摘 要：档案作为人们日常活动中所形成的历史记录，可以全面反映人类社会在政治、经济、科学技术等方面的发展演变过程。为了能够确保对档案记录进行妥善处理，最主要的就是保证档案管理的媒介更加安全高效。基于此，本文主要对相关问题进行分析，以供参考。

关键词：档案管理;数字化;措施

1 档案管理数字化系统的特点

传统借阅档案操作流程，查阅人必须要亲自到档案管理中心，才能查找翻阅档案并复印所需要的档案资料。整个查阅过程既耗费时间长又时效性受影响。如果异地查询资料，问题更加的突出。纸质档案数量有限，无法满足多人查阅使用的需求，如出现同一份档案同时查阅，就排队等候，档案利用的时效性受影响。档案数字化系统解决了这些问题，它实现精确、快速检索，适合于复杂的模糊查阅功能。查阅人在档案管理系统中检索所需要的公司名称或其他信息能快速查阅，如需要直接点击打印即可。档案管理系统可以多人查阅，只要在多台电脑系统里安装档案管理系统即可多人查阅同一份档案资料，不存在等候排队的情况。档案的传输实现数字化管理后，以文件的方式在线传输，提高传输速度的同时，保证了信息的安全性。保证档案存储的稳定性，保存时间更长，不会受到任何外界环境变化的影响，存储载体多种多样、方便管理、携带与查阅。整理扫描完成的档案资料录入档案管理系统，实现信息资源得到了更大的开发，进一步实现了资源共享，为日后工作提供了一定的便利性。通过计算机技术全程贯穿了每一个环节的工作难度大大降低了，也缩短了工作时间，如有档案资料需要修改直接使用计算机操作，快速找到目标文件，随机完成修改，包括档案的阅览、统计等功能都可实现，缩短时间和节省精力。

2 档案管理数字化存在的问题分析

1）档案数字化系统存在的业务问题。目前的档案系统定位主要还是以纸质档案管理为主，线上借阅审批、文件和目录权限控制等与实际电子文件管理利用不相适应，大量的数字化数据并未被真正利用。技术问题：现有的数字化系统架构在巨量电子文件存储、检索、文件权限控制等方面局限性比较大;在数据检查、数据质量控制等方面比较薄弱，随着数据的持续增多，系统的运行维护压力增大。

2）档案人员存在的问题。档案数字化的工作主要有两个方面，第一方面是每年新形成增量档案电子化，档案人员对电子文件的格式、质量、电子文件整理，第二方面库藏档案数字化，扫描的电子文件存在黑边、歪斜、多页、漏页、命名不规范、未进行OCR识别等问题。档案系统中存在数据录入不规范，档号重复，全宗名称、起始日期等字段录入错误，档号、页数、存放地点等字段缺失，原文挂接不齐全等问题。这些都反馈出档案管理人员数字化的技术太薄弱，以及档案管理人员缺乏的责任心

3）资料更新不及时。在档案室数字化建设开展过程中，还存在更新速度慢、缺乏后期更新维护意识等问题，造成网络资源过于陈旧，没有与时俱进，不符合实际需求。在档案室数字化建设开展的过程中，由于许多档案室数字化建设在建设的过程中缺乏必要的网络因素，无法真正投入到正常的活动中，导致档案室数字化建设的开展效果并不理想。存在档案数字化数据共享的问题，档案数字化系统标准不统一，产生了大量的信息孤岛。档案系统内各企业独立部署、集成度比较低，存在大量信息孤岛。还有就是OA系统、合同系统、其他系统等不能实现工作完毕随时归档进入档案系统，即时归档实现档案即时数字化。

3 提升档案管理数字化的措施

1）加强档案数字化安全保护。档案数字化管理使得档案管理面临着许多非传统的安全因素威胁，如木马病毒、数字篡改等，因此，做好数字档案信息安全保障至关重要。一方面，要加强硬件设备的安全管理，根据数字档案管理的需要，做好周期性维护。另一方面，要加强信息系统安全。通过身份验证设置、防病毒体系的构建，以及数据双备份等形式，确保数字档案信息及系统安全。此外，还要加强制度建设。根据《档案法》《保密法》等规定，制定档案数字化安全管理方面的规章制度，明确数字档案查询、利用等具体要求，为档案安全提供可靠的制度性设计，确保档案信息的安全。

2）档案人员加快专业知识更新。我们正处于信息爆炸的信息时代，一定要彻底转变传统档案管理工作方式，将数字化管理与网络化建设作为档案管理工作重心，进而使档案管理工作有利于信息技术的快速发展。因此，对档案管理人员学习理论技术产生十分积极的作用，为提高档案数字化工作水平创造有利条件，随着信息化管理的深入实施，档案管理人员应进一步提高整体工作水平，通过深入学习并领会有关知识使视野不断拓展，知识结构更加丰富和进一步优化，对于提高专业能力也具有重要促进作用，使自己逐渐成为对档案管理业务和信息技术比较熟悉的高水平技术人才。有关部门应在资金方面进一步加大支持力度，为高层次人才的培养创造有利环境，并对教育培训活动定期组织开展，建设一支专业化的档案管理队伍。

3）为实现数据共享。对大数据资源平台进一步加强建设，使档案信息资源在该平台中实现共享，提高档案资源信息的数字化管理水平。如果在档案资源信息管理方式上只是采取单机或内部简单局域网联网方式，不能达到预期效果。为保证有效发挥其重要的利用价值，应基于地方为中心尽快建立档案数据库检索与服务中心。该部门包括全部档案数据信息，有效利用该中心收集整理相关部门对档案利用检索方面的服务需求。构建数据检索与服务中心可使重复归档立卷工作得到有效避免，也能实现对各种档案资源價值的深入挖掘，进而提高档案的有效利用水平。

4）高度重视档案数字化管理。档案管理部门的负责人及具体档案从业者要高度重视档案数字化管理工作，将档案数字化建设纳入部门业务工作实际中，为档案数字化管理添置必备的计算机、扫描仪、数码照相机等先进信息设备，注重档案数字信息的采集、加工、传输等。完善档案数字化管理规章制度，针对部门档案数字化管理的现实需要，研究制定档案数字化管理、查询、利用等规定。此外，要优化人员配置，根据档案数字化管理工作的实际需要，配置数字化、信息化和网络化档案管理所需的复合型人才队伍。

5）加大资金投入力度，确保数字化建设水平。切实有效地宣传，能够帮助部门领导和工作人员正确认识数字化管理的重要性，从而积极加强对管理工作的有效支持，确保管理工作顺利开展;加强数字化建设的资金投入力度，吸引社会资金参与档案室数字化建设，能够确保资金充足。

4 总结

档案管理工作在大数据环境下存在十分严峻的挑战，但也存在很多良好的发展机遇，档案管理工作人员应对大数据提高重视，并在具体工作中加快应用步伐并在应用中逐渐完善，在档案管理工作中不断创新以取得突破性进展，进而对有效利用各种档案资源的价值深入挖掘，为所需部门开展各项工作提供有针对性地服务。

参考文献

[1]张旭.档案管理数字化浅谈[J].陕西档案，2018.8.

[2]朱建兴.试论档案管理数字化建设中的若干问题[J].管理观察，2018.10.

[3]汪兴旺.工程档案在重大工程项目安全管理中的作用[J].城建档案，2018.6.

作者简介

马俊秀（1970-），女，汉，河南省濮阳市，本科，中级，中央广播电视大学，档案管理。