新形势下加强档案管理工作的探索

2019-12-18董洪宝

魅力中国 2019年20期

董洪宝

（黑龙江省绥棱县劳动人事争议仲裁院，黑龙江省绥棱 152200）

一、前言

档案主要是指真实记录各单位及部门各项工作发展的实际情况，在各项事业中是保障其发展科学合理的一个十分重要的依据，具有原始性、功能性、参考性及价值性等几个特征。随着近年来日益发展的社会经济水平，逐渐进入知识经济时代，档案管理水平明显提高，这对档案管理工作的要求也更高，档案管理工作一定要提高科学化、规范化及现代化水平，使档案可提供给社会的信息资源具有更高的应用价值。

二、企业档案管理在新形势下的重要作用

档案作为具有真实性的重要资料凭证，真实记载一个主体的历史发展，该特有的特征，与其形成的独特方式具有密切关系的，具有公正客观性，正由于作为真实性的一种重要资料凭证而得以保存。档案资料具有的参考性比较重要，其中直接采用音频、签名手稿、照片及视频等多种形式将很多重要的历史资料存档，该材料在后期难以造假或进行篡改，所以，档案资料的参考性价值较高，对工作具有重要衡量作用。针对单位而言，档案对其发展的意义比较重要，可准备更加完备的资料以利于其日后发展。所以，提高对档案工作的重视及加强对档案规范管理，不只是对单位工作成果进行衡量的重要参考依据，还可使单位各项管理工作直接体现出一定的规范性。

一是对于企业未来发展而言，企业档案是一个比较重要的资源。企业档案可对企业发展历程进行客观有效的记录，档案中保存的各项信息数据为对于制定企业未来发展战略具有重要依据作用。基于企业档案管理工作本身具有比较特殊的利用价值，在企业发展中已逐渐成为不可缺少的重要内容。

二是在促进企业商业化管理实现过程中，企业档案是比较重要的一个载体。企业档案不只是涉及对日常中企业发展常规活动的文件进行记载，还涉及企业管理和现代化发展目标实现的较为重要的商业秘密文件。随着企业的不断发展，对企业商业秘密进行记录的这些文件在企业发展过程中成为具有重要推动作用的一个有效载体，进一步促进企业的可持续发展。

三是在激烈的市场竞争中企业档案是企业信誉度提高的一个有效力量。社会公众在新形势下不断提高重视企业诚信的程度，为促进企业发展一定要在诚信方面树立良好口碑，企业信用档案对于树立企业信誉度具有重要作用，为提高信誉度很多企业都日益提高对企业档案管理工作的重视程度，进而对于企业未来的不断发展具有重要促进作用。

三、加强企业档案管理在新形势下的主要措施

一是企业应不断提高档案管理意识。企业为与时代发展的实际需要相适应，对档案管理工作日益重视，企业应提高档案管理意识，结合发展特点在档案管理中组建专业团队，使企业归档整理档案资料的及时准确得到有效保证，为企业现代化、规范化档案管理工作的发展创造有利条件，诸如可根据划分的不同责任分别成立档案收集、修复及借阅等多个专门的管理小组。

二是对文件资料加强归档整理。新形势加强企业档案管理一定要对归档文件资料的整理提高重视，重视筛选欲收集的文件资料；及时保存归档的甄选文件资料，及时销毁不具有任何价值的文件资料；重点保存价值较高的文件资料或将其向有关部门移交并采取电子备份方式，进而使文件资料避免丢失导致较大损失，诸如采用规定性文件明确移交档案资料时间及方式等内容，移交电子版后详细登记用于后期查询使用。

三是档案信息资源实现共享。企业档案管理工作在信息时代中应加强信息化建设，共享档案信息资源是此项工作中的一项重要内容，对于提高企业档案管理水平至关重要。尽管共享档案信息资源有利于提高企业档案管理水平，但企业应结合其发展特点共享资源。企业信息系统的建立应规范化，为有关人员提供的数据可检索，并对查询信息设置不同等级权限；

四是企业档案进一步提高利用率。随着我国进入社会主义市场经济以来，对利用企业档案管理等方面的工作提出的要求也不断提高，档案管理人员只有在观念上更新并不断开拓创新，将传统档案服务方式彻底转变，以适应现代企业对档案利用的不同层次人员的具体需求，为企业发展提供更有针对性地服务。针对较高利用率，参考价值较高的纸质档案，应采取扫描、录入等方式优先向数字化信息方式进行转化，使形成的企业档案数据库更加完善，利用网络使提供给企业信息档案的服务效率更高。

五是在档案管理中组建专业团队。针对企业档案管理工作存在一定的特殊性，企业应结合档案实际特点在档案管理方面组建专门团队，吸收具有丰富的专业知识和管理经验的高水平人才，定期培训档案管理人员，使其综合素质不断提高，企业档案管理工作的发展实现科学化、规范化，使档案价值在企业发展中得到充分发挥。诸如企业应与高等院校档案专业加强相关合作，采取专业化教育方式对现代化档案管理人才进行培养。