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事业单位数字化档案管理现状及对策探讨

2019-11-12李壮飞

经营者 2019年18期
关键词:现状及对策数字化事业单位

李壮飞

摘 要 本文以事业单位数字化档案管理的现状为切入点,对事业单位数字化档案管理工作展开具体分析,并以此为依据,提出合理增加档案管理预算,构建完善的数字化档案管理体系,提升事业单位数字化档案管理人员的综合素养等几方面的对策。希望在网络信息技术水平不断提升的影响下,事业单位在未来开展数字化档案管理工作时,能够及时发现管理问题,采取科学有效的方式,促进我国事业单位健康长远的发展。

关键词 事业单位 数字化 档案管理 现状及对策

一、引言

无论是事业单位还是其他企业的发展,都与档案管理工作息息相关,尤其是在事业单位开展数字化档案管理工作时,档案管理人员要充分利用信息技术开展相应工作。本文从事业单位数字化档案管理的现状入手,紧紧围绕提升数字化档案管理效率的方式展开阐述。希望我国事业单位在未来发展过程中,能够勇敢面对困难,积极寻求突破瓶颈的方式,并解决问题。

二、事业单位数字化档案管理现状

(一)缺乏专业的档案管理人才

数字化档案管理与其他形式的档案管理模式相比,存在着较大的差异。事业单位的数字化档案管理工作,对管理人员的专业性要求比较高,要求档案管理人员不仅要懂得业务管理的流程,还要在实际工作中将档案管理的内容与数字化进行有效结合。现阶段,我国一些事业单位,在人力资源的配置方面还存在一些问题。例如,档案管理部门缺乏专业的管理人才。工作人员不具备将实际管理内容与信息化相结合的能力,甚至有一部分工作人员在实际工作中,除了履行档案管理工作的职能以外,还要负责其他方面的工作内容,这样不利于员工对数字化档案管理工作进行深入研究,在一定程度上会影响数字化管理技术水平的提升。

(二)档案管理技术水平有待提升

目前,很多事业单位在正常运营的过程中,更加注重整体的服务质量,忽视档案员工的档案管理技术。事业单位在建设数字化档案管理体系的过程中,要科学准确地运用档案管理技术。但是,结合现阶段我国事业单位档案管理的状态来看,数字化管理技术的运用还不够成熟,有待加强。[1]具体表现为:员工在实际运用数字化管理技术开展管理工作时,并没有紧跟时代前进的脚步,经常会出现技术水平与实际状况严重脱节的现象。除此之外,有一些企业在资金投入上比较节制,运用的硬件设备都比较落后,无法及时开展相关工作。因此,现阶段我国事业单位的档案管理技术水平急需提升,为今后档案管理人员顺利开展数字化档案管理工作奠定基础。

三、解决事业单位数字化档案管理问题的重要举措

(一)合理增加档案管理预算

数字化档案管理模式与传统的管理模式相比,对经济预算的需求较大。因此,事业单位为了能够有效解决档案管理过程中存在的问题,应合理地增加档案管理的预算。事业单位数字化档案管理工作的预算人员在编制整体预算的过程中,要严格按照具体的规章制度进行编制,要适当地加大资金投入的力度,将主要的资金运用到数字化技术的开发与研究上,还要积极引进先进的科学设备等。除此之外,事业单位经济预算的工作人员,将预算的实际内容与财务状况有效结合,积极听取财务人员的建议,及时对数字化档案管理的状况进行调节。这样既能做到有法可依,又能增强预算管理的力度,为今后提升事业单位整体管理质量具有重要的促进作用。

(二)构建完善的数字化档案管理体系

在未来的数字化档案管理过程中,会将纸质档案与电子档案进行有效结合,这样对于构建完善的数字化档案管理体系具有重要的推动作用。[2]因此,有很多事业单位都在积极运用信息技术,不断优化数字化档案管理体系。

例如,事业单位档案的管理人员,根据不同工作的工作性质和工作内容,对档案信息进行数字化管理;管理人员根据事业单位实际的发展状况,合理设置档案管理的权限,根据员工的工作能力具体划分每一个员工的工作职能,将工作职能落实到每一位员工身上;充分利用网络信息技术,将档案管理的工作内容与先进的档案管理软件进行有效结合,这样既能增强事业单位数字化档案管理的系统性,又能及时发现事业单位在数字化管理过程中存在的问题,为今后提升事业单位数字化档案管理的效率创造条件。

(三)提升事业单位数字化档案管理人员的综合素养

数字化档案管理工作涉及的内容多种多样,事业单位在不断发展的过程中,要注重开展培养员工综合素养的工作,这对于提升事业单位数字化档案管理工作的质量具有重要意义。因此,我国事业单位要在员工空闲的时间,积极开展相关的培训活动。事业单位要组织档案管理人员参加科学培训活动,在此过程中各个事业单位的员工能够相互交流、相互分享,员工通过参加科学培训活动,学习先进的数字化技术,为今后员工顺利开展数字化档案管理工作提供重要保障。此外,事业单位也要将理论知识与实践活动进行全面结合,这样不仅能够提高员工的实践能力,还能加深员工对理论知识的理解,对今后提升事业单位员工的综合素养具有重要的推动作用。

四、结语

数字化档案管理技术,是现阶段我国新型管理技术中的一种关键技术。目前,事业单位越来越注重数字化档案管理模式的应用,但在实际开展工作中,还是存在一些不足,例如,缺乏专业的档案管理人才、档案管理技术水平有待提升等。鉴于此,事业单位在构建和完善数字化档案管理体系的过程中,要注重培养专业管理人才,进一步推动我国事业单位数字化档案管理工作的顺利开展。

(作者单位为汉川市公共就业和人才服务局)

参考文献

[1] 滕秀茹.数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化[J].黑龙江科学,2019,10(15):84-85.

[2] 王清云.事业单位档案管理数字化建设的前期准备与实践策略分析[J].蘭台内外,2019(21):38-39.

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