张丽平

摘 要：随着社会经济的持续发展，大数据时代的来临，高校档案管理也拥有全新的路径，也就是开展数字化管理。档案数字化管理的优势也非常明显，其不仅可以满足工作环节的简化，同时也能确保档案的安全性，从而容纳越来越多的信息。所以，本文就高校档案数字化建设进行分析，希望可以满足高校档案数字化的可持续实施。

关键词：高校;档案;数字化

随着时代的不断发展，高校档案管理也需要考虑到数字化建设，只有如此，才能够满足高校的发展需求，最终通过档案来提供必要的支撑。

1 高校档案数字化的意义

1）提升档案利用效率。虽然档案数字化实施多年，但是难以取得较高的成效，目前，大部分高校都没有真正实现档案数字化，材料依旧是以纸质档案归档为主。档案管理系统仅仅是著录档案目录，用户查档也只有利用目录检索之后，通过人工翻阅、复印的方式进行处理，但是如此耗费的时间较长，并且效率低下。如果能够进行档案数字化处理，就可以配合档案管理软件和信息化技术，通过快速的检索与查阅相关档案，然后打印，最终节约复印和翻阅流程，提升实际利用率。

2）時代发展的必然趋势。在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》发布之后，明确指出档案事业发展目标要延续到2020年，这样就可以初步满足信息化作为核心的档案现代化管理，基本上可以实现与小康社会的相互匹配，能够有效的服务国家治理，从而建立档案事业发展体系。同时，针对档案管理信息化，还需要推动档案资源存量数字化、利用网络化以及增量电子化;创新档案信息化管理的模式，实现与信息社会的相互融合，这样才能够基于信息化作为核心，来提升现代化的档案管理水平。不难看出，档案数字化已经成为发展趋势，而高校档案就需要与时俱进，能够通过数字化的实施，顺应时代的发展。

2 高校档案数字化建设现状分析

1）档案实体数量多，增加了加工难度。高校档案资源的出现主要是教学、教研以及管理等对应活动行程档案资料，其主要包含了学籍信息、科研档案、基建档案等。但是因为时间跨度大、来源较为广泛等，伴随着日常的管理与教学科研的积累，就会有大量实体资料的存在。考虑到馆藏档案数量多而大，这样就会导致数字化加工过程相对复杂、耗时较长、工作量大，最终导致档案数字化加工难度进一步增加。

2）缺少先进技术的支持。目前，高校以纸质档案管理作为主体，虽然院校也意识到档案数字化建设，也配备了扫描仪、计算机、局域网路由器等，但是还欠缺档案管理系统软件、数据库服务器、网络西悉尼传输交换机等，再加上扫描仪和计算机论文纸质档案收录与编制索引的设备，最终无法将其功能发挥出来[1]。

3）未能实现档案管理系统和自动化系统的融合。高校在收集电子文件中，因为缺少统一的收集标准和流程，这样不仅会导致目录分数和电子文件系统无法对应，同时也会影响后续的检索和查阅，这样就会导致诸多存储格式的出现，使得在后期存在不兼容的问题。再加上数字化著录标准、电子文件标准等都没有做好统一规划，使得高校档案软件以及对应数据库建设有所差异，这样不仅会造成低水平建设和资源浪费，同时也会影响不同学校之间的跨库检索。

4）档案管理人员数字化程度不足。很多高校档案管理人员都是工作多年的员工，其专业知识还停留在传统的档案管理上。档案管理团队的工作人员明显存在数字化专业素养不足的问题，这样会对档案数字化管理带来影响。如果档案管理人员开展对应的计算机技术培训，这样无疑会占据员工休息时间，受到员工的排斥。再加上员工非常熟悉纸质档案管理，所以，在最开始的时候，使用计算机技术来进行档案管理，要比传统纸质管理更慢，进而影响数字化的实施。

3 高校档案数字化建设的优化路径

针对高校档案数字化建设，还需要考虑到档案数字化资源的科学规划，合理利用先进技术，在配合上办公系统的配合使用以及人才培养，这样才能够满足高校档案数字化建设的基本要求。

1）科学规划档案数字化建设资源。在新时期下，高校档案数字化建设是必然趋势，同时也是提升档案管理效率的重要保障。首先，积极转变管理思想，能够给予档案数字化建设高度重视，并且投入专项资金，提供软硬件设备支持，最终完善信息化管理平台，提升实际的管理水平。其次，全面详细的分析馆藏档案的实体特点，针对各种类型的档案以及重大活动留存的影响与图片等都需要进行有效的整合，结合数字化建设之中的特点和需求，最终开展数字化档案建设，确保其工作质量[2]。

2）合理运用先进技术。首先，在高校档案管理系统设计之中运用二维码技术。其中，需要做好二维码子系统的单独设置，实现二维码的生成、识别等对应的功能。在具体操作中，直接将用户信息生成对应的二维码名片，通过二维码识别，登录档案管理网站，实现自助查询、借阅与下载;直接将档案基本信息生成二维码，并且贴在档案资料上，这样有利于快速的实施档案管理操作，也有利于用户的检索。其次，高校档案数字化管理系统还需要应用FRID技术。通过终端管理器和中心数据库来建立FRID数据管理系统，这样就可以直接将已经编好的档案直接运用终端管理器写入FRID标签，在生成之后，存入到中心数据库，如此，管理人员就可以通过盘点指令以及查询指令以后的FRID阅读器，自动盘点与查询网络。同时，利用这一技术，还能够满足被盗、防毁等要求。

3）实现办公自动化和档案管理系统的有机结合。基于分布式架构的高校档案数字化管理系统，通过Web Service实现办公自动化系统与档案系统的相互结合，这样就可以满足信息交互和有效对接，主要是将办公自动化的电子文件直接转化为XML格式，然后存入数据库来实施归档处理，最终满足全文检索。如此，就可以电子化办公，确保文件归档的完整性和齐全性。但是也需要注意，在全文数据库和目录数据库的建立中，也需要通过网络技术来满足数据库的共享要求。

4）提高档案管理人员的专业素养。人才，作为高校档案管理数字化的重要支撑。但是由于传统的档案管理人员会对数字化管理产生一定的抵触，所以，就无法形成普遍的数字化管理意识。首先，招聘对应的技术人才，要求其能够熟悉计算机技术操作，能够带动整个部门的其他员工学习信息技术。其次，注重现有人才培养，完善绩效考核制度，并且将操作能力和数字化技术认知挂钩选拔机制，从而激励员工学习新的操作技术。比如，定期开展培训，利用巡回讲座的方式，这样也有利于对于人才的选拔。这样不仅有利于整个档案管理团队专业素养的提升，同时也可以进一步推动数字化档案管理的有效改革[3]。

4 结语

总而言之，在高校档案数字化管理中，还需要注重档案管理，能够做好专业人才的培养与选拔，以此来提高档案管理团队的整体素质。在数字化建设进程中，也需要结合高校的实际情况和行政管理的特点，能够有的放矢的进行档案管理的数字化转型，这样才能够为高校档案管理提供对应的保障条件，同时也有利于工作效率目标的达成。

参考文献

[1]李洁.高校档案管理数字化建设探析[J].智库时代，2019（31）：112+114.

[2]赵宗明.高校档案数字化建设面临的问题与解决策略[J].办公室业务，2019（05）：191-192.

[3]尹小莉.可持续发展理念下的高校档案数字化建设分析[J].兰台内外，2019（05）：11-12.