丁丽娜

摘   要：电子化是人事档案管理的发展趋势，但存在管理工作质量和水平不高、档案管理设施功能单一不能满管理工作的要求的问题，所以要重视人事档案电子化管理，构建完善的电子化管理制度，保障人事档案电子信息的安全性，创新人事档案电子化管理，促进人事档案电子化管理的健康可持续发展。

关键词：人事档案  档案管理  工作特点  电子化

中图分类号：G270                                  文献标识码：A                        文章编号：1674-098X（2019）07（a）-0163-02

随着经济社会和网络技术的快速发展，人事档案管理发生了翻天覆地的变化，传统的人事档案管理方式己越来越不适应新形势发展的需要，人事档案电子化管理凭借其优势得到不断普及。本文分析了当前人事档案管理的工作特点，并提出人事档案电子化管理措施，以促进人事档案电子化管理的健康可持续发展。

1  人事档案电子化管理和发展趋势

1.1 人事档案电子化管理

人事档案管理是各级组织发展的重要环节，要从传统模式转变为互联网模式，实现电子化管理，这是新时代提出的更高的要求。人事档案电子化管理带来的效果、效率是传统模式无法企及的，可以实现科学规范管理。在管理过程中，不仅需要管理软件，也需要管理好纸质档案。人事档案管理不规范，则不能较好地保存不同时期不同阶段的人事档案，对组织发展和经济社会发展造成不良影响。因此要不断加强档案管理，提高从业人员素质和能力。

1.2 人事档案电子化管理趋势

人事档案电子化管理必须合理利用管理软件，需建立健全规范程序，避免泄漏人事档案机密。人事档案电子化管理比传统管理方便快捷安全，其中，电子信息软件对人事系统管理起到不可或缺的作用。人事电子化档案室建设，要及时制定修正管理制度，人事电子档案移交过程注意规范保密，各级组织要加大宣贯力度，齐抓共管，坚持人事档案材料必须移交、移交人事档案电子化的原则，通过与外部单位协商，解决人力、技术等问题，加快推进人事档案电子化建设。人事档案管理软件只有指定的管理员权限用户才可以操作，人事工作者负责档案信息录入工作，为人事档案电子化管理上了双“保险”。

2  人事档案电子化管理存在的问题

2.1 管理工作质量和水平不高

大部分单位已经逐渐意识到人事档案电子化管理的重要性，但是在探索进程中仍然存在诸多的不足和缺陷之处。首先，管理工作缺乏有序性，相对缺乏基础性工作环节，负责人事档案管理人员缺乏认知理解人事档案电子化管理的科学性和系统性，对人事档案电子化管理的相关法规知识储备不扎实，单位中人事档案电子化管理重视程度不够，可能出现人事档案管理工作的混乱状态。其次，明确的工作流程、规范和纪律是保障电子化管理人事档案的基础性保障，但有的单位人事档案电子化管理仍不完善，缺乏明确有序的管理机制，同时监管力度的缺乏也使得很多工作环节的开展并不符合规范性要求。

2.2 档案管理设施功能单一，不能满管理工作的要求

随着科技的快速发展，现代化信息技术已逐步融入各行各业，但绝大部分单位档案管理设备功能较为单一，只能适用于简单的信息管理工作，不能满足新形势下人事档案电子化管理复杂烦琐的工作要求，有的单位仅仅停留在档案的收集管理与保存上，并不对其进行更深层次的分类与管理。

3  人事档案电子化管理措施

3.1 重视人事档案电子化管理

单位内部需要存储大量的人事档案资料，工作量相对较大，如能通过便捷的方式来完成档案资源的收集、整理及搜索，对于促进单位健康有序发展具有重要意义。因此，必须重视实现人事档案电子化管理工作，单位领导要转变传统的思维理念，树立人事档案管理的电子化理念，并确保这个理念渗透到档案管理工作人员中。档案管理是一个看似简单实际复杂的过程，要求档案管理人员耐心梳理资料内容，并将其录入到系统当中，以形成电子档案。而在此过程中，由于数据信息较多，就很容易出现错误，如果在发现问题后再核对纸质资料，必然需要更多的时间，难以实现档案管理效率的提升。因此，应当提高档案管理人员的电子化管理认知，增强工作责任心，严格按照档案管理标准进行工作，确保人事档案完整无误地实现电子录入，为后续的档案资源利用奠定基础。

