加强城建档案规范化管理的措施

2019-11-28陆艾尤

商品与质量 2019年33期

陆艾尤

安徽省铜陵市枞阳县城建档案馆安徽铜陵 246700

1 城建档案的主要内容

在历史发展的长河中，产生了数量中多的城建档案，内容与类型具有多样性的特征，而在档案管理不断发展的过程中，城建档案馆应该留存、收集、整理的档案类型主要涵盖以下方面：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程，包括道路、广场、桥梁、涵洞、排水、环境卫生等方面的工程；公用基础设施工程，包括给水、供气、供电、公共交通、电信、广播电视等方面的工程；公共交通基础设施工程；园林绿化建设、名胜古迹建设工程；环境保护建设工程；地下管线工程，包括管线综合、给水、排水、供气、供电、电信、广播电视、交通灯等方面的工程；需到市规划行政部门报建的镇的建设工程；水利、抗震、防洪建设工程等。

2 城建档案管理数字化建设中存在的主要问题

2.1 存储时间的问题

城建档案管理中最主要的问题就是对城市建设信息的存储时间问题。随着科技的发展，计算机软硬件得到了不断改进，对城建档案的信息存取产生了重大的影响。数字化的城建档案信息需要记载于物质载体，物质载体的存储性能越好，那么城建档案的存储时间就会越长；相反，如果物质载体的存储性能越差，那么城建档案的存储时间也会越短。由此可知，档案信息的存储载体决定了数字信息的存储时间，在对存储载体进行选择时，一定要选择存储载体稳定性高、使用寿命长的载体，保证城建档案的存储时间。

2.2 资源共享的问题

数字化档案信息的最大特点就是能实现资源共享，信息资源共享需要有一个统一的数字档案标准，以保证实现档案信息的有效共享。但是由于当前城建档案馆中没有对数字档案的相关内容制定统一的标准，在很大程度上影响了城市档案信息的资源共享，也无法实现对信息资源的交换。

2.3 城建档案管理体制不完善

对城建档案的管理工作现状进行分析可知，城建档案管理人员对城建档案管理缺乏足够重视，且缺乏对智慧城市发展背景下对城建档案建设需求的了解，再加上城建档案本身资料形成较为复杂，一旦缺乏相应的管理意识，则会导致在城建档案管理的第一个环节就出现问题，即档案收集与保管工作不到位，具体表现为档案资料不完整、档案整理不规范、档案保管较为分散等。且在具体的城建档案管理工作中，管理人员的管理理念无法有效更新，无法将智慧城市的发展要求融入档案管理工作中，且对城建档案管理缺乏有效投入，包括资金投入、技术投入和人才投入等，这些都将导致档案管理工作无法有序、高效开展。而在管理人员方面，由于当前大部分城市的城建档案管理人员都缺乏较高的综合素养，且没有形成有组织的管理团队，缺乏相应的管理制度，对档案收集、保存和利用等都没有细节规定，因而在管理工作中常出现无法处理突发问题的情况，进而导致城建档案管理成效低下[1]。

3 加强城建档案规范化管理措施

3.1 加强城建档案网站建设

建设城建档案网站是实现城建档案信息化保存、信息化管理以及信息化利用的基本前提。基于此，城建档案管理人员要重视对城建档案网站进行科学建设，可以在智慧城市背景下纳入城建档案网站体系，结合城建电子档案，完善网站功能。在建设城建档案网站时，工作人员也要关注加强与用户之间的联系，建立用户反馈机制，在有效的信息反馈机制下不断调整档案网站的维护方向。在城建档案网站中，尤其要关注用户使用网站的便利性，因而需要建立自主查询系统，以更加直接的帮助用户获取所需资源。最后，针对城建档案网站，在建立相关系统时，还要注重提供在线咨询服务，确保信息传递的准确性，提高网站与用户之间的交互性。

3.2 优化管理制度

与既往情况有所不同，我国在智慧城市背景下城建档案管理方面，已经取得了非常不错的发展成绩，而且整体上的创新效果非常突出。考虑到今后的工作，还存在很多的挑战和影响因素，建议在智慧城市背景下城建档案管理的制度方面，进行不断的优化，这样可以在很多问题的综合解决效果上，得到更好的巩固。首先，智慧城市背景下城建档案管理的制度建设，必须保持足够的安全保密标准。例如，所有的从业人员，都要签署相关的保密责任书，确保在自身的具体工作过程中，能够严格按照行业规范和国家标准来完成，不允许出现任何的泄密问题，而且要坚持在自身的工作岗位上，保持奉公守法的态度和要求，这样才能促使智慧城市背景下城建档案管理，在基础保障效果上更好的提升，减少各类特殊问题的负面影响。其次，制度的执行层面上，对于不同的岗位要求，以及奖励措施、惩罚标准，包括相关的激励措施、晋升渠道等等，都要做出明确的规范[2]。