彭璐

在城市建设迅猛发展的今天，城建声像档案以其形象直观，形式多样，内容丰富的特点，在城建档案诸多种类中占有重要地位，不仅可以作为城市发展的历史见证，同时还是珍贵的文化信息资源，在城市规划、建设过程中起着十分重要的作用。

1 声像档案数字化势在必行

随着城市历史变迁和社会经济科技的迅速发展，城建声像档案的数量迅速增长，传统的声像档案管理模式已无法满足城市建设工作的需求，录像带、光盘、磁带等存储载体经过长时间的存放和利用，磁介质已发生退变老化、信号衰减，从而影响画面和声音质量，甚至无法正常播放。存在年限较长的磁带所配套的录音录放机陆续淘汰，以往保存在磁带上的大量有价值的视频资料，急需抢救。并且这些载体存储量小，不便于查找，不便于统一管理，其对于保管环境和保管条件也有严格的要求，因此将馆藏声像档案数字化，转换成可存储于任何数字媒体的电子文件，是安全保管和有效利用这些重要档案的唯一出路。这些都要求我们在声像档案管理方面，采取新的管理模式，声像档案数字化工作势在必行。

2 数字声像档案的存储与管理

通过将声像档案的内容信息从原存储载体转换到新的或穩定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。我馆录像档案载体主要有VO录像带、数字Batacam录像带、Batacam录像带、DVCAM录像带、DVD光盘等。首先，选择模拟视频信号的输出放像设备，因为不同制式不同品牌的录放设备及其录像带的性能不同，相互之间并不兼容，因此必须针对所用录像带的类型来准备相应的放像设备。VO录像带配套的编辑机已停产，一旦发生机器故障，后果不堪设想，我馆已将馆藏VO录像带全部采集完成，刻录光盘，使这部分录像资料得以保全。其次，通过非线性编辑功能采集、并对其进行视音频编辑，字幕编辑和编码生成，将其转化为数字文件。视音频文件转化过程中要注意格式的规范化和标准化，视频档案数字化文件我们采用avi格式或mpeg格式，音频一般采用mp3格式。照片档案通过扫描数字化，采用TIFF或JPEG格式，扫描分辨率不低于600 DPI为宜。数字化转换完成后，刻录光盘两份，以做备份。光盘可采用DVD光盘或蓝光盘，蓝光盘存储量大，适合存储视频资料。刻录时采用数据模式，防止信息丢失。最后，经过编辑生成，将有保存价值的数字声像资料存储到媒体资源管理系统永久存档。

媒体资源管理系统，以下简称媒资系统，它使用无带化的数据管理模式，主要的功能包括声像素材导入，编目，检索，预览，在线素材管理，支持本地文件上载以及其他支持的视音频和图片文件等，并进行在线和离线素材管理。系统可以架设在任意网络环境中，局域办公网、域环境和因特网等等，使用灵活多样，部署简单。中心管理单元可根据实际需要分别部署在一台到三台服务器上。

作为新兴的存储载体，媒资系统具有海量存储，快捷查找，在线预览，可以进行大规模的资源统一管理等优点。大量声像资料录入系统，纷繁复杂，分类编目显得尤为重要。分类编目的目的和作用主要体现在使信息有序化和系统化，对日后的检索和提供利用起着重要的作用。

根据国家现行的声像档案分类标准，声像档案没有制定二级分类，因此我馆根据日常工作范围和馆藏声像资料，对声像档案进行如下分类：重点工程、市容市貌、市政设施、各类建筑，专题素材等。分类不宜过细，因为个人理解不同，如果类别过细，有可能造成不同的工作人员会将素材归入不同的类别，不便于查找。录入时，在题名一栏描述信息尽可能详尽，包括时间，地点，拍摄内容，参加人员等，概括了素材的全部信息及需要说明的事项，以便在检索时输入任意相关关键词，都可以快速搜索到所需要的资料。

通过媒资系统对声像资料及其相关文字资料进行整理，并分类归档，集中管理，既可以做好声像档案的抢救和保存工作，又便于检索和利用。通过网络手段让各个非编站点共享库内资源进行在线编辑，方便了专题片的制作。

随着信息技术的不断发展，云存储技术逐渐应用到数字档案管理工作中。云计算是计算机存储概念的延伸，侧重于数据的存储与管理，云存储是集数据存储与管理为核心的云计算系统，在档案管理上带来了重要的变化，使档案管理科学化、现代化成为可能。数字档案的存储能力大大增强并可不断扩展，不但能够满足数字声像档案海量增长的存储需求还能解决传统声像档案管理中的搜索困难，调用不及时，受时间、空间的限制等难题。数字化声像档案的管理也会越来越先进，越来越完善，对社会提供利用也将越来越便捷，满足各部门与广大群众对声像档案管理的要求。

3 数字声像档案的安全

声像档案数字化不代表原始声像档案就没有用了，而是要将原始声像档案封存，减少磨损老化，更大限度的保护原始声像档案。在实际工作中，我们应当做到归档前严格检查，归档后定期抽查，对一些重要的档案采用适时转换载体的方式来避免存储介质丢失数据现象。声像档案数字化之后均是以电子文件形式存储，一旦遗失，无法恢复。

3.1 做好基础备份

对于数字声像档案，首先要做好基础备份。档案资料备份应选用可靠性高的硬件，以减少损坏几率，同时应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。其次，每年均应对声像文件的存储、读取、录入信息进行检查，并建立长效监督机制，以保证存储系统内声像档案的准确和完整。

由于目前声像档案文件一般都是保存在相应存储介质上的，如磁盘阵列或服务器，而常用的硬盘的使用寿命是有限的，因此我们要对相应的硬件设备进行适时更新。硬件设备更新或增加时应检查硬件的兼容性，从而保证档案文件不会因为硬件的兼容性问题出现无法保存或无法读取等情况。

数字声像档案必须在一定的系统环境中才能正常播放和编辑，因而软件与硬件的迅速更新常常导致音频或视频文件无法正常采编，从而影响声像档案的长期保存。根据《电子文件归档与管理规范》（ GB/T 18894-2002）的规定：“对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”

3.2 做好系统使用者的权限管理

出于安全考虑，应做好系统使用者的权限管理。管理员拥有高级权限，他们掌握系统管理密码，能够对所有声像档案进行查阅、调用、修改、删除，能够独立分配普通权限。拥有普通权限的工作人员仅可进行声像档案的查阅和利用。任何查询利用者均应严格遵守档案保密等相关规定，这样不仅能够保证声像档案的统一管理，也能保证声像档案的安全。

3.3 做到内外网分开

内外网分开访问，档案馆通过本部门局域网进行档案管理工作的访问，我馆非线性编辑系统和媒资系统就是通过内网传输数据，采集、编辑、存储、下载都是在相对安全的内网环境下进行。其他对外联系工作通过公开网络访问，这样可以防止出现灾难性的数据丢失。

声像档案电子文件的保密问题、著作权问题和计算机系统网络安全问题应该引起我们的重视。城建档案馆根据相关法规和实际工作需要应该对数字化声像档案进行相关鉴定。对不能开放、限制开放、受著作权法保护的数字化声像档案分别采取信息加密、访问权限控制等手段进行相应的技术处理。

档案自古以来就是社会的宝贵财富和历史的真实记录，而城建声像档案最能直观地反映城乡发展的变迁，充分发挥声像档案在城市建设和社会发展过程中的作用，实现声像档案应有的价值尤为重要。城建声像档案管理部门应当加快对声像档案的数字化建设，提高档案管理的现代化水平，为城市建设工作提供更好的服务。