计算机转移刻录到只读光盘上进行脱机保存，以加强档案电子化安全保障。