余静

摘 要：最近几年，经济与社会在不断进步、发展，带有一定公益性质的事业单位为更好地履行职能，就需要人员发挥主观能动性，而这有赖于人事档案资源提供支持，作为档案部门应紧跟时代发展步伐，认识到人事档案信息化管理的重要性，并探索有效的策略加强人事档案信息化管理，助力事业单位的运作与发展。

关键词：事业单位;人事档案;档案管理;信息化

在当今的网络信息时代，尽管事业单位的人事档案管理模式有所革新，但部分事业单位的人事档案管理效率仍然较低，这不仅因为单位的重视度不足，影响人事档案信息化管理的统一化、标准化和规范化建设，还因为人事档案信息的安全管理机制不完善、档案人员的信息化素质水平不够高，阻碍档案管理信息化建设进程，导致人事档案管理的效能得不到充分的发挥，进一步加强人事档案信息化管理势在必行。

1 加强事业单位人事档案信息化管理的重要性

人事档案是职工的全部履历，涉及到单位职工的个人信息、工作表现和工作资历等，是职工参与工作和社会活动的履历证明，对职工的组织关系、薪资福利等利益有重要影响，管理好这些档案资料不但有助于事业单位履行行政管理职能，还能成功激发职工的工作热情，使其为单位的发展贡献更大力量。正因为事业单位人事档案记录的信息具有多样化特征，如果在信息时代继续使用传统的管理办法，一旦纸质文件破损就难以修复，导致信息丢失，影响无法预测。即便对人事文件进行细致分類，但手工管理模式也会使档案查询消耗大量资源，容易在厚厚的文件中有遗漏，不利于获取必要的材料。此外，在使用人事档案时容易打乱文件的顺序，影响后续工作的开展。在人事档案管理中运用先进的信息技术就显得至关重要，不仅可以轻松复制人事信息，避免丢失，而且便于携带，可以确保文件的简单性，永久保存信息，让使用者可以便捷搜索，提高检索信息的准确性，强化对原始文件的保护。换言之，传统的人事档案管理模式效率较低，难以适应时代发展需要，信息化管理成为今后几十年的发展趋势。

2 加强事业单位人事档案信息化管理的策略建议

2.1 促进统一化、标准化和规范化建设

事业单位人事档案信息化管理是一项系统性工程，单位的领导必须注重人事档案管理信息化建设，下定决心解决信息化管理水平较低、和单位的运作不适应等问题，自上而下统一组织领导，确保人事档案信息化管理的进度与质量。事业单位还要从长远考虑，统一制定信息化建设规划，明确人事档案信息化管理的指导原则、思想，提出可行的目标与任务，按部就班落实人事档案信息化管理策略。与此同时，统一网络平台管理，促进各管理信息系统的协调与整合，以共享人事档案信息为基础统一数据管理，建立规格和标准一致的数据管理规则、应用规则;统一技术标准和工作规范，如人事文件、档案的存储压缩规范、数据加密技术规范、数据交换标准、水印技术规范、软硬件技术标准等。

另外，事业单位要按照自身工作特征及需求完善人事档案信息化管理制度，使信息化工作有章可循，规范人事档案数据与信息的整理、保存、使用、转发等工作，避免重复。如在利用人事档案的流程中，应先由查阅者提出书面申请，即便是人事档案所有者也要提供含有查阅的时间、原因、本人签名等内容的申请书;接下来利用所需人事档案的姓名、性别、工作经历等信息，如果要查阅原件就需有第三人在场，需要复印还应说明目的等等，提升人事档案信息管理及使用的规范化程度。

2.2 注重完善档案信息化管理安全机制

人事档案信息化管理需要建立安全机制，这是事业单位推进档案信息化建设的基本保障。即档案部门要建立人事档案信息管理制度，完善现有人事档案信息的安全保障机制。要注意针对日常人事档案信息做好备份工作，并建立档案恢复机制，提升所存储档案信息的安全性;档案人员要增强人事档案信息安全管理意识，充分认识使用信息技术对人事档案管理工作的价值及潜在的安全威胁，保证使用计算机和网络的安全性，预防因遭受第三方攻击而造成人事档案信息被篡改甚至外泄;档案人员必须按照规章制度规范操作计算机，做到人事档案信息保存计算机专用，并分开存储纸质档案、数字档案;做好纸质档案的防盗工作，保证档案库房避光通风，完善装具及安全防护设施，在库房安装防盗、防火报警系统以及监控系统等，或者使用警示性防盗安全纸张，提醒使用者档案纸张是防盗的，禁止将其带出保密区域，保证人事档案信息的安全性、完整性。特别是要建立事业单位人事档案信息安全技术保障机制，按照使用档案信息的人的不同目的设定使用权限，按照不同密级确定人事档案信息系统控制访问的许可范围。例如落实异地备份、数据加密、防火控制等安全防护措施，为事业单位人事档案信息化管理提供有效的安全保障、技术防范，构筑档案信息化建设的防护体系。

2.3 想办法提升档案人员的能力与素质

提升事业单位档案人员的业务能力与整体素质，打造高水平档案工作者队伍，这是事业单位持续强化人事档案信息化管理的保障。作为档案人员务必要热爱本职工作，刻苦钻研人事档案管理业务知识，提升业务能力和工作技能。并且事业单位要严格建立档案人员岗前培训制度、持证上岗制度，确保档案人员在接受系统的、有效的岗前业务培训并获得人事部门、档案部门联合颁发的上岗资格证书，才可以从事人事档案管理工作。因为事业单位的档案队伍中存在一些兼职的人，更换频繁，最受他们欢迎的一种培训形式就是岗前培训，应在现有的基础课程中加入信息化管理的内容，扫除档案队伍中的信息化文盲，帮助他们快速掌握人事档案信息化管理的知识和基本技能。

与此同时，档案人员不仅要熟悉本单位全体职工的概况，包括人员结构、知识结构、年龄结构等，还要了解职工的背景、素质特长、工作表现等，及时为本单位的人力资源管理工作提供信息服务，把人事档案管理工作变成单位人才开发的参谋部。如档案人员要熟悉家底，针对自己管理的人事档案信息应了如指掌。事业单位还要采取培训的方式培养一支素质过硬的人事档案信息化管理队伍。一方面，可以组织档案人员加入专题研讨班、召开专题研讨会，营造浓厚的人事档案信息化管理的研究氛围，针对相关问题进行广泛的交流和充分的讨论。如组织档案人员进入在人事档案信息化管理方面做得好的单位去学习，获取经验，提升其加强人事档案信息化管理的紧迫感。另一方面，在人事档案信息化管理中要对档案人员实施信息系统操作培训，尤其是在信息化建设中要向档案人员解释业务流程，使其了解单位信息系统的结构，了解其他部门在业务流程中起到的作用，明确档案部门的信息化工作内容、和其他部门的关系等，基于信息系统开发原型或参考模型开展操作培训活动，确保他们可以熟练操作人事档案管理信息系统，提高信息化工作效率。

3 结语

不管新时代的事业单位人事制度如何变化，人事档案管理的作用都不可取代，事业单位务必要提高重视人事档案信息化管理的程度，特别是档案人员在日常工作中要不断促进人事档案管理系统化水平的提升，有效保护人事档案信息的安全，同时积极参加学习和培训等活动，提升信息化能力与素质，逐步构建科学的人事档案信息化管理模式，保证事业单位更好地履行职能，实现健康有序发展。

参考文献

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