摘 要：目前，我国的公证档案管理是公证机构的一项重要组成部门，因此要促使相关人员加强对公证档案管理的工作思考和力度，要不断改善和完备公证档案管理工作的体系，积极有效的强化有关人员的档案管理意识。文章通过对加强公证档案管理工作的思考，来不断加强公证档案管理的信息化和现代化，提高和改善我国服务公证的具体职能。

关键词：公证档案;管理工作;思考

公证档案管理我国公证管理制度和能力实现优化和发展的重要体现。只有科学正确的认识到公证档案管理的历史价值和要意，才能够积极有效的促使公证档案管理工作的开展和落实，切实的做到对公证档案管理的工作研究，使其能够完成公证档案的具体收集、整理、立卷、归档、保管工作的有序推进，进而发展成为良好服务社会的重要力量。

1 加强公证档案管理工作的必要性

公证档案管理是目前我国的公证机关证明活动的有关记录，能够切实的维护当事人的有效权益，因此，保障公证的效力是一项十分重要的事情。对于目前研究公证事业发展的道路，需要积极实现对公证档案管理工作的全面深化改革，使得其能够达到更好的发展形态和趋势。加强公证档案管理工作的有效实施是一条必然的道路，公证档案文书一个具有客观事实存在基础要素，因此在公证档案管理工作中其本身特殊的位置决定了其性质，这是历史和时代的必然所需。加强公证档案管理的收集、整理、立卷、归档、保管等具体工作也是能够实现档案有效管理的基础步骤，并且实现加强公证档案管理工作能够促使公证行业的健康发展和改革[1]。

2 目前公证档案管理工作的欠缺和问题

1）对公证档案管理的重视度欠缺和混乱。目前我国公证档案管理虽然在不断的发展和改善，但是依然存在着一定程度的欠缺和问题，制度的不完善会导致保障措施的落实受到一定的影响，进而使得公证材料不能完成及时有效的立卷归档工作造成卷宗管理的混乱场面。并且还有的公证卷宗会出现随意摆放、抄录、复印、外传等违法乱纪的现象。

2）公证档案管理设备的不完善。我国很多的公证处档案管理工作依然停留在通过手工管理的方式来进行具体的工作展开，这种传统模式的管理模式一方面会使得有关人员的工作量变大，并且不利于工作效率的提升，另一方面人工管理的方法难免会出现一定的错误，这就在一定程度上加大了公证档案管理工作的难度系数。这种欠缺现代化管理的模式，使得在公证档案管理工作的质量较低、查找较慢、使用率较低等等都是无法保障公证服务质量的现象。

3）随着公证业务的开拓和变化。在没有及时调整和修订公证档案管理的办法和策略中，所表现出少数工作人员对管理的机制不够熟悉的问题。在管理的具体工作当中业务学习的培训力度不够，公证人员对于管理知识有一定的缺乏。除此之外，目前我国公证档案管理工作的不足更多的表現在工作人员对公证文书立卷、归档、保管工作的管理力度不够，并且对一些管理当中所存在新问题认识不足无法做出及时的判断和解决。公证档案立卷有一部分存在不规范的现象，导致档案分类定位的不确定性[2]。

3 加强公证档案管理工作的具体措施

《公证法》是我国针对公证文书的归档和保存工作所上升到法律程序的一项职责标准。为了行之有效的实现我国在新发展形势之下的公证档案管理工作有序的开展和深化，就必须进行一定法律制度的约束和规范，在得到一定法律制度保护的基础上实现公证制度机构的有效建立，为公证活动的有效展开提供重要的服务和支持，这就要求公证机关有效加强公证档案管理工作的重视和落实。

