办公室文书档案收集与归档工作研究

2019-11-13谭其霞山东省潍坊市临朐县环境卫生中心山东潍坊262600

新生代 2019年10期

谭其霞山东省潍坊市临朐县环境卫生中心山东潍坊 262600

引言

文书档案的收集、归档工作是事业单位日常管理和运行的重要内容之一，做好档案工作对于事业单位的发展有着非常重要的意义。随着我国经济社会的快速发展，事业单的管理运行所面对的内部、外部环境也发生了巨大的变化，事业单位要想在新时期获得进一步的发展，如何加强档案管理工作成为了当前事业单位发展中必须要解决的一个重要问题。

1.新时期办公室文书档案收集与归档管理面临的挑战

1.1 档案形式与内容多样化

以往事业单位的文书档案主要以纸质档案、文字档案的形式为主。而随着办公自动化、信息化的发展，当前事业单位中的文书档案的形式和内容也变得更加多样化。档案的载体由纸质逐渐向数字化介质进行转变，文书档案在各个部门之间的传递、交接也主要依靠网络进行。在这种情况下，就使得文书档案的收集归档工作的内容大大增加，必须要从多个方面对档案进行有效的管理，如何保证档案收集、归档的完整性、准确性成为了一个重要的问题。

1.2 档案使用价值和使用频率提升

文书档案的收集、归档工作本质上是对档案中的有价值的信息进行收集、整理、加工、管理的一个过程。随着当前事业单位对于档案中所蕴含的信息价值越来越重视，对于档案的使用频率也越来越高。这就对事业单位档案管理工作提出了新的要求，保证文书档案收集的时效性与质量，充分发挥其在事业单位中的参考作用和推动效果，给事业单位带来更大的经济、社会效益成为了当前文书档案管理工作的一项重要任务。

1.3 档案收集和归档的标准化建设

为了充分发挥文书档案的应用价值，首先就要保证档案收集和归档工作具有较高的质量。而为了实现这一目标，就必须要推动档案管理工作的标准化建设。实现事业单位文书档案的规划化采集和归档工作，根据档案的种类、所包含的信息资源价值等对其进行有效的处理成为了事业单位档案管理工作发展的一个重要方向。

2.办公室文书档案收集与归档工作的现实困境

当前在事业单位办公室文书档案的收集归档工作中还存在着一些问题，对工作的质量和效率造成了较大的影响，主要体现在以下几个方面：（1）单位内缺乏完善的档案管理制度，档案管理职责没有落实到个人，进而导致了文书档案的收集归档工作的效率和质量不高，经常在文书档案的收集归档上出现一些问题，例如档案缺乏规范性，格式、命名不规范，存放杂乱无序，内容不全、不完整，文书档案整体归档率偏低等问题。（2）档案资料的收集处理方法落后，相关的信息化建设没有得到有效的支持，电子档案、档案的多媒体处理等没有落实，从而导致了文书档案的管理工作效率低下，各部门之间的沟通和信息共享也存在着一定的困难。（3）档案管理工作缺乏高素质的人才，由于事业单位的档案管理人员不少是从其他岗位上转岗过来，对于档案管理工作不了解、不熟悉，相关的专业知识缺乏。再加上部分档案管理人员缺乏职业责任感、工作积极性，缺乏对收集、归档工作的重视，档案管理意识薄弱，从而导致了在文书档案的收集归档上容易出现差错，对文书档案的有效利用造成了一定的影响。

3.创新办公室文书档案收集与归档工作管理的措施

3.1 完善文书档案收集和归档管理制度和工作流程

事业单位文书档案的收集和归档管理工作必须要以完善的制度作为基础。事业单位要根据国家、单位的相关规定、办法和条例建立起完善的档案管理制度，实现对各部门、个人手中分散的档案资料进行集中统一的管理。其次，要要按照相关的公文处理、立卷规定以及档案质量管理要求，对公文的起草、审核、印刷、传递、执行以及文件的整理归档等过程进行监督，保证所收集的档案具有较高的质量。第三，办公室档案管理人员要积极参与到文书的签收登记、审核、批办、签注等工作当中，从而有效的掌握文书档案的内容、要求、时间等要素。

3.2 注重对文书档案的开发应用

文书档案的收集、归档最终是服务与事业单位的管理和运营工作，因此档案管理人员在档案的管理中就必须要以档案的开发利用为基础，综合考虑当前事业单位发展的实际需求，单位业务状况为导向，明确档案工作职责，加强与各部门、科室的良好协作关系，并利用各种先进技术提高档案收集、归纳的效率和质量，为文书档案资源的开发利用提供有利的条件，保证档案的收集归档工作能够为事业单位新时期发展过程中各种问题或者各种争议性或历史遗留问题的解决提供重要的参考依据，

3.3 加强档案管理人才队伍建设

高素质的档案人才是事业单位文书档案的管理和开发工作有效进行的重要保障。因此在单位必须要重视对档案人才的培养，通过对档案管理人员的业务能力和政治思想素质进行的培训，从而使其具有良好的专业素质与职业责任感，进而更好的完成档案收集与归档工作，应用现代技术充分开发和利用档案资源，为事业单位的发展提供良好的档案服务。此外，还可以通过在单位内加强对档案工作的宣传力度，使单位管理层以及全体职工的档案意识得到提高，使其能够积极的配合和支持档案收集工作。