档案管理规范化中遇到的问题与解决思路

2019-12-18杨润生

魅力中国 2019年20期

杨润生

（绥化市北林区疾病预防控制中心，黑龙江绥化 152000）

随着业务量的增加，公司步入稳定发展期，所产生的资料成几何倍数增长，如果档案管理水平跟不上，会制约其他各项业务的开展，影响公司全局。大多数企业的管理层能够敏锐地意识到问题的严重性，档案管理规范化提上日程，在规范化过程中往往会遇到诸多方面的困难。

一、企业档案管理规范化中遇到的问题

（一）企业档案管理观念薄弱

立足企业管理实践，管理者对档案资源的认知度不高，忽视档案管理的重要性，档案管理不到位，整体发展现状不乐观。档案管理工作，需要投入大量成本，如资金、设备、人力等，同时管理流程复杂，环节较多，档案管理工作更显系统性与复杂性，管理难度较大。另外，在企业内部，普遍存在“重效益、轻管理”的现象，尤其是档案管理，将其视为与经济效益关系不大的环节。在这种思想的影响下，企业档案管理缺少优质的发展环境，很难推动档案工作的有序开展。

（二）企业档案管理功能不完善

立足企业，很多资料都需要以文档形式进行存储与管理，尤其是对于一些重大事件、重要决策以及大型活动，需要以档案管理要求为基础，结合需要，进行资料的统筹与落实。但在实际操作中，档案管理不完善的问题时有发生，不利于档案质量的查阅与使用，很难有效发挥档案资源的价值。因此，档案管理功能不容忽视，一旦出现资料不完整的情况，隐患随之发生，直接影响资源的共享与应用。

（三）企业档案信息化建设滞后

企业档案管理工作的开展离不开相关技术的支持，尤其是随着信息技术的推广与应用，信息化应用水平成为制约企业档案管理工作的重要因素。但立足当前企业，由于对档案管理重视程度不够，其在信息化建设方面的工作不到位，相关投入严重不足，很难保证信息化管理与企业发展的同步性，从根本上拉低了档案管理的整体水平。

二、企业档案管理规范化策略

（一）企业档案管理体制构建走市场化道路

市场化永远是企业管理未来走向的重要参考和趋势，更是世界行政改革的共同趋势所在，引领着各大企业的改革。我国企业档案管理体制建立必须参考市场要素，因为市场在资源配置中起决定性作用，档案资源是企业信息资源管理中不可或缺的基础，企业还需要按照市场化竞争和运营来进行档案体制管理；档案资源是企业发展不可或缺的信息资源，因此企业还需要按照自身的情况、竞争的体制不断地改善档案管理体制；企业档案管理工作要为企业生产经营提供建议和意见，档案工作在市场中进行，那么必须按照市场的需要做好档案信息存储和档案资源的开发工作，不断创新，让日益增长的档案信息符合企业发展的需要，使企业档案工作更好地为经济建设服务。档案工作有了方向和目标才能够完成市场交给自己的多种任务。

（二）积极优化与完善档案管理制度

档案管理工作的有序推进离不开先进与完善的管理制度的保障。为了提升档案管理的效率与质量，档案管理制度化建设是必然之举。首先，企业要明确档案管理部门的职责，构建专门的档案管理部门，设置专业管理人员，合理进行权责划分。其次，优化归档制度，制定档案划分原则，明确档案归档方法。最后，结合企业实际，制定档案保密制度，做好保密登记，合理进行保密级别区分，构建行之有效的办法。另外，正确处理保密与共享的关系，做到对不同类型档案资料的恰当处理。

（三）对于归档时间没有细化要求

在归档时间上，大多数公司没有细化要求，一般会统一要求年度归档，工程项目档案要求项目竣工验收后一定时间内归档。而对于一个归档制度不够健全、归档还没有成为一种习惯的公司来说，等到年度归档的时候，很多文件已经缺失。另外，企业不同于档案局、馆，档案的利用率会更高一些，有些文件刚刚产生就需要再利用。如工程项目业主方出具的中标通知书和商务阶段签订的业主合同，文件产生后很短的时间就需要作为业绩证明材料在新项目的市场拓展中被利用。如果等到项目竣工验收后再与项目资料一起归档，势必影响再利用效率。另外，年度归档，档案移交会比较集中，档案管理员也很难做到条分缕析，逐一核对，影响归档质量。

（四）企业档案体制管理走信息一体化路径

走信息一体化的路径是现代化市场经济条件下企业档案管理体制的重要方面，也是不被社会淘汰的关键选择。成立信息中心为企业的档案管理服务，可以收集一些预测性较强的信息，采集信息或者筛选档案信息。档案信息一体化还可以对档案的流动过程进行监督控制，对档案信息做合理化协调，这样才可以让档案发挥出最大功效。档案信息化与数字化可以结合在一起。所谓的数字化是指将文字、音像等档案通过扫描录入的方式储存到计算机当中，实现档案管理的操作。例如，使用万能档案管理软件就是数字化最好的展现，这是一种突出的档案规范化管理数字化软件，可以提升档案管理效率。

（五）制订档案管理方案

当前，随着信息技术应用的日益广泛，档案管理工作已经步入信息化时代。在此时代背景下，一些传统的档案管理方式将被逐步淘汰，新时期的档案管理需要不断地创新发展，形成新的管理方案。在档案管理方案制定过程中，工作人员必须要将新时期的档案管理要求和现阶段的档案管理实际情况融合起来，总结出当前档案管理工作的特点，在此基础上，确定档案管理工作的阶段性目标。这样一来，制定出的档案管理方案才是有价值的，档案管理的有效性才能充分体现出来。