张淑慧

摘 要：在我国的企业和事业单位中，档案管理工作一直是重点，因为档案具有文字、声音、图像的载体的价值，也是记载企事业信息的单元。在信息技术高速发展的时代，传统档案管理办法已经不能满足工作需求，因此我们必须将档案信息化管理提到日程上来，以电脑技术为支持，构建全国统一的信息管理平台，希望能以此提高各单位的工作效率和准确率，支持单位发展。笔者首先介绍了档案管理信息化的概念，继而给出了工作的创新办法，希望能对档案信息化管理发展作出自己的一点贡献。

关键词：信息时代;办公室档案管理;创新研究

随着社会的不断进步，企业和事业单位的档案管理利用工作也应当与时俱进，在保证办公室日常管理工作顺利完成的同时，还应当提出更科学的改进措施，改变原有的档案管理手段，不断提高档案管理利用的质量水平，以便更加适应社会和时代发展的要求。本文主要分析了企业和事业单位办公室档案日常管理的基本内容，以及为进一步促进档案管理的工作效率而提出了一些相关的改进措施，以此来推动企业和事业单位管理工作的质量水平。

1 档案管理信息化的特点

档案管理信息化有三个主要特点：

1）它的工作步骤一定要遵守由上级部门和国家机构建立的法律法规和各项条例。2）档案管理信息化的工作内容主要是将传统方式记载的文件存档转化成电子版的文件档案，信息化时代，其明显的特点就是各个政府机构、学校和企业的实物存档变成电子版档案。3）档案管理信息化比传统档案管理模式更具强大优势，易于保存和调用，使工作更方便。

2 信息化时代档案管理创新的对策

2.1 调整档案收集方法，改善档案收集途径

在档案社会化管理的收集环节中，以往收集范围、收集渠道、收集要求与收集补充制度的规定都适用于现在的社会化管理模式，但在收集方式和收集重点上可以适当加以调整，弥补传统档案收集的不足。由于计算机、网络等相关技术的运用，辅之以相应的输入输出设备，可以实现档案由实态到虚拟的转变，使逻辑收集即信息收集成为可能。

2.2 完善办公室档案管理机制

科学的规章制度是高效工作的基础与前提，鉴于目前我国机关企业和事业单位中存在的影响办公室档案管理效率的因素，建立起一套科学有效的办公室档案管理机制是非常必要的。新时期，机制建立必须要突出体现时代性和创新性，不能仅仅复制以往的成熟经验和既有体制，更加不能单纯模仿旧有经验。新时期构建全新的办公室档案管理机制，必须要结合新时期的新特点和新要求，与实际工作紧密结合，最终目的就是要满足实际工作要求，为事业发展作出贡献。建立的规章制度，要科学合理、准确细致、可操作性高、灵活程度高，要坚决杜绝形式主义的滋生泛滥，拒绝让规章制度流于形式，确保档案管理工作的科学合理。同时，要重视办公室档案的电子化管理，尽量做到无纸化办公与管理，构建机关企业和事业单位档案数据库，优化管理流程，堅决执行工作要求，建立起有效的应急体制，确保在非常情况发生之时，能够在短时间内让档案管理工作回归正轨。为了完成这一目的，档案的电子化和网络化管理是必不可少的。

2.3 队伍建设

企业和事业单位档案管理工作内容多、任务重，是一项技术性极强的任务。那么想要承担这样艰巨的工作任务，企业和事业单位就要不断强化管理人员的专业技能。一方面，在人员分配环节中，坚持选用档案管理知识丰富的员工，并在工作中实施绩效考核，利用责任划分原则，确定工作性质和工作流程，强化管理人员的工作意识。对于能力优秀的管理人员进行物质奖励，对于能力不足的员工及时进行培训。另一方面，在管理人员的培训上，企业和事业单位要根据考核情况，建立培训计划，定期安排专业的技能培训，无论是管理技能还是信息技术的掌握，都要进行合理的培训安排。尤其在管理人员的信息技术水平提升上，通过现代化的信息技术设备的引进和专业的技术指导，强化员工的电子信息技术掌握能力，让每一个管理人员都能熟练地操作信息管理系统，实现电子信息化管理的全面落实。

2.4 优化档案的管理体系以及流程

企业和事业单位要想合理并且有效地提高档案管理工作，就要加强企业和事业单位办公室档案管理标准化的流程。目前各地区的企业和事业单位办公室档案管理标准不一致，随意性非常大，对于企业和事业单位办公室档案管理工作极其不利。因此需要对企业和事业单位办公室档案管理进行规范化，实现区域之间的统一标准。企业单位要加强档案管理者的工作态度和水平，真正按照公司制定的管理制度进行自我约束，以良好的工作态度开展工作，才能不断提高工作质量。例如，根据文件的分类，可以通过不同的方法进行合理的归属。日期、文件类别、文件的重要性会不断归属，这种文件管理系统比较完善，提高工作效率，会给企业和事业单位的发展带来帮助。但事业单位要根据自身的实际情况制定相应的文件管理制度，不断加强员工间的培训，对每个人有效地实行管理，不仅可以规范事业单位办公室档案的管理制度，还有利于各企业和事业单位的共享工作。

2.5 资源开发

伴随着信息技术的不断渗透，企业和事业单位工作开始进入信息化时代。而信息化时代的到来也意味着传统的人工信息录入、资料保存、信息查找已成为历史。电子信息平台的建立和使用成为当代档案管理的主旋律。首先，在管理设备的应用上，企业和事业单位要在意识上明确档案管理工作的重要性，积极引入先进的档案管理设备和管理技术，建立数字化档案管理系统。通过网络的全面覆盖，让信息的录入、维护、查询变得更加快捷方便，加强各部门之间的信息沟通，减少不必要的智能交叉，有效提高各部门的工作效率。其次，在资料的更新维护上，借助电子平台系统，进行定期的材料数据更新，尤其是对于党员材料、干部履历、培训档案、考核记录等数据随时录入，随时更新，方便资料的查询和使用。最后，在资料的安全保护上，制定规范化的平台使用制度，做到安全登录、资料保密。从系统使用的角度确保信息的私密性和安全性。与此同时，档案管理部门还要加强对平台网络的维护，对可能出现的网络安全漏洞及时排查，确保档案信息管理系统的稳定运营。

3 结语

我国企业和事业单位都离不开档案管理，因此档案管理方法必须与时俱进，即将传统纸质记载档案转化成信息时代的电子版档案，然后依照网络技术构建全国一体化的档案信息平台，使得文档的上传、保存、查询都更方便快捷。新时代的档案管理工作需要创新精神，更需要专业技能和职业精神的支持。

参考文献

[1]张宝燕.企业和事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J].中小企业管理与科技，2015（2）.

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[3]王晓帆，刘惠，田新赞.新形势下档案管理信息化建设的创新思路探析[J].办公室业务，2016（24）：79.