杨曼玉

摘 要：作为医院日常工作重要组成部分的文书档案管理对医院的发展具有极其重要的作用，如何规范并做好医院文书档案管理工作是馆员等有关工作者值得深入思考的问题。尤其是在互联网技术日新月异的新时代，许多企事业单位开始实行无纸化办公模式，这些巨大改变对医院的文书档案管理工作来说既是一次发展机遇又是一次更大的挑战，只有立足于医院的文书档案管理现状，进行有针对性的改进、完善与创新，才能有效提升医院文书档案管理的工作质量与工作效率。基于此，本文简要分析了医院文书档案管理工作中的几个常见问题，并结合实际提出了相应的改进策略，以供参考与借鉴。

关键词：医院;文书档案;管理策略

就医院文书档案来说，这些资料记载了医院在各时期阶段中的党务、行政管理事务等活动内容。由于文书档案的特殊性，相应的文书档案管理工作也需要具备一定的规范性、服务性和保密性。一是因为文书档案主要涵盖了医院各部门的公文，在遵循国家对公文标准的要求上相应的工作人员应做好文书档案的分类、鉴别与传递。二是因为文书档案的主要作用是开发与利用，通过文书的存储与分类来为相关使用者提供便利的查询与分析服务。作为历史记载资料，文书档案还可以为医院的重大决策提供科学的理论依据。三是因为医院文书档案是重大事件、公文活动资料的汇总，如果一旦泄露出去将对医院的发展带来严重影响。

1 医院文书档案管理工作中的常见问题

1）文书档案管理工作重视程度不高。长期以来，受到传统观念的影响，许多医院领导对文书档案管理工作的重视程度不高，缺乏必要的文书档案管理意识，与此同时，一些工作人员在实际工作中还存在“重业务轻档案”这样的错误思想，在他们看来，文书档案管理工作就是简单的保管与整理，相对医院内部其它业务工作来说比较简单，不需要具备很高的工作能力就能胜任此岗位，此外，他们认为文书档案管理工作的意义不大，存在应付工作等现象。在这种情况下，文件档案资源没有得到有效开发，不利于提高档案的利用率。

2）文书档案管理工作规章制度不全。根据大量的观察与调查可以得知，文书档案管理工作规章制度不全，导致整个管理体系不能完全满足具体工作的要求与标准，这是许多医院在文书档案管理过程中普遍存在的问题。在这种情况下，不可避免地存在档案收集困难、档案材料缺失、分类不明确、装袋归档错误等等现象[1]。在实际工作过程中，如果医院没有建立健全的管理制度，很容易导致文书档案管理工作处于混乱状态，不利于保障医院文书档案的完整性与真实性，降低了文书档案资料的使用价值。

3）文书档案管理工作人员素质不高。由于文书档案管理人员的专业知识水平不高，他们在工作中不能完全达到现代化文书档案管理工作标准，影响了整个档案科室的工作水平与质量。究其原因，一方面在于部分医院没有成立专门的文书档案管理科室或部门，与办公室、医疗科室或其他部门合在一起，与此同时，从事相关档案管理工作的大多是兼职人员，他们对文书操作规范和档案专业知识了解较少，不具备先进的管理理念。另一方面，医院更加重视有编制的一线医疗业务人员，缺乏从事文书档案管理工作的专职人员，此外，为有关档案管理人员提供的培训学习和深造机会较少，没有打造一支高素质专业化的文书档案管理队伍。

2 加强医院文书档案管理的策略分析

1）加大宣传，增强文书档案管理意识。因为文书档案管理工作在医院整个管理体系中起着非常重要的作用，所以医院领导必须首先从思想上认识该项工作的重要性与必要性，给予强有力的资金、制度等支持，以此来确保文书档案管理工作的有序开展。其次，有关管理人员有必要加大文书档案管理工作的宣传，通过培训让医院内部员工认识到文书档案的现实意义与服务价值，增强其法律意识和法制观念，从而积极主动地参与文书档案管理工作，为管理人员提供有效的公文资料，提高文书档案管理工作效率。最后，文件档案管理人员可以定期向医院负责人汇报档案管理工作的具体情况，并就最新的文书档案管理动态和相关政策做一个详细的介绍。与此同时，有关工作人员应做好档案服务工作，通过对上级机關和档案部门有关文件和资料的及时整理来为医院领导提供具有针对性的可用的档案信息，进一步确保医院重大决策的可行性。

