张秋艳

摘 要：信息化是档案管理的基本发展趋势，信息化的档案管理方式可以最大限度的体现档案资源的使用价值，有助于实现档案的个性化管理目标。应当基于档案信息化管理的需要构建完善的档案管理工作体系。

关键词：档案管理;信息化;建设策略

本文主要分析档案管理信息化建设的问题，在大数据与云计算背景下分析档案管理信息化工作建设的思路，针对传统档案管理工作的问题进行信息技术的推广普及，从而满足新时代发挥档案资源服务价值的现实需要。

1 信息技术对档案管理的价值

1.1 打破档案利用限制

信息化条件下构建一体化的档案管理体系，有助于档案资源的智能化的环境下快速传播，提高了档案管理资源的共享利用效率，满足了远程档案使用的需要。信息化的环境更好的发挥了档案的服务利用价值，技术人员可以对现有的档案资源的数据价值进行挖掘，发挥档案为决策、管理、业务工作的服务作用，减少了传统档案资源提取的局限性，满足了新时代对档案使用的需要，真正发挥了档案资源的使用价值。在信息化时代提高了档案的共享性，满足了个性化与智能化服务的需要。

1.2 提高档案覆盖范围

信息化的条件提高了档案应用的有效性，扩展了档案资源收集的范围，档案管理人员可以利用信息系统进行广泛的档案收集，可以实现上下游机构的档案信息资源的互动。运用信息技术可以实对各种文字、图片、数据和视频资源的广泛汲取，可以实现上下级部门之间档案的有效互动，有助于在广泛的互联网汲取有价值的信息，从而满足了数据分析的现实需要。信息化条件极在的提高了档案资源的覆盖性，满足了广泛使用档案的需要，提高了档案管理的整体水平，推动档案事业快速发展。信息技术为档案事业的发展奠定新基础，推动档案管理向着高效化、快捷化、标准化与低成本的方向发展，开拓了档案事业新前景。

1.3 提高信息保存质量

信息化的环境可以实现档案的长期保存，不仅可以扩展档案保存的容量，而且可以实现永久档案保存。这在很大程度上突破了纸制时代档案保存的弊端，对于提高档案管理工作的效率，满足新时期档案建设工作的需要有重要的意义。运用信息技术可以实现档案的电子化保存，突破了纸质档案占地空间大，档案损毁风险大的弊端。云端技术的发展进一步拓展了档案保存的空间，减少了各种硬件对保存档案的限制，各种档案资源可以实现分布式保存，从而降低了档案毁损的风险。基于信息化的档案保存方式还可以减少档案管理人员的工作压力，提高了档案管理的质量，提高了档案管理人员工作创新性，促进档案事业快速发展。

2 档案管理信息化的主要问题

2.1 缺乏信息化制度

当前档案管理信息化建设还缺乏必要的制度支持，一些信息化的档案管理方法与标准还未能普遍的推广，基层档案管理人员还习惯使用纸制时代的档案管理工作方法，因此在很大程度上降低了档案管理工作的效率。由于档案管理理念陈旧，缺乏必要的創新意识，因此不利于档案信息资源的有效挖掘，档案管理工作没能由制约向信息检索服务方向发展。

2.2 缺少技术性人才

信息化条件下开展档案管理工作，需要加强专业档案技术人才配置，基层还缺少专业的档案管理人才，现有从事档案管理人员的专业性不足，档案管理人员的能力欠缺，档案管理人员的工作能力不适当信息化时代的需要。基层单位未能加强档案管理人才的信息技术方面的培训，不利于档案管理人员主动投入档案事业，降低了信息化时代档案管理有效性。

2.3 专业化设备不足

信息化时代的档案管理更加依靠专业化的档案管理设备，特别是在大数据与云环境下需要不断更新档案管理设备，从而满足信息化条件下的档案管理工作需要。由于缺乏必要的档案管理硬件设备，档案设备的更新不足，没能开发专业的档案管理系统，因此影响档案管理工作有效性。

3 档案管理信息化的建设策略

3.1 完善档案管理体系

提高档案管理信息化的水平还要完善档案管理工作体系，优化档案管理工作的资源配置，围绕着档案管理工作的现实需要创新档案管理工作思维。首先，应当加强档案管理工作规划，明确档案管理的发展方向与阶段性的工作目标，找准档案管理改革的重点，强化提高档案管理的整体质量。其次，还要合理配置档案管理工作机构，优化档案管理工作职责，形成明确的分工基础上，建立专业的档案数据信息的传递机制，实现档案资源的有效存储。第三，明确专职档案管理部门的职责，依据信息化档案管理需要修订档案制度，促进标准化的档案管理流程得到有效普及，全面提高档案管理信息化的建设质量，满足档案事业建设需要。

3.2 加强档案人才培养

做好信息化的档案管理工作还要加强档案人才建设，注重以专业化的档案管理人才推动档案管理工作。首先，应当选拔优质信息技术人才从事档案管理工作，强调现有档案管理人员不断接受信息技术技能的培训。其次，促进档案管理人才个性化发展，围绕着信息化的方向培养档案管理人员专业技能，注重引导档案管理人员向服务型与数据挖掘型人才方向发展，能够运用脱产学习、专题讨论、项目研发等方式提高人整体质量。第三，还要对档案管理人才进行绩效评价，促进档案管理人个性化发展，找出档案管理人员的短板，针对性的进行培训。

3.3 优化档案设施配置

档案管理信息化建设离不开硬件设备的支持。当前应当加大档案管理设备的开发工作，注重完善档案管理设备管理体系，提高智能化设备的应用有效性。首先，应当加强专业技术设备的普及，注重不断更新档案管理设备，积极申请档案管理设备改造资金，配齐必要的硬件管理设备。其次，加强档案管理智能化系统的开发，可以在上级部门的指导下实现档案管理系统有效移植，以降低档案管理软件开发成本。第三，强化建设档案管理的防护系统，防止档案数据信息的安全风险，优化档案使用权限划分，防止档案在互联网传统造成的数据安全问题。

4 结论

满足新时代档案管理事业的需要，推动档案管理向着智能化的方向快速发展，还要优化档案管理工作体系，全面强化档案管理人才的专业素养，加大档案管理系统的开发水平，满足高效档案管理的运行需要。

参考文献

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