张宇

摘 要：目前，各行各业都随着我国的科学技术和信息技术的不断发展在不断的变革。在信息时代的大背景下，办公室档案管理工作的管理方式和管理技巧都需要进一步的创新和优化。信息化的档案管理工作，既能很好的保证历史文件不丢失，还能确保文件机密不被泄露，对于社会的安全稳定具有重要意义。

关键词：办公室档案管理;信息化;创新;变革

档案管理信息化极大地提高了工作效率和查阅信息的准确率，减免了因人为因素造成的误差，因此它是非常值得推广的工作办法。然而，由于加入了信息技术，工作人员的专业素养也必须及时跟上，要熟练各种管理系统的操作，也要掌握有关档案的多种电脑操作，在熟练的基础上力求更快，以良好的专业能力和职业素养面对工作挑战。员工也要积极创新，管理部门更要带头创新，摒弃老旧条规。这样部门的综合能力会有显著提高。

1 档案管理

办公室档案管理信息化技术利用现代化的计算机技术及网络技术，实现对数据的采集和整理，从而实现智能化和数字化的档案管理。信息化档案管理具备3个较为明显的特点：第一，将普通的纸质记录方式转换为计算机存储方式。第二，将传统的记录存档实现信息化和网络化，可以有效提升工作人员的工作效率。第三，遵循相关档案管理政府部门的法律法规。此外，信息化档案管理主要是利用互联网信息技术，因此可以有效提升档案资料的整理速度，还能体现出档案管理的科学化和智能化。同时在建设档案资料时，公共档案信息资源库和管理信息资源库的建设要统一，确保基础设施的建设，为档案管理提供优质的保障。

2 办公室档案管理工作面临的问题

2.1 管理理念的问题

受到传统档案管理理念的影响，档案管理工作一般只重视档案的存储而忽视了档案的应用。实践表明，在各个行业，档案管理都对现实工作具有重要意义，尤其是在信息时代的背景之下，档案信息量大，且具有很强的应用价值，所以需要相关管理人员树立服务意识，积极调整自己的观念，确保档案管理工作与时俱进。

2.2 管理制度不健全

制度建设是打基础、利长远的工作。要想使档案管理工作高效进行，首先必须要建立健全档案管理制度，严格按照制度管理利用。档案管理制度主要包括档案收集、整理、分类、利用等步骤，需要做好存储介质分类、收集整理规范、保管期限界定、查阅借阅规定等工作。但是在实际工作中，有的单位没有出台档案管理工作的制度和章程，有的出台了也是一纸空文，没有建立专门档案室，没有按照要求进行档案管理，这在一定程度上也影响了档案工作效率提高。

2.3 管理方式的问题

档案管理的方式过于落伍。在传统的档案管理工作中，档案信息的录入一般是通过工作人员人工编輯录入的，过程复杂，出错率高，且工作量巨大，不能及时对相关档案信息归档。此外，在这种管理模式之下，档案信息的检索效率和准确性都比较低，不能很好的发挥档案资源的作用，还浪费了大量的人力资源。

3 信息化背景之下档案管理工作的开展

3.1 在业务上强化培训

一方面要做好人力资源工作，强化高素质档案专业人才的招聘和引进，让专业的人干专业的事，省时又省力。另一方面要本着实事求是、分类施策原则，挖掘现有人员潜力，定期开展档案管理人员的教育培训，提高培训的针对性、实用性、有效性。比如对老员工应强化信息自动化方面培训，让其熟练使用电脑操作，提高信息化水平和能力;对于年轻人则应注重夯实基础，传授专业理论知识。同时，要帮助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不会”现象发生，在传授专业理论知识的同时，注意传帮带，以老师傅带小徒弟的形式，使年轻人能够尽快上手、独当一面。

3.2 提供最佳的优质服务

信息化档案管理工作都是以网络为服务平台进行搭建。在进行传统的档案管理工作时，一般情况下，工作人员都会使用手工编辑的方式进行记录存档，在很大程度上限制了工作人员的工作效率。因此在信息时代，办公室各个部门都展开了信息档案管理工作，利用互联网信息技术，可以随时随地调取任何档案资料和信息，提升了工作效率。同时为了进一步体现出网络平台的优势和价值，在搭建互联网服务平台时，还要加强自动化和智能化的工作，确保办公室档案管理工作的先进性及科学性。

3.3 提高档案信息的私密性

在档案管理工作发展中，促进其智能化、信息化、现代化的形式，也对档案管理工作进行了优化与创新，但是在实施的过程中，还存在着一些风险，主要是由于信息化的管理是把档案信息资源存放在了一个虚拟的网络空间内，如果硬件发生了问题，就会导致资源的丢失。对此，要针对存在的风险问题采取解决的措施，为档案信息资源提高私密性与安全性。要对档案管理工作高度重视，加强管理工作，在实际的操作与管理过程中，避免信息遭到破坏或泄露，要提高档案信息的私密性，做好备份工作，为隐患问题做好防护措施，提高档案信息的安全性。从而促进档案管理工作的开展，使其发挥出重要的价值。

3.4 创新思想观念

传统观念总会有老旧的情况，会跟不上时代需求，因此及时创新档案管理信息化的理念，会对工作产生积极的影响。我们需要以重视档案的收集价值为基础，提高实用的价值，在现在这个信息高速发展的社会，档案管理人员必须拥有开放的思路和创新想法，时刻更新管理条例。

3.5 完善档案精选系统

在实际工作过程中，档案文件需要经过起草、签发和催办，在以上过程全部完成以后，再进行归档工作。整个过程都是通过计算机实现的，无论是原始的申请文件，还是后面的审批文件，都具有电子形式的文档，在进行档案管理工作时，一定要将原始的电子文件良好保存，在后期的核查和调用过程中才能更为方便准确。随着工作的不断开展，会发现类似电子形式的档案越来越多，这些档案文件均以磁盘为载体，在保存和使用过程中都能更为便捷。因此，为了加强电子档案的系统化管理，促进档案信息的真实性和实用性，在进行档案保存工作之前要先进行档案的精选，找到实用性价值较强的档案加以科学管理，进而为用户提供更加便捷的服务。

4 结语

总而言之，新时期的档案管理过程中，能否科学运用现代的信息技术对档案管理具有重要的意义。针对现阶段存在的问题，企业还要做到具体问题具体分析，积极引进先进的信息技术，更新企业计算机设备，培养与时俱进的信息化人才，建立科学的档案管理体系，同时能够转变人员的思想观念，了解档案存储的意义，体现出档案资料存在的价值，能够让档案资料更好地服务于社会，通过以上措施，将有效改变企业档案管理现状，促进企业在新时期良性发展。

参考文献

[1]牛函娟.信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J].科技创新与应用，2016（16）：274.

[2]刘爱霞.信息化时代背景下档案管理工作的创新探讨[J].中国管理信息化，2017（12）：207.

[3]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].黑龙江科技信息，2017（34）：129.