高苗苗

摘 要：近年来，受信息技术蓬勃发展的影响，现代办公自动化早已成为档案管理的工作常态，其文件渐渐由纸质形式向电子文件转变，促使传统档案管理模式面临着全新的机遇及挑战。传统档案管理模式以纸质档案为管理主体，其耗时长且易出错，而应用于现代办公技术能充分发挥计算机的作用，大幅度提高档案管理的准确性及时效性。本文以现代办公技术为切入点，分析其对档案管理的影响，进一步提出具体的应用对策，旨在为相关从业人员积累更多的实践经验。

关键词：现代办公技术;档案管理;影响及对策

通常，现代办公技术下档案管理工作指，以计算机及计算机系统为依托所进行档案管理的工作过程;换而言之，现代办公技术推动档案管理模式向无纸化及电子化方向转变，促使传统档案管理模式面临着全新的机遇及挑战。与纸质文件相比，电子文件必须借助相应的现代化办公设备予以读取，基本实现计算机等其它电子设备传输分享的目标[1]。同时，即便电子文件管理不存在场地或其它条件的局限及要求，但是计算机设备对于周围环境的应用标准相对严格。一旦相关管理人员尚未从根源上认识到现代办公技术对档案管理的重要性则可能影响其总体管理效率，甚至可能造成管理失误。鉴于此，本文针对现代办公技术对档案管理影响及对策的研究具有重要的现实意义。

1 现代办公技术对档案管理的影响

1）电子文件易修改。受现代化办公技术下档案普遍为电子化文件的影响，电子文件极易被篡改及被伪造，得到越来越多档案管理人员的关注及重视。与纸质文件相比，电子文件极易被人随意修改伪造。即便信息技术趋向成熟，能有效保护电子文件内容的准确性及时效性，但是文件易被修改的特性仍无法改变，造成文件保管安全事故时有发生[2]。同时，电子文件被篡改后难以识别被修改的痕迹。无论档案管理工作中是否引进科学的档案修改识别技术，都无法保证其追踪效果。总而言之，电子文件极易被人胡乱修改且无法快速追踪其修改痕迹，其特性决定档案管理安全性要求趋向严格。

2）技术更迭速度快。由于现代办公技术以计算机系统及互联网为依托演变发展而来，电子计算机软件更新迭代速度相对较快，促使电子文件只有持续改变其原有的格式，方可满足全新技术的使用要求。同时，计算机硬件更新迭代速度快，极大程度上缩短了其使用年限，尤其是存储电子文件时，必须存储于磁盘中。通常情况下，磁盘使用年限不超过4年，一旦超过4年则明确要求计算机予以定期检修更换其磁盘[3]。此外，计算机软件类型多样且更迭速度快，使用计算机软件开展档案管理后软件无法始终处于一成不变的状态，需要自行适应档案管理工作要求完成系统更新升级换代。计算机硬件及软件更新存在引发档案信息受损丢失问题的可能性。

3）难以界定电子化。受电子文件制作及传播属于无实物化范畴的影响，决定电子文件与纸质文件相比，其文件原件的界定难度相对较高。通常情况下，纸质文件以文件复印程度为参照评估其是否为原件，但是电子文件受自身可显示于计算机的影响，多人可随意移动设备拷贝文件，不存在相应的局限性。无论拷贝主体是谁或拷贝区域在哪或拷贝时间，所获取的文件与原件完全相同[4]。由此可见，电子文件无法准确界定其原件，客观上要求相关档案管理人员加大对于电子文件管理的重视程度，以保证电子文件准确性为前提条件，做好档案管理各项工作，促使档案管理模式始终处于正常运转状态。

2 现代办公技术下档案管理的实施对策

现代化办公技术对于档案管理工作的影响相对深远，不只改变原有的传统管理理念，更革新现有的管理方法及管理模式，大幅度提高管理人员的综合素质要求。如何做好现代办公技术下档案管理工作，得到越来越多从业人员的关注及重视。除有效区分电子文件及纸质文件外，重点消除影响电子文件真实性及完整性的风险因素，持续提升管理人员综合素质水平。

