建立电子档案在煤矿企业科技档案管理中的意义

2019-12-18张圆圆

魅力中国 2019年20期

张圆圆

（平顶山天安煤业股份有限公司十三矿，河南平顶山 467000）

在信息化时代背景下，信息化技术在煤炭企业管理中得到了广泛的应用，如电子信息传输、人员定位、各类管理系统、井下有害气体检测检控、电子文件传输、档案馆藏数字化建设等，此时以往传统的档案管理模式已经无法满足新时代发展需求，此时电子档案应运而生，其不仅可以实现对煤矿企业档案信息的存储与保管，而且还可以有效提高科技档案管理工作效率，为煤矿企业的发展奠定良好的基础。

一、煤矿企业档案管理特点

（1）多样性。煤矿企业结构相对比较复杂，其所涉及的内容比较广，且拥有诸多部门，这样就使得煤矿企业档案存在多样性的特点，涉及到的工作有地质测量、煤矿开采及地面运输等，而且包含一些行政管理部门，致使档案数量不断增加；（2）广泛性。煤矿档案涉及到文书档案、科技档案、财务档案等内容，其中科技档案又涵盖了矿建、机电、运输、掘进、通风、采煤、地质等内容，从而使煤矿档案具有广泛性的特点；（3）频繁性。在进行煤矿开采过程中，煤矿档案使用相对比较频繁，尤其是科技档案，几乎一线生产每时每刻都会使用，例如煤矿作业规程、机电设备档案、安全技术措施等。

二、纸质档案与电子档案的区别

（一）纸质档案与电子档案的共同点

不管是随着时代发展而出现的电子档案，还是一直存在的纸质档案，他们的最终目的都是保存档案，以便更好的服务于后人。当然，纸质档案与电子档案都对保存条件提出了较高的要求：纸质档案由于是纸张做成的，在对其进行保存过程中，需要避免虫子将其咬破、水将其打湿、化学物质将其腐蚀等。电子档案由于是信息化时代发展的产物，在对其进行保存时，最好不要与有很高温度的、具有磁性的、具有损害性质的物质进行直接接触。

（二）纸质档案与电子档案的不同点

（1）保密程度不同。纸质档案具有比较高的保密性，而电子档案的保密性相对比较低；（2）保留时间长短不同。如果纸质档案不被损毁能够长时间保留，而电子档案一般只能保留5-15年；（3）保存形式不同。纸质档案一般是通过档案袋的方式进行保存。而电子档案一般是以光盘或者磁盘等载体进行保存；（4）纸质档案用需要比较大的档案袋进行存储，占用空间比较大，而电子档案只需要借助光盘的进行存储，所占用空间比较小；（5）传输性高低不同。纸质档案在查阅过程中，需要花费很长的时间进行寻找，而且传输性相对较低，而电子档案能够直接与计算机设备对接来实现传输，不仅方便快捷，而且具有较高的传输性能。

三、在煤矿企业科技档案管理中电子档案的应用意义

通过对纸质档案与电子档案存在的区别进行分析可以发现，电子档案具有多方面的优点，尤其是煤矿企业档案管理具有多样性、广泛性、频繁性的特点。在煤矿企业科技档案管理过程中，电子档案便于携带，能够直接借助网络进行档案信息的远程传输，而且便于复制、检索和查阅，具有多方面的应用意义，具体表现为以下几个方面：（1）煤矿企业需要根据科技档案管理的最新发展，来对电子档案系统进行构建，尽可能选择传统纸张档案和电子档案双档案保存的模式。传统纸张档案一般是指使档案安全保存为主要目的，而电子档案是以档案信息的开发与利用为目的。（2）能够将科技档案（包括图纸、规程、措施等）以及文件转化成数字化信息进行存档，并借助计算机和专业软件对其进行分类管理，随后通过电子文档的方式对其进行应用和查阅。以Word、CAD等通用格式进行存储，以便于后续查阅；（3）煤炭企业需要为电子档案系统配备专门的计算机、照相机、扫描仪、存储器（硬盘、光盘）以及打印机等。4）通过构建煤矿企业局域网系统，能够通过网络对所有电子档案进行查询。在进行煤矿开采过程中，各生产队组的技术员能够借助电脑终端来实现对电子档案室所发出的授权文件进行查阅；（5）为了加强对电子档案的保密管理，可以借助密钥进行管理。同时也可以通过身份验证的方式来避免无关人员对电子档案信息进行访问。最常见的保护方法是为每一个合法用户提供一个“通行字”来体现该用户的身份。（6）为了对现有电子档案服务系统进行完善，则需要注重对专业人才的教育与培养，以确保管理人员具备一定的理论知识和技能水平。如今，大多数档案部门缺乏高技术水平人才，尤其是档案信息管理与处理的综合型人才。因此，要重视对专业人才的聘请和培养，以提高电子档案服务水平，提高煤矿企业科技档案管理水平；（7）可实现办公无纸化、自动化，推动档案生成方式的多样化。（8）电子档案可以有效发挥现有计算机的潜能，进而提高档案管理的效率。目前，大部分煤矿企业科技档案管理主要依靠单一的计算机应用，而且已有开发功能比较简单，只是用于文件打字贮存或档案著录，不仅利用率低，而且还会造成物力、人力、财力资源的极大浪费；