何荣财

档案管理工作是学校办学改革发展中非常重要的环节，包括学校的人事、财务、教学、科研、活动等诸多方面。学校的档案管理与开发利用工作对学校改革发展起关键性作用。信息化视角下，中职校档案开发利用工作要适应新时代新要求，要适应科技技术的发展。特别是当前中职校招生工作及生源质量相对处于比较弱势的情况下，学校领导更要重视档案管理工作，开发利用好档案，树立好学校的良好形象，进一步提升学校管理规范化、精细化和科学化水平。信息化时代，中职校如何更好地开发利用档案呢？这是中职校面临的新课题和新挑战。

1 档案管理工作的重要意义

档案是历史的见证，它通过记录历史、呈现历史的形式，展现了一个单位的成立以及发展过程中的点点滴滴。作为档案，保存的是对一个单位在发展过程中具有利用价值的各种文书、音像、图纸等各种形式的资料。中职校的档案则是学校成立以来及办学改革发展过程中有关情况的体现。档案工作是一项服务性工作，学校的教学科研、教育宣传、教学管理等，都要依靠档案。中职校要让档案发挥最大的服务功能，就要跟上时代发展的步伐，转变观念，更新设备，提升档案管理人员素质，让档案管理工作在学校的改革发展过程中起到应有的作用。

2 当前中职校档案开发利用工作的现状

据了解，大多数中职校的档案管理工作都还是停留在传统的纸质文档归档的形式，而且大多数档案都是简单收集、管理，在查询时有的要么没存档，要么存档了找不到在哪，要么费了好大劲儿才找到。这与档案管理制度和管理人员的素质有着直接的关系。那么，在档案的管理中都存在诸多的问题，更不用说对档案进行开发利用了。

（1）学校对档案管理认知不足，重视不够。所谓的档案，传统观念里，不需要用时，可能觉得占位置，但是需要用到时，才发现之前怎么没保存好。这是个普遍现象。很多学校领导也是把档案当成一项简单的收集、整理、归类的常规性工作，不能给学校带来直接的效益，所以对档案管理工作重视不够。

（2）档案管理人员专业素质不高，档案室落后。档案是一项枯燥的工作，加上领导的不重视，通常是由其他岗位的人员兼任。而兼任的人员大都把档案当成一项常规性的工作，根本不会想着如何去跟上时代步伐，转变观念，创新工作。只是按部就班按照传统方式操作。有的甚至没有培训，只是参照以往的，再按照自己的感觉去处理。档案管理人员的专业素质不高直接影响了档案管理工作的优劣。还有很多学校的档案室也是多年未见更新，甚至损坏的也没能够及时修复或更换，现有的硬件设施已经不能满足对档案管理及开发利用的要求。信息化时代，硬件设备、技术的投入都是必不可少的。

3 信息化视角下对档案开发利用提出的要求

传统的档案，都是通过纸质的查阅才能利用，而且保存期限有长有短，分类各式各样，有些年代久远了，查询起来相当麻烦，加上档案管理工作的落后，档案管理人员专业素质低，对工作不认真负责，该归档的没归档，该保存永久的没有保存永久等等，这就大大降低了档案的利用效率。信息化视角下，对档案管理工作提出了新的要求。

（1）信息化时代，信息技术的发展，改变了档案的传播途径。这就要求要将档案信息转化为数字格式，这样利于通过电子设备进行保存。同时要有适应时代发展、适合学校特点的档案管理系统，为档案查询者提供简明、清晰、便捷的搜索渠道，通过网络和各种平台，能够对信息进行共享，提高档案的利用效率。

（2）在共享档案的同时，还有非常重要的一点，那就是信息安全。信息化时代，有利有弊，当然利大于弊。但是还是要认识到病毒、黑客等对档案开发利用的影响。所以在建设相应的数字档案室，应用档案开发利用信息化系统的同时，要特别注重档案信息安全。

