张道正

摘 要：新时期，快速发展的互联网技术将新的发展机遇与挑战带给了事业单位的档案管理工作，所以就很有必要建设信息化档案管理模式。现阶段，我国事业单位档案管理工作中还有诸多问题存在，对信息化建设的开展造成了很大阻碍，必须尽快把这一问题解决，以让信息化建设的步伐加快。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

不断发展的社会经济，也在一定程度上完善了事业单位的现代化管理模式。档案管理信息化是事业单位档案管理工作中非常重要的一部分，事业单位的档案管理不但会对单位领导者的决策产生直接影响，也与单位内部人才的考核、培养有十分密切的联系[1]。目前，快速发展的计算机网络信息化，而不断出现的档案管理软件，使得我国事业单位档案管理工作的现代信息化也在慢慢实现。可以说，现代化发展的一大趋势就是事业单位的档案管理信息化建设。

1 档案管理信息化建设的优势

1）永久性保存相关档案资源。传统纸质档案在管理中很容易因为环境问题的影响，如温度、湿度等而有发霉、损坏等现象出现，所以便不能得到长期的储存，甚至于被丢失。而信息化档案管理建设能够以数字化档案取代传统纸质档案，并于计算机磁盘中存储，一方面能够对档案存储空间进行有效利用，另一方面可以永久性存储档案资源，以免环境原因对档案造成损害。

2）提升档案管理的有效性。传统纸质档案的管理过程比较繁琐，也有很多的管理程序，加大了工作人员查询和整理的难度。而实现档案管理的信息化建设，工作人员在查询档案的过程便可以借助专门的查询系统更为方便的查询相关档案，节省了查询时间，降低了管理难度，可以使档案管理工作实现质的飞跃。

3）转变管理方式。传统档案管理主要采用的是纸张保存，其管理方式主要为人工录入，而在信息化档案管理中主要运用的是网络平台，其主要借助电子录入的管理方式。档案管理信息化建设使传统档案运用、存储职能发生了改变，不但让档案管理有效性大大提高，也对档案管理工作的可持续性发展起到了积极促进作用。

2 事业单位档案管理信息化建设具体措施

1）提升信息化建设的重视度。事业单位如果想在最短的时间内将档案管理信息化建设顺利完成，就需要深刻认识档案管理信息化建设的关键性作用。在事业单位的发展中档案管理信息化建设发挥着极为重要的促进作用，在领导者制定决策的过程中提供了有效帮助。第一，事业单位需要加大对档案管理信息化建设的投入力度，确保软硬件设施的充足性，不仅要为档案管理信息化建设创设良好的环境，同时还需要最大化发挥档案管理信息化的价值和作用。第二，事业单位需对信息化档案管理进行维护与更新，确保相关信息档案平台可以使事业单位的实际使用需求得到满足，以此保证档案信息化管理与时俱进。此外，就平台使用率较低的问题，事业单位需要高度重视信息管理平台的使用量，加深对管理平台实际功能和价值的认识，以良好的基础支持档案管理信息化建设，实现档案管理效率、质量的最佳化。第三，事业单位应密切关注纸质档案的转化问题，在开展档案管理的过程中采用“纸质+数字”的方式，加快转化纸质档案，从而使最终的无纸化档案管理成功实现。

2）完善档案信息化管理制度。开展档案信息化建设的一个重要保证就是制度[2]。事业单位需从制度着手，对档案管理工作进行规范与约束，构建完善的档案信息化管理制度，为顺利开展单位档案信息化管理保驾护航。在搜集档案信息方面，需创新收集方式与手段，做到规范搜集，并把重点搜集与广泛搜集结合起來，充分掌握档案资料的形成规律，并集中进行档案管理，便于对档案信息更好地查找。除此之外，事业单位领导应分析单位发展状况与目标，在此基础上，制定出行之有效的档案信息化管理加护，形成统一性的网络档案管理模式，实现更全面的档案管理。与此同时，还应从联系起国家的相关档案管理标准以及自身的发展状况，制定标准的内部档案管理体系，将档案的格式、内容、目录以及数据库信息资源等统一，顺利实现电子信息的数据共享，提高档案资料利用率。

