经济全球化背景下机关事业单位档案管理的重要性

2019-12-09康洋波河南应用技术职业学院

营销界 2019年20期

■ 康洋波（河南应用技术职业学院）

机关事业单位本身作为我国政府方面以及社会公共服务职能的重要窗口，它的工作开展情况受到各界乃至社会大众的高度重视和关注，而机关事业单位的档案管理工作同样在事业单位内部发挥着举足轻重的作用，因此，特别加强机关事业的档案管理工作又显得极为有必要。

一、档案管理工作能够体现社会价值

机关事业的档案管理在我国有着很特殊的一种社会属性，同时它也成了国家方面一项很重要的档案管理工作制度，无论是站在个人角度，事业单位的角度来分析，档案管理工作的开展都显得异常重要，而且事业单位档案也逐渐成了事业单位职工在职位晋升或者工资待遇的提升方面属于十分强有力的重要依据，用人单位在给员工提升职位或工资待遇的时候，除了需要按照职工的工作业绩，另外又要按照档案管理职工的年限等一些基本信息进行确定职工的工龄，以此来作为单位职工调级或者升级的重要标准。所以，对于事业单位的档案管理工作而言，它又具备很高的社会价值，同时事业单位的档案管理工作在对事业单位或者职工本身而言也具备很重要的影响作用。

二、档案管理工作重要的意义

对于事业单位来说，其内部档案管理的规范性许多时候都决定了其是否具有业绩或者是否具有一定的工作水准。而对于一个优秀的事业单位而言，它在发展的过程中往往会产生很多优秀的工作成果，之后这些成果都会被记录在案，但假如想要深入了解事业单位的历史经营业绩就一定要通过档案来进行查询，基于此，事业单位的科学发展往往又没有办法脱离档案的管理工作。只有很好的将档案管理与企业的经营管理结合起来，才能够更好的合理化制定事业单位的资源配置，也就可以将事业单位未来的发展情况体现出来，此对于事业单位不管是在其经营还是在发展方面都具备更重要的影响作用和发展意义。

事业单位档案的形成是在长期的社会活动中完成的，也是对企业员工以往工作的真实记录以及对单位历史状况的一种客观性的反映，并且它在企事业单位的经营管理以及领导决策环节都具备很重要的辅助作用。事业单位可以通过对档案资料进行分析，对以往的工作经历进行总结，并且吸取前人的经验教训，从而根据事业单位的发展现状来进一步制定科学合理的发展规划以及管理决策。同时也可以为相关的工作部门或者企业领导人员提供一定的查询资料信息服务，只要是工作涉及到了司法诉讼等情况，档案查询功能就可以很好的发挥其作用，最终保证企事业单位的合法权益不会受到倾害，从而实现可持续发展。

三、档案管理在事业单位发展中发挥作用的途径

首先要提升档案人员的综合素质，企业招聘的时候需要选拔一些有档案管理教育经验或者一定的工作背景的工作人员，提升整体性的工作人员职业素质。日常教育工作中还要加强档案管理工作人员的教育培训工作，处过需要专业的档案管理基础知识以外，又要进一步加强企业档案管理信息技术以及技术培训方面的工作，然后再利用科学的考核机制来鼓励档案管理工作人员自身技能的不断提升，以及促进企业档案管理工作的顺利开展。另外要特别完善企事业单位的档案管理制度，作为事业单位来说，必须尽可能地完善企业的档案管理制度，从而提升企业档案管理工作的效率，优化单位档案管理工作的模式，同时优化事业单位的工作流程乃至相关的工作标准，对各项工作人员的职位权限进行明确，除此之外，还要加强档案管理信息化建设工作。

要使企事业单位工作人员从观念上进行转变，同时提高他们对于档案信息化管理工作重要性的认识，进一步加大对企事业单位档案管理工作的资金投入力度，有效做好档案信息化管理工作的硬件设施和系统的软件建设工作，从而为企事业单位的信息化建设工作的开展提供一定的保障基础。最后一点要充分对档案资源进行合理开发，提升档案资源的利用效率，档案资源事实上都表现为一定的指导作用，并且它需要工作人员要能够充分的挖掘出其中档案资料的价值所在，从而优化档案管理模式，加大档案管理信息资源开发的力度。