2）完善制度，提升档案管理工作效率。就文书档案管理工作而言，医院领导不仅要增强管理意识，还需要将与文书档案管理规章制度健全与完善相关的事宜提上日程。在深入研读分析《中华人民共和国档案法》和有关档案规章制度的政策文件的基础上，根据医院的实际情况来制定较完善的符合医院发展特点的文书档案管理制度。比如，采用集中式分级管理模式来对医院的文书档案实施统一保管，具体而言，设立一个核心的文书档案库，用来集中保管医院整个系统的文书档案;将每个科室或部门的文书档案库保留下来，以此来保管现有的文书档案，然后将具有较高价值或需要长时间保管的文书档案移交到核心文书档案库中[2]。除此之外，把文书档案管理工作的评定纳入到医院绩效考核管理中去。为档案管理人员的相关工作制定科学合理的档案台账制度、档案报告制度和档案存档归档制度等等，规范他们的工作流程。与此同时，还可以充分利用大数据和互联网技术，创新管理方法，让有据可查、科学排序的文书档案管理工作落到实处，进一步提高档案管理效率。

3）加强培训，提高管理人员工作水平。作为文件档案管理工作的直接执行者和实施者，医院文书档案管理人员的职业素养和专业素养决定了有关工作是否能够顺利开展，因此，医院需要构建一支具有全面综合素质和较高专业水平的管理人才队伍。医院管理者应为文书档案管理工作人员提供一个良好的学习、教育和培训平台，通过邀请专家进行专业知识讲座、组织开展管理经验交流分享会、派遣档案工作人员外出学习培训、播放高质量的科教影片等形式来提高文书档案管理工作人员的专业能力和水平。一方面，让他们树立一种爱岗敬业的服务精神，时刻心系文书档案，积极主动地研究分析医院文书档案的特点和规律。另一方面，用理论知识来武装他们的头脑，不仅学习档案专业知识和工作技能，还应该学习并运用先进的信息技术和数字技术，掌握基本的计算机操作规范，加快推进文书档案管理信息化建设速度。

4）加大投入，为工作提供软件和硬件。在信息技术和数字技术不断发展的新时代，各行业领域开始探索现代化建设道路。医院的文件档案管理工作也需要与时俱进、推陈出新，因此医院可以在资金和管理设备上提供强有力的支持。第一，医院相关负责人要做好防火、防潮、防盗、以及防虫等防护措施，这样一来可以延长纸质档案资料的使用寿命。第二，投入资金来引进一批先进的成熟的现代化设备，为文书档案的保管提供有效保障，并进一步提高文书档案资料的利用率。第三，加大医院文书档案管理系统的技术开发力度，为有关网络系统加大存储容量，增添备份、查询、分析、共享等功能，实现文书档案的信息化管理，此外还可以节约成本，减轻文书档案管理人员的工作压力[3]。

3 结语

总而言之，文书档案在医院开展的各项工作中扮演着重要角色，是最重要的信息来源。因此，加强文书档案管理工作是必然趋势，有关领导应认识到该项工作的重要性，进一步完善文书档案管理工规章制度，通过培训学习来提高管理人员的综合素质，加大资金投入来推动文书档案管理信息化建设。

参考文献

[1]谢柳璠.医院文书档案管理工作中常见的问题及改善措施探讨[J].人力资源管理，2017（9）：315-316.

[2]李轲.医院文书档案管理工作的体会[J].办公室业务，2017（16）：153-153.

[3]冯秀莲.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].人力资源管理，2018（2）：193-194.