陈春艳

深圳天安云谷投资发展有限公司 广东深圳 518000

近年来，随着企业技术改造不断向纵深发展，对技改档案管理的要求也越来越高。然而，由于相关企业对技改项目档案管理重视程度不够，档案管理水平没有完全跟上其发展的步伐，还存在归档文件材料收集不齐全、归档文件质量不高、档案整理不规范等问题。本文通过对目前企业技改档案管理存在问题的分析，提出进一步做好技改项目档案管理的措施，确保技改项目应归档文件齐全完整、整理规范、管理高效，为今后技改项目档案的利用提供可靠的保证。

1 提升技改大修工程项目档案管理水平的原因

一是档案管理工作的要求，技改大修工程项目档案管理是工程项目中重要的环节，有着举足轻重的地位。在新时期，做好技改大修项目工程档案管理是可以为工程项目带来美好的前景。二是提升项目工程建设的科学有效性，用文件材料将项目工程的各个工作环节联系起来，可以增强对工程建设的整体把握。将工程项目建成的过程形成历史材料，可以真实的表面在工程项目建设中产生的问题，为完善工程项目建设提供更好地解决方案，从而提高技改待续工程项目的科学性。三是档案服务和档案利用的本质要求，档案管理的最终目的是有效利用档案，提高档案的利用率，为项目建设未来的发展目标提供保障[1]。

2 企业技改项目档案管理普遍存在的问题

2.1 重视程度不够

项目单独设立资料员岗位，因晋升和待遇问题导致人员不稳定，加之项目领导重视外业和施工进度工作，对施工资料缺乏管理或者管理不系统，导致施工工程管理与档案管理脱节，平时应付检查，交工竣工前花大量人力物力补资料，修改资料甚至大量返工。资料员晋升前途狭窄，施工项目中，资料归工程部管理，所以资料员晋升最高职级就是资料工程师，岗位决定待遇问题，资料员是最低的员级待遇，一个资料员干的再好，也很少有资料员做到工程部经理的，所以导致绝大部分男同志为了前途也不愿意做资料员。

2.2 资料利用率低

已建工程的信息对工程建设人员来说是一个巨大的宝藏，但目前很少有人来挖掘这个宝藏，主要因为信息检索及阅读极不方便，首先，工程资料主要以表格形式存在，各地各部门的表格格式也不统一，这种载体形式内的信息难以使用关键词检索出来；其次，工程资料是依附于建筑工程本体的，必须先对建筑工程本体有相当的了解，才能阅读明白对应的工程资料，而目前工程资料的展现形式与建筑本体是分割开的，需要阅读者花费大量的时间才能寻找到某份资料与建造过程的对应关系，这都制约了人们对已有工程资料的利用[2]。

2.3 档案管理部门参与项目工作的主动性不够

企业技术改造项目建设周期长，环节复杂，专业性强，形成的资料多。有的项目建设周期长达数年，加之人员更迭，档案管理部门如果不全程参与到一线进行指导，不制定档案验收标准，容易造成项目过程文件分类不清、归档资料不完整的情况，严重影响档案案卷质量。比如施工过程中的变更，就要及时签发变更通知单，并在施工图上进行标注，如果当时不标注，就会产生实际情况与图纸不符；有的施工单位根本不懂档案分类，为完成给建设单位交资料，给施工图直接盖上竣工章冒充竣工图，以上这些做法给企业未来改扩建活动埋下了隐患。

3 做好档案管理工作的几点建议

3.1 科学应用现代技术

现代科技的高速发展为我国建筑单位管理工程档案资料提供了新的技术，管理技术逐步实现更高程度的信息化，在具体进行管理作业时，相关工作人员可以利用信息技术和计算机设备管理档案资料，通过科学构建管理平台，在企业内部构建信息库，确保企业管理逐步实现更高程度的信息化，满足企业发展大趋势。通过应用信息化技术和计算机设备的编制建筑工程施工作业中各环节产生的具体数据和资料，确保管理人员能够更为便捷的查询相关资料，进而使管理人员具有更高的工作效率和工作质量，有效推进企业建设。

3.2 加强项目档案管理人员的工作意识

重视理念建设可以保障档案管理的科学性、有效性，也是工程建设过程中各项管理工作能够顺利实施的保障。只有领导的意识正确了，工作开展的到位了，才能使档案管理工作得到有效的实施。并且现在很多技改大修专责对档案管理工作的认识度不够，为增强各专责的归档意识，要加强培训，培养其自身的综合素质，锻炼工作技巧[3]。同时要加强管理人员学习档案管理知识，使管理人员及时掌握先进的管理方法和技术，促进其能够主动收集整理档案材料，保证档案材料的完整性和有效性。

3.3 控制资料编写过程

在管理档案资料时，相关工作人员首先需要确保工程技术资料具有统一的表格样式，在准备筹建项目时，相关工作人员需要严格基于工程具体特点进行竣工资料表格的科学制定，确保能够最大程度满足档案管理部门以及当地行政部门管理规定。有效统一表格样式能够在一定程度内简化工程资料整理和编辑作业，他从而有效避免资料格式出现不规范和多样化的现象。其次，还需要全面收集整理施工物质资料，在进行建筑项目施工作业时，受到时间以及其他因素的不良影响现场施工物质，材料检验报告和出厂合格证通常很难与相关材料同步到达施工现场。

4 结语

总之，企业管理者应该给予足够的重视，项目管理部门应该进一步完善相关制度，对工作完成好的单位和个人给予奖励和表彰，对表现差的单位和个人提出批评和惩罚，对批评教育后仍不能胜任工作的档案工作人员，可调离岗位，直至其能胜任工作。项目相关职能部门也要紧密配合档案管理部门，配备兼职资料员，按照档案验收标准开展日常管理。