蒋燕芳

摘 要：本文首先阐述了中学档案信息化管理与管理过程中面临的问题，接着分析了中学档案信息化管理与建设途径。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：中学档案;信息化;建设与管理

在信息化大背景下，中学档案管理与建设走信息化发展道路也是大势所趋。档案工作人员要充分利用网络资源及计算机工具提高档案工作效率，提升档案部门服务水平，方便档案材料再利用及提高利用效率，发挥创新思维，因地制宜，及时解决中学档案信息化管理与建设过程中遇到的问题，保证中学档案管理模式信息化进程顺利开展。

1 中学档案信息化管理与管理过程中面临的问题

1.1 对档案信息化建设的不重视

档案信息化建设与管理是建立在互联网的基础上，这也决定了学校必须在信息化建设与管理中作出一定的投入。但是就目前来看，学校对档案信息化建设与管理还不够重视，没有多余的资金去开展档案信息化建设，认为档案信息化建设没有必要，以至于中学档案管理依然停留在传统模式上。

1.2 档案信息化管理制度不完善

就目前来看，中学档案信息化建设与管理相关制度还不够完善。首先，学校档案信息化建设标准尚未统一，一定程度上影响到了档案工作的开展。其次，档案信息审查机制不完善，不重视档案信息的审查，以至于档案信息失真严重。另外，档案管理责任未能落实到实处，造成档案管理工作比较混乱。

1.3 专业的档案管理人员不足

档案管理是一项专业性的工作，对档案管理人员有着较高要求。但是就目前来看，学校档案管理工作人员大多不够专业，不具备信息化管理能力，一定程度上影响到了档案信息化管理水平的提升。另外，档案管理人员工作责任心不强，在档案管理中抱着完成任务的心态去工作，马虎大意，进而容易削弱档案的价值。

1.4 档案信息安全问题

在推进中学档案信息化建设过程中，档案信息安全问题必须引起高度重视。档案信息化建设与管理是建立在互联网的基础上，而互联网具有开放性、虚拟性、共享性，在档案信息化建设过程中，档案信息很容易遭受恶意攻击，一旦档案信息被窃取或篡改，就无法真实、全面反映学校发展实况，进而会影响到学校的发展。

2 中学档案信息化管理与建设途径

2.1 档案部门做好档案宣传工作，帮助学校全员树立档案意识

在传统档案管理模式下，学校领导缺乏档案管理意识，对档案工作重视不到位，认为档案工作完全就是档案部门的事情，和其他人员没有关系。很多学校平时并不收集整理应归档的资料，造成资料流失、损坏，在档案部门去收集时又拿不出，造成各种手忙脚乱、有的甚至制造假文件。殊不知，学校每一位教职工都会产生档案资料，是集体贡献的产物，档案归档工作关乎学校每一位教职工及在校学生，小到一位教师的聘用合同、一位学生的学籍档案或者期中考试一个同学的语文考试成绩，大到全员师生参加的年度校庆、年终总结大会等等。学校档案是对所有在职员工及重大事件的实时记录，所以档案工作需要全校参与，需要每位教职工都具备档案意识，知道所在职位平时工作中都需要归档的文件种类，能做到在工作中实时归档，这样才能保证档案部门在年终收集档案材料时能有迹可循。为此，学校档案部门在一个教学阶段开始时就要做好各个种类职位需要收集、归档的材料类型以及相应的归档标准。可以针对学校不同工种制作档案归档小册子，保证不同类型职位上的在职人员都能知道自己在平时工作中哪些文件是需要归档保存的，保存标准是什么样的。并与各个职位代表召开碰头会，确定该教学阶段该岗位在工作进程中需要归档的文件类型，保证所有教职工都具备工作中实时存档的意识。另外，为了保证档案材料收集工作顺利开展，档案部门要建立奖惩标准，校方领导出面对按照规定及时准确填写档案材料的教职员工给予奖励，对漠视档案收集工作、严重拖拉、填写材料不符合要求的给予惩罚，奖励和惩罚都要纳入各个职位年度绩效考核中。

2.2 建立规范、统一的档案电子检索系统

传统纸质版本档案检索系统要逐步合并入电子检索系统中，电子版本材料与纸质版本材料合并共用一个电子检索系统。针对一份档案材料如果既有电子版又有纸质版本盖章原版，那就在检索系统中标注，有需要借阅纸质版本盖章原版材料的需要到档案管理部门办理相应的手续才能借阅;但是，针对一些容量大、书本式的档案材料难以将全部内容转化为电子档案，只能以纸质的形式入库，这种情况只要在电子检索系统中建立该材料的索引，标注为“纸版，无电子版，需要查阅请到档案部门借阅”就可以了。

2.3 保障电子档案的安全性、可靠性和保密性

电子化档案不同于纸质版档案，档案工作人员的一个人工操作失误、按错一个键就有可能丢失所有的电子档案，所以要加强对档案工作人员的职业素质培养，同时要加强电子档案系统的稳固性，实行多级备份管理。同时也要保证存储电子档案材料的光盘或移动硬盘的安全，避免存放不当造成损坏、脱磁等。另外，可根据档案材料重要性及保密基本通过设置更改可读性、设置口令、加密等保障安全。另外，由于电子化档案需要有针对客户的查阅窗口，是一个小型的局域网络，计算机故障、互联网病毒与黑客入侵等等互联网网络安全问题也会威胁到电子档案的安全，所以，要加强电子档案系统网络安全。档案人员还需定期备份，确保在遭受信息泄露后能够第一时间利用备份信息来恢复日常工作，减少损失。就中学档案信息来看，有些信息是向社会公开的，有些涉及人事安排、工资福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就会出现信息泄露等重大问题。档案部门要建立保密保障制度并与员工签署保密协议。

2.4 健全档案管理制度

首先，结合档案信息化建设需要，明确档案信息化建设标准，明确档案管理流程，对档案信息化管理做出相应的规定和约束;其次，要结合档案信息化管理需要，建立起与之相匹配的管理制度，为档案管理工作的有效开展提供支持;再者，建立档案信息审查机制，对录入档案信息系统中的档案信息进行全面的检查，确保档案信息无误、完整、真实。另外，要落实档案管理责任制，將档案管理相关制度落实下去，进而更好地规范档案管理，促进档案管理的科学化、正规化。

2.5 加强档案管理人员的培训

基于档案信息化管理的需要，要注重档案管理人员信息化能力的培训，使其了解档案信息化相关要求和标准，能够按照相关要求来管理档案。同时，要注重档案管理人员素质培训，提高其职业素养，使档案管理人员自觉肩负起档案管理主体的职责。

3 结束语

在中学教育事业发展中，中学档案的作用是巨大的，因为中学档案记录了中学发展的全过程，以档案为依据，有利于改进中学教育教学，促进学校的更好发展。信息化时代里，档案信息化管理已成为必然，作为学校，要认识到档案信息化管理的重要性，采取有效的措施，推进档案信息化建设，实现档案信息化管理。

参考文献

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