3）档案管理信息化平台建设。新时期，事业单位档案管理若要实现信息化建设，则最不能少的就是信息化平台建设，因此在建设时需将以下两点做到：第一，硬件建设。单位在发展过程中可对自身已有管理平台予以利用，在其基础上将一个统一且又相对独立的档案管理功能模块开发出来，并把档案管理职能和流程特点结合起来设计功能模块，立足于企业业务发展需求展开合理化硬件建设，在实践中完善和升级硬件环境，如此方可发挥系统平台的价值，把档案管理信息化建设落到实处。第二，资源整合。在将硬件建设做好后，信息化建设中的另一项重要内容就是资源整合，而要将这一点实现，就需借助相关管理软件，诸如ERP、EDP等均能够实现此目的，因此在发展过程中既要有硬件建设，且软件建设也不能缺少，管理人员可在此基础上实现信息化建设目标。

4）提高档案管理人员的综合素养。档案工作的科学性和业务性较强，对管理人员的综合素养提出了较高的要求。信息化档案管理模式建设，一定要将档案管理人员的综合素养提高，使之与新时期档案管理工作的发展需求相符。第一，将思想认识提高。不断发展的社会，相应的也增大了档案管理工作的压力，增加了其难度，所以事业单位需将档案管理人员对此项工作得到认识提高。强化管理意识，使之社会责任感较高，并拥有良好的职业道德与积极向上、勇于创新的工作态度，更好的服务人民。第二，在人才教育与培训工作上不断加强。事业单位需经常开展集体学习，提供一个相互交流学习的平台给档案管理人员，让其能够对档案管理的基本理论知识展开系统学习，还能够将档案管理工作实际情况结合起来学习专业技能。除此之外，定期组织现有档案管理人员进行信息化学习，借助科学的知识和方法将其专业能力提高，使之能够对计算机软件做到熟练应用，与信息化时代档案管理工作的发展需求相符。

5）健全监督管理体系。事业单位如果要让档案信息化管理的安全性得到保证，就一定要将档案管理监督机制完善。事业单位在实施档案信息化建设时，最重要的就是对档案信息的安全予以保证，所以必须在严格的监管与监督机制下有效开展档案信息化建设[3]。第一，对自我监督引起重视。事业单位应对自我监督不断加强，设置档案访问权限，必须在得到上层权限审批后再执行信息提取、查阅等操作。将涉密档案保密管理责任制度构建起来，涉密档案保密管理的主要责任由单位主要领导承担，涉密档案的保密管理责任则由保密管理工作人员所承担。在档案信息系统中录入事业单位内部工作人员的身份信息，将所有访问者的身份、时间以及借阅内容记录好，针对身份不明的外部访问者予以拦截，并对其IP地址和身份进行核对，真正把档案保密工作落到实处。第二，采用公开监督模式。事业单位档案管理工作可对公开监督模式予以实施，对社会公众建议予以积极采纳，第一时间对内部管理方式进行调整，将服务质量和工作效率提高，把良好形象树立起来。

3 结语

总之，档案信息化管理与事业单位的利益紧密相关，所以事业单位应在档案信息化建设上下功夫，高度重视档案管理信息化建设，从物质上支持档案信息化建设，以顺利进行事业单位档案管理工作，把档案的服务价值充分发挥出来。

参考文献

[1]张代勇.探究事业单位档案管理信息化建设的问题与策略[J].祖国，2016（22）：99.

[2]韩鸿立.新时期事业单位档案管理信息化建设问题分析[J].城建档案，2016（7）：25-26.

[3]史向云.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2015，44（5）：166-168.