4 信息化时代中职校档案开发利用的建议

在信息化视角下，中职校的档案如何开发利用而更好地服务于学校的发展，这个问题值得思考。凡事在发展中变革，在变革中发展。中职校的档案管理工作也要跟上时代发展的步伐，不断变革，在开发利用上要有新的思路，新的理念，实现与时代同步，充分发挥档案开发利用的作用，树立良好学校形象，提高工作效率。在此，浅谈一下个人对信息化视角下中职校档案开发利用的建議。

（1）校领导重视，制定并不断完善档案管理制度。领导的重视对档案管理工作能够起到促进作用，同时也是做好档案开发利用的基础。信息化视角下，中职校的各级领导要转变观念，更加重视档案管理工作，要认识到档案管理与开发利用工作的重要意义和作用。要组建完整、合理的档案领导小组，对学校的档案工作进行监督和指导。同时，学校还应该结合实际工作，制定适应学校的档案管理和开发利用制度，加强档案管理工作体系建设，将考评纳入年度计划，推动学校档案管理与开发利用工作水平的提升。

（2）加强宣传，部门密切配合做好档案收集工作。档案的收集并不是由专职档案管理人员独立完成的，需要全体师生共同重视和支持。在中职校，学校可以通过举办档案知识讲座、知识竞赛等丰富多彩、形式多样的档案宣传教育活动，让全体师生认识到档案管理工作的重要性，并积极参与到档案信息的收集中来。要在学校的全体教职工中选派一些有责任心的同志兼职协调档案管理工作，配合专职档案管理人员及时收集和整理档案信息。档案工作是一个积累的过程，一份文件、一个会议、一场活动、一个荣誉都是具有档案价值的信息，所以需要全体师生共同齐心协助做好档案的收集工作。

（3）加大资金技术投入，建设数字档案室。信息化时代，极大多数的档案资料都能够以数据的形式体现。这个就是科学技术发展的结果。档案信息的数字化能够为档案开发利用提供便捷、高效、安全的服务，在年复一年的历史大档案中，能够迅速查阅所需要的档案信息，大大提高了档案的服务功能，充分发挥档案的价值。那么在信息化时代，中职校就很有必要建设数字档案室。数字档案室是以计算机、网络等为基础的新时代产物。学校要加大资金和技术投入，要有专用的管理机房，在服务器、计算机、档案管理系统上结合学校的需要进行投入，还需配备一些如打印机、扫描仪、数码相机、移动硬盘等存储设备这些辅助器材。适应时代发展的数字档案室对于档案的开发利用起到了关键性的作用。

（4）结合实际制定档案管理办法，提高档案开发利用效率。只有结合实际开展的工作才能起到该项工作应有的效益。档案工作也是如此。中职校的档案管理工作制度也一样要结合学校的实际需要和特点，在区域档案管理制度的大前提下，制定更加详细且适用于本校的档案管理办法。例如在档案的分类上，年限的长短上等等，在学校的发展过程中，能够高效便捷地查询档案信息，充分发挥档案信息的价值，提高档案的利用效率。

（5）提升档案管理人员专业素质。从传统的档案室到数字档案室的转变，还需要档案人员的配合。人具有主观能动性，要充分发挥档案管理人员的作用，就要加强管理人员的队伍建设，通过各种培训学习、经验交流等，提升档案管理人员的素质，以适应信息化时代下工作设备、媒介等高科技技术的要求，从而提高档案工作的完整性、准确性、系统性和安全性，更加高效地做好档案开发利用作用。

5 结语

信息化视角下，对中职校的档案管理工作提出了更高的要求，要充分开发利用好档案信息，需要学校在人力、物力和财力上有计划地投入。大数据背景下，数字档案室的建设势在必行。通过科学合理有效的数字档案室，提高档案管理人员的素质，对档案的开发利用起到重要的作用。当然，随着科技的发展，中职校档案的开发利用还要跟着形势不断更新和完善，才能更好地提升学校的档案管理水平，发挥好档案的作用。

（作者单位：福建三明林业学校）