蒋文平

【摘 要】随着信息流技术的飞速发展，该应用领域也在不断被刷新，如翻转课堂、s3财务共享平台构建等。目前，关于如何创新并建设档案管理的思考中，人们开始对其进行了信息化技术的融入，即为信息化档案。

【关键词】创新档案系统;建设档案信息化;信息建设

一、信息化建设档案发展趋势

信息产生价值的时代即为信息化时代。它代表着先进生产力，是当今时代发展的大势所趋，随着新技术的应用领域不断壮大，传统的纸质文件、图书、图纸、照片等实物，逐渐被电子文件、电子书、电子图像等虚拟影像图所取代。另外，由于互联网的交互性质，PC端、移动端的搜索引擎已经实现全网覆盖的渔网功能，可根据信息化档案数据库的查询功能进行便捷、有效的搜索，及时抓取所需数据信息，从而为读者带来不限时空、地域的阅读服务。故传统档案管理转变成信息化档案的变化，已成为未来档案管理的发展趋势。

（一）前提条件

在信息技术飞速发展的时代背景下，由于电子产品的快速普及，大大降低了该商品的独特性私有价值，从而导致了电子市场的商品价格逐渐锐减等现象。此环境下，产品价格的逐渐降低给需要对文件进行保存和管理的档案机构提供了有利的条件。另外，档案室里记录在册的数据资料本就无比丰富，纸质文件总有发霉的那一天，为了更好的保存这些数据不被历史掩埋（发霉），档案室的工作人员就可以将这笔巨额的数据财富输入到计算机中进行存档，由此可看出建立数据库（数据图书馆）的方法十分简单，只需要将纸质文件上的文字内容进行输入保存就可以实现数据库的存档目的。目前，越来越多的光盘存储已经应用于档案，针对于全图纸、整篇幅的数据输入问题，档案管理员可以借助激光扫描仪的影像功能来进行录入数据的工作流程，从而大大减少一定的人工档案管理成本，提高保存与调阅档案的工作效率等。现在的国民经济里，大众早已没了细细查阅资料的耐心，他们习惯了快消费快服务的生活体验，基于此，信息化档案得以满足人们快速阅览的服务需求，这些都将为日后系统内联网与系统+系统之间的联网形成真正的资源共享提供先决条件。

（二）重要担保

当前，档案管理软件的开发进度与开发水平还跟不上计算机硬件的技术发展，然而，已经形成的市场竞争机制，势必会推进该软件市场开发的快速成长，当前，针对于文字、图纸综合性管理的开发软件，已在应用市场上具有一定的市场份额，结合档案管理开发软件的循序渐进等开发经验，都将成为日后升级档案软件，进行设备开发的重要基础。

（三）创新档案的需求：信息化技术

（1）档案信息化是传统档案改进创新的主要手段。传统的档案管理工作是依靠手工进行数据管理的，撇开巨额的劳动成本不说，还会因为一些偶然性的调阅数据等原因出现手忙脚乱的现象。面对堆积如山的档案卷宗，即使将档案数据分门别类了，也会耗费大量的时间来对档案进行查找的工序，从而大大降低查阅文件的工作效率。而有了信息技术的支持后，只要将这些纸质档案的数据资源进行过电子档案的输入事项，工作人员就能通过调阅者的查询条件，快速搜索到该卷宗的具体数据，进而实现不限时空、地域的资源共享功能。

（2）档案信息化是创新档案的主要服务。目前，中国隶属于国民经济的发展状态，随着中国加入世界贸易组织（wto）后，国家政务包括公众人民对世界数据的内容需求量较大，其相关内容的质量指标也相对提高。用户的数据追求是需要同时具备及时、准确、实用、简单等特点的高质量信息，而传统的档案数据信息已经跟不上时代的信息步伐，服务方式较为封闭，因此并不能实现用户需求，而信息化档案就能实现这一阅读服务，该档案的管理工作可以依据调阅者所设立的查询条件，快速对其存入的内部数据进行全面的快捷搜索，自动对其数据进行分析、分类、加工、提取等流程，从而呈现在查阅者的PC端或移动端内，借以及时、准确、实用、简便地满足公众档案信息的不同需求。