1）强化全员档案意识的加强。我国公证处的基础职能便是通过出具一定的公证文书来得以实现和发展，所以公证文书是一个极为重要的法律文书，对于其的收纳和管理都将受到法律的保护，必须实现法制化的规范管理体制。积极做到公证档案管理的合理分类、规范立卷、妥善保管来实现管理制度的优化和便捷。首先需要公证管理的人员进一步加强管理的意识和能力，严格执行和实施公证档案管理的每一项基本任务和流程，积极有效的抓住工作的重点。其次要加强档案工作人员的专业素质和品格，在其进入工作岗位之前要进行一定的岗前培训，经过学习以后再上岗工作。并且要实现对档案管理人员的岗位责任制度进行有效的调整，采用绩效考核的模式来对其进行一定的明确分工，做到统一有效的管理体制。最后，要切实有效的做到对公证机构在档案用房方面的投资力度和档案室的防水防盗等意识，不断的加强公证档案管理的完善[3]。

2）切实抓住公证档案管理的关键环节。公证档案是通过公证机关集中管理由专人负责的一项重要工作，公证文书的具体分类、借阅、保管、防护等工作是公证档案管理工作当中几个重要的环节，因此，需要有关部门进行一定的规章制度制定，使得在问题发生和解决的过程中能够做到有制度可依。对于立卷和归档，公证文书的分类立卷和归档保存是目前档案管理中一项基础的工作。促使有关人员按照规定的程序来进行公证文书的分类整理和排序，形成案卷的保存。归档保存期是将已经装订好的公证档案材料限期三个月对档案专职人员进行移交管理的保管工作。需要有关人员积极做好组卷、排列序号、编目装订、归档四个要素的完成。

在借阅和查调的情况下，公证文书则不同于我国党政机关一般而言的文件资料，而它具有一定的法律效力，是一项严格受到法律支持和保护的。凡是借调和浏览等活动都需要进行一定的汇报和审批，一般的个人或是其他单位是无法做到借阅的。在关于公证文档的保存之中也需要注重其保存的时间和年限，对于某些超出保管期限或者是毫无价值的公证文书档案需要进行严格的处理，要经过对《公证档案管理办法》中的具体条例，来对其进行销毁和处理，避免擅自自销公证档案的情况发生。

3）加强公证档案的信息化管理。伴随着我国计算机网络的不断广泛使用，也将为公证行业的发展带来一定的机遇。在公证档案管理工作中建立计算机系统的有效途径使得其不在局限于传统的人工操作，而实现现代化、科技化、数字化的操作流程。积极有效的实现电子文件的归档和保存工作，能够加深对公证档案管理的有序性和安全性，这种致力于提高公证档案工作的现代化水平，伴随着科技的不断创新也能够使其获得更好的应用。目前我国对于电子档案的利用和传输方面都有了更多的思路和举措，能够实现纸制文件无法做到的优势地位，这种有效的储存和归纳能够为公证人员的工作提供全方位的帮助和支持，使得完成高效、快捷的工作内容。

在进行数字化归档的文档保存和传递中，要积极体现工作的标准化、有序化、规范化，杜绝出现互不相容的和重复建设等现象的发生。在信息化管理的基础上要完善电子文件的法律效力和兼容性、可迁移性、可保护性、可修复性等问题的研究，来不断提高其工作的效率。除此之外，还要加强对部分重要文档要转换为纸制或是胶卷等其他载体的多种储存方式，以此来避免重要文件的丢失。公证活动的性质会在一定意义上决定其档案所保存的长久完整性和真实性，通过具体措施和改革的工作不断细化来增加公证档案管理工作的有序推进[4]。

4 结束语

综上所述，实现公证档案现代化管理是有关工作部门在目前社会发展形态当中必须要实现的道路和目标发展，通过实现档案信息化的建设来改变传统管理模式所难以突破的问题，切实做到提高管理水平和积极创新的管理意识来不断与时代发展同行。

参考文献

[1]吴志虹.对加强我省公证档案管理工作的思考[J].云南档案，2013（7）：15-16.

[2]吴展文.初探公证档案工作[J].祖国，2017（12）：123-124.

[3]张新畅，程月梅.新时期如何加强档案管理工作的思考[J].祖国，2017.

[4]李慧敏.关于做好公证档案工作的几点思考[J].山东档案，2019，228（01）：69-70.

作者简介

李伟力（1975-），男，法学本科，中级馆员，主要从事公证与档案管理方面。