四、档案管理的重要性

（一）档案管理能够为机关事业单位的工作查考提供依据

档案管理工作又具备一定的系统性且经历时期比较漫长，但如果是完善的档案资料库往往又可以为机关事业单位提供重要的参考依据。那么首先第一步，就要做好机关事业单位的人事建设工作以及改革发展工作，此是对于以往工作的有效记录和对新的历史工作的创新改革提供历史依据；此外，档案资料属于历史活动实践当中的活动产物，一些是当事人的亲笔签名或手稿，这些都可以作为档案资料管理的历史凭证，用于机关查考工作的开展；另外，企事业单位的档案管理工作具备一定的系统性和复杂性，所以，事业单位档案管理工作的开展又为单位工作情况的进展以及成果乃至内容的归档整理提供良好的工作依据，以及更好的反映出来事业单位的工作现状。最后，档案管理是事业单位整体工作开展的重要部分和项目内容，并且这项工作的开展一定要建立健全对应完善的工作制度，最终得以保证档案管理工作能够切实有效的开展。

（二）档案管理是机关事业单位深化内控管理改革的重要内容

有效地开展机关事业单位的管理改革工作同样也是在新的历史时期内机关事业单位工作建设改革的重要内容。那么第一步就是要加强事业单位档案管理工作的信息化建设，从而促进机关事业单位档案管理的现代化建设工作，同时为单位的内控管理提供优良的内化环境；其次为，档案管理为企业的内部管理改革提供了重要的工作依据，也为单位改革方法的进一步推进与制定，夯实了基础，与此同时，又全面有效地保证了机关事业单位内控改革工作的全面开展。最后，档案是宣传教育的主要素材来源，它为事业单位的工作开展以及改革推进，创造了优良的宣传工作环境。所以，基于事业单位深化改革工作开展的当前，又需要进一步扎实机关事业单位的档案管理工作，最终得以实现事业单位档案管理工作的信息化建设。

（三）档案管理为文书资料管理工作创设了良好的内在条件

事业单位档案管理中文书资料管理也是其中重要的工作内容，而强化事业单位文书资料管理工作则成了事业单位档案管理工作落实的保障性内容。那么第一步就是要结合文书档案，这样可以更加充分地利用档案资料，从而有效地提高单位内控管理的质量和效率；第二步，基于文字佐证的情况下，同样需要文书档案信息资源作为主要工作依据，保证档案资料的准确性；最后，关于机关事业单位资料管理的现代化建设工作，同样也为文书资料档案管理提供了更为快捷准确的信息资料，使工作环境得到优化。

（四）档案管理可以提供具有法律效力的凭证

机关事业单位从设立到更改然后再到注销以及组织等多重事情的经过都需要依靠事业单位的文书档案，以及更全面地关注事业单位在机关登记管理工作的全面化工作流程。这样一来，一些原始的记录数据也就成了相关的部门在查询或者处理一些事业单位违规现象的主要依据，并且帮助事业单位解决有关的诉讼问题。

（五）机关事业单位的档案可以填补国家档案的空隙

介于事业单位通常都遵循集中统一的原则，这样最终来保证档案资料管理的安全性和完整性，也正是由于档案管理具备这样一种特点，所以它又是国家档案管理中不可或缺的重要内容，这也从一定程度上强调了机关事业单位档案管理工作进展的客观性特点，而且较为全面地反应出了与之相关的工作现状。

（六）机关事业单位的档案为社会各界带来更为方便的查询服务

伴随着社会主义市场经济体制的不断发展和完善，事业单位又在社会经济发展的途中发挥着重要的支撑作用。那么事业单位档案管理工作又极为准确地记录着机关事业单位的各项活动内容，以及法定代表人与分支机构等等，与此同时，这些内容又能够根据相关的规定进行进一步的开发和利用，最终为各界带来更高的社会价值以及信息查询服务。