（3）档案信息化是创新档案的主要内容。随着时代的不断进步，越来越多的数据卷宗需要记录在册，传统档案的记录方式会让内容数据越积越多，从而大大增加查阅阻力，另外如果是不同地区的档案查阅，其所耗时间不是花在查找上就是花在邮寄时间上，这大大降低了档案文件的及时性，极大可能延迟了调阅工作的实际进度，面对档案工作的卷宗内容不断壮大，实施信息化档案的创新策略时不我待。只有利用信息技术整合和开发大量的信息资源，才能为社会提供新内容、全面、高质量的档案数据源，借以满足公众对档案信息的内容需求。

二、档案信息化建设的具体实施

档案信息化建设是将信息化新技术全面应用到档案管理工作中，综合里面内容信息资源进行分析、分类、加工、提取等技术服务的方式，从而实现便捷查找并提取信息的阅读体验。而传统档案转型信息化档案是一项时代革命，更是传统档案更新换代的重要标志，因此，实现信息化建设的创新档案计划，就是要实现档案工作的现代化、公开化、规范化、服务化。

（一）现代化

信息化档案的建立，可以实现自动化处理档案信息的配置机制，从而促成集成文件、图像一体化的档案管理模式，突显高速信息检索的功能优势;在对图像、文字、视频、音频等不同格式的文件进行档案储存时，可利用多元化的信息技术进行资源整合，从而利用该技术的合成加工，将其内容资源组合成一类图文、声形并茂的内容资源，从而丰富阅览效果的服务体验;采用信息化档案能够直接实现跨地域、空间的无障碍沟通与资源共享，便于满足随时调阅的公众需求;信息化档案具备海量储存的功能特点，全面集资数据内容等。

（二）规范化

当前，档案管理工作的规范要求越来越高，传统的纸质档案已经不能满足公众的社会信息需求，而信息化档案可以利用网络供应的先天优势，针对数据信息进行资源收集与利用，实现数据格式与原纸质数据格式的规范要求达成一致，皆以满足公众需求，有效提高用户对海量数据进行访问的信息质量度。面对图像、文本、视频、音频等多样性的档案数据，唯有对其信息技术的合成加工项进行统一标准、规范制度，才能顺利保存、管理并合理利用这些档案多元化信息资源。

（三）公开化

相对信息化档案而言，传统档案的内容信息相對落后，及时性不高，其资源存储量相对受限，另外，传统档案资源的种类繁多，就会根据档案类型设立专门的独立部门，因此所查阅的资料颇为片面，而信息化档案的建立则直接改变这一现象，通过建立档案数据库，将档案室的所有文件、图像进行电子收录，可以帮助调阅者及时查看。重要的是信息化档案可以无视空间、地域进行多元化的资源共享。除了能实现信息的公开性外，该档案中的信息资源并不会像传统纸质档案一样，出现时间过长就会发生霉变，造成资源损失，信息化档案的数据资源能实现完好的保护效果，并充分利用信息化技术，对数据资源进行数据配置，从而更好的方便大众评阅。

（四）服务化

基于信息化档案成立的情况下，其档案的管理工作就会从传统档案的存储功能转化成信息收集、信息管理和资源共享等服务功能，科学地实现档案主要发展目标——对档案内部资源进行合理配置与管理，从而为大众提供优质、高效的阅读体验，即为服务化。

三、结束语

综上所述，传统档案的纸质信息需求已经不能满足现在的时代需求，因此，为了进一步提升档案管理的系统功能，人们必须借助现代信息化的新技术作为创建支持，才能构建出完善的档案管理机制。

【参考文献】

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