1）重视归档保存。在实际管理的过程中，相关管理人员秉持实事求是的工作原则，立足于电子文件特点，灵活运用现代化办公技术，做好档案归档及保存等方面工作，仔细填写档案归档及保存记录，定期或不定期组织相应的查证工作，预防档案管理期间出现篡改或丢失的情况，确保档案信息的完整性[5]。同时，重点区别电子档案原件，强调保护电子档案原件中各项原始信息，充分发挥技术处理的作用，消除影响文件安全性的风险因素，例如：通过将所有归档文件属性设置为已读等方法，确保文件始终处于被读取且无法被修改的状态，大幅度提高档案管理的工作效率。

同时，以保护电子档案信息数据安全性为前提条件，做好相应的档案保存工作，持续扩大成本投入，大力建设计算机机房等基础设施，严格控制计算机机房内温度及湿度，确保计算机硬件及软件始终处于正常运行状态，特别是计算机硬件占据着档案管理极其重要的地位及作用。此外，档案管理单位结合自身具体情况及档案资源规模，搭建具有区域特色的电子档案读取及传播授权机制，规范电子档案读取及传播的环节，真正意义上做到电子档案读取及传播有规可循及有章可依，大大降低随意修改或篡改电子档案信息数据问题的发生率，有助于保证电子档案信息数据的准确性。

2）实施双套管理。从目前我国机关单位档案管理水平来看，部分单位倾向于将纸质文件向电子文件转变进行保存管理，能极大程度上减轻档案管理工作量，有利于档案管理各项工作有效开展。受电子文件无法全面替代纸质文件的影响，其管理机制及管理技术均有待提升，而实施全面电子化可能埋下档案管理安全隐患。因此在实际管理的过程中，相关管理人员必须推行纸质文件与电子文件双套管理模式，以保证纸质文件与电子文件相对应为前提条件，做好纸质文件的归档工作，预防电子文件受损后能充分发挥纸质文件的参考作用，消除影响档案管理工作进程的风险因素。

3）树立安全意识。由于以现代办公技术为依托的档案管理模式与传统档案管理模式间区别较大，客观上要求相关管理人员必须熟练运用计算机及其相关软件，操作各种管理系统，有助于大幅度提高档案管理效率。同时，目前我国多数档案管理人员普遍存在忽略学习现代化档案管理技术的问题，尚未形成信息安全保护意识，难以增强其自身业务水平。因此在实际管理的过程中，相关单位秉持以人为本的工作原则，通过岗位培训及人才引进等方法组建专业化管理团队，以树立管理人员安全意识为前提条件，规范管理人员的操作行为，消除影响档案管理工作的风险因素。

3 结语

通过本文探究，认识到随着信息时代来临的影响，各个行业及各个领域的工作方式及工作流程均发生翻天覆地变化，尤其是档案管理工作，占据着信息管理极其重要的地位及作用。因此，相关管理人员秉持具体问题具体分析的工作原则，全面分析现代办公技术对档案管理的影响，紧跟现代化办公技术的普及进程，持续细化档案管理机制，扭转自身对于档案管理的認知，并且强化管理人员的培养力度，为促进我国档案管理水平的提升提供强有力的支持。

参考文献

[1]韩云丽.企业数字化档案管理工作的实践与探讨[J].办公室业务，2018（18）：190.

[2]郝磊.文书档案管理中办公自动化的应用[J].办公室业务，2018（14）：174.

[3]黄伟瑛.如何做好办公自动化环境下的文书档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2018（07）：31.

[4]朱文澍.现阶段无纸化办公条件下的电子档案管理研究[J].办公室业务，2018（07）：63-64.

[5]代安.医院档案管理在办公自动化环境下的探讨[J].办公室业务，2017（19）：119.