3.2 构建完善的电子化管理制度

人事档案管理工作实际上是一个要求较高的工作，通过构建完善的电子化管理制度，能够更好的推动人事档案管理工作的开展，不断提高档案管理水平，为提高认识档案管理效益提供有利条件。所以，要建立健全人事档案电子化管理制度，明确档案管理人员完整录入人事档案、纸质档案归类整理的基本职责，避免出现录入失误及整理失误的情况。在实现人事档案電子化管理的过程中，要及时向上级反映遇到的各种问题，并采取有效的处理措施，确保人事档案电子化管理的有效性。在后续发展过程中，档案管理人员应当分析曾经出现过的问题，并将相应的预防措施编入到电子化管理制度中，不断完善规章制度，为后续人事档案电子化管理工作开展提供数据信息支持，保证人事档案管理工作的顺利开展。

3.3 保障人事档案电子信息的安全性

与传统的人事档案管理方式相比，电子化档案管理能够显著提高档案管理水平，满足档案资源开发及应用的需求，而且能够大大的解放档案管理人员，优化档案管理模式。但电子化档案管理却有纸质档案管理所没有的劣势，那就是电子化档案信息的安全性问题。要想实现人事档案管理的电子化，就必须应用现代化的信息技术，通过互联网构建人事档案管理系统，将所有的人事档案信息存储到系统当中，以实现对人事档案资源的共享，也便于用户进行档案资源信息的查阅。但正是由于互联网的应用，使得电子化人事档案管理容易出现互联网风险，如黑客入侵、木马病毒等这些问题的出现，会导致人事档案信息数据受到威胁或泄露或被用作他途，最终影响经济社会稳定发展。对此，必须充分认识到保障电子人事档案信息安全的重要性，采取积极有效措施来强化电子档案安全管理。采用专门的数据传输通道进行信息传输，实现密闭保存档案资源，并将涉密信息的电脑与外界隔断，从源头上避免黑客入侵。在进行数据传输时还要尽可能的实现加密传输，以避免出现信息泄露的情况。档案管理人员则要树立保证档案信息安全的理念，认真学习关于档案管理的相关法律法规，确保期充分认识到档案信息保密的必要性，以免由于疏忽而造成信息泄露，影响到单位发展。

3.4 创新人事档案电子化管理

人事档案管理对于促进人才的合理配置，提高行业发展水平，并满足各个行业对于高素质人才的渴求具有重要意义。因此，人事档案电子化管理应采取积极有效措施进行创新研究，进一步提升电子化管理效益。在单位内部可充分应用当前最先进的档案资源管理系统对纸质档案信息进行收集和整理，以免纸质档案由于年代久远而出现字迹模糊的情况，同时也实现空间节约，便于信息快速查找的电子化管理的优势。同时还应当设置专门的人事档案管理系统维护部门，确保人事档案管理系统的正常使用，还要加强系统分析，定期进行软件更新，修复漏洞，并注重维护硬件设备，以免由于硬件或软件问题影响到电子化档案的管理效果。

科技日新月异，人事档案的电子化已成为社会发展的必然趋势。人事档案电子化管理也是一项庞大而复杂的系统工程，不仅要有一支高素质的人事档案管理者队伍，还需要各级领导的高度重视、广大干部职工的鼎力支持及相关部门的密切配合。相信人事档案电子化建设一定会与时俱进，顺应新时代发展，更好地为人事工作及经济社会发展服务。

参考文献

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[2] 罗艳丽.人事档案电子化管理研究[J].岭南师范学院学报，2017，38（6）：168-172.

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