连益靖

摘 要：本文主要对加快建设信息化档案管理系统进行了研究探讨。文章分析加快建设信息化档案管理系统的重要意义的基础上，探讨提出了加快建设信息化档案管理系统的途径。

关键词：信息化;档案管理系统;档案

在当前大数据时代，各方面的技术都实现了快速地发展和革新，从而在很大程度上促进了中学档案管理系统的信息化建设步伐。建设信息化档案系统不仅是广大中学在大数据时代开展档案管理工作所面临的一个重要挑战，更是广大中学更好地适应信息化时代档案管理工作和创新档案管理方式的重要手段。本文在分析中学加快建设信息化档案管理系统重要意义的基础上，探讨提出中学加快建设信息化档案管理系统的主要途径和方法。

1 加快建设信息化档案管理系统的重要意义

1.1 有效提升档案管理工作的整体效能

现如今，档案管理的理论、技术以及环节已经发生了很大程度地变革，建设大档案、实现大服務、应用大技术已经成为了今后档案管理工作的重要趋势，中学的档案管理工作也是如此。中学的档案一般都是对学校各个发展历史阶段的重要信息进行了记录，其中的很多档案资料都是非常珍贵的。由于很多中学发展的历史越来越长，办学规模也是越来越大，档案查询的数量也是不断增大，档案利用率也是不断提高，然而因为中学里面负责档案管理的人员数量偏少，工作强度也是很大的。假如中学档案管理依然选择采取过去较为落后、单一的手工模式，将会面临一些实际困难和问题，比方说像档案信息没有办法共享、档案信息容易丢失、档案容易破损、档案查询较为困难等。以上问题都在或多或少地制约了档案的管理和利用，无法满足大数据时代档案管理工作的实际需求。所以说，加快建设信息化档案管理系统，促使档案管理人员的工作强度不断降低，成为了中学有效提升档案管理工作整体效能的应有之义。

1.2 全面优化档案管理工作的业务流程

中学过去的档案管理模式，基本的载体还是纸质文件，各式各样的纸质文件依据类别开展有规律的编码收藏，依据目录开展查询。依托信息技术全面建立一个可以有效满足高校档案管理实际需要的信息化档案管理系统，不仅可以有效提升归档的完整性与及时性，而且还可以持续优化档案工作的具体流程，便于对档案进行检索与利用。相关人员能够借助信息化档案管理系统对行政、党群、教学、财务、基建、学生、科研等各个方面的档案信息进行查询。部分中学档案管理工作的具体内容非常之多，加快建设信息化档案管理系统，能够有效分析学校档案管理信息系统的各方面需求，实现中学档案管理工作业务流程地再造。

2 加快建设信息化档案管理系统的途径探讨

2.1 对大数据资源实施共享

资源共享可以说是大数据最主要的特征。中学的信息化档案管理系统和教学管理系统、办公自动化系统，应该是既彼此联系，又彼此独立的关系。中学的信息化档案管理系统应该全面开展数据的管理和文件的规范工作，对各种数据、文件作出接收、归档与储存等处理，办公自动化系统能够对信息进行全面、迅速地采集和处理。利用计算机技术信息化手段加快推动学校的档案管理系统和各个系统之间的有效对接，把应该归档并且具有较大价值的档案资料上传至学校的信息化档案管理系统，能够在很大程度上简化储存与操作空间，减少学校财力和人力的浪费，实现档案资源的共享与利用。总而言之，促使信息化档案管理系统和其它系统有效进行数据共享和交换，通常需要两个步骤：第一个步骤就是对具体某文件所关联的条目，比方说像文号、正文、附件等实施目录交换，如此一来就能够有效避免档案管理人员手工录入归档文件的问题。第二个步骤就是电子档案的归档、链接转换等，这样操作就是为了让档案管理人员不再需要对那些领导批示以及签名的文件进行扫描。

2.2 不断提高档案管理人员的素质能力

在加快建设信息化档案管理系统的过程中，务必应该高度重视“人”的地位与作用，积极构建培养和引进信息化档案管理系统操作专业人才的科学机制，在学校内部大力营造出尊重档案管理人才、关注信息化管理系统操作人才的浓厚氛围，达到用环境凝聚人才和用机制激励人才的目的，将信息化档案管理系统操作专业人才的工作积极性和工作热情充分调动出来。这主要是因为学校档案管理人员的业务素质与综合能力能够在很大程度上直接决定档案资源开发以及信息化档案管理系统建设的进度水平。现如今，和大数据存在密切关联的各方面技术正在以非常快地速度发展，这些技术主要有智能信息推动技术、数据挖掘技术、数据仓库技术、信息链接技术等，因此加快建设信息化档案管理系统对于学校档案管理人员的综合能力以及业务知识结构提出了越来越高的要求。但是当前很多中学的档案管理人员的计算机信息技术能力以及档案业务水平普遍不是很高，特别是既精通档案管理业务，又熟悉计算机信息系统操作的复合型人才较为缺乏。所以说，中学应该不断加大对于档案管理人员的培训力度，持续培养一大批档案业务知识扎实、计算机专业信息技术过硬、思维创新能力较强的高水平档案管理人才队伍，尤其是要重点培养一批不仅精通档案信息开发服务管理，而且能够精通掌握现代科技最新发展动态的复合型人才。

2.3 强化信息安全保护

保证档案信息安全是中学档案管理人员的第一职责和任务，因此所有档案管理人员都应该全面树立档案安全意识和管理安全思想。由于现代信息技术地迅猛发展以及全面普及应用，中学档案管理机构里面的很多纸质化档案信息都借助外包或者是扫描的手段转变为数字化的档案信息，另外还对进入档案管理机构的档案信息实施了数字化的管理，信息化档案管理系统正在有条不紊地加快建设中，系统里面的档案信息一般都具有利用率高、容量大、价值大等特征，因此学校在把全部数字化的档案信息向信息化档案管理系统上传的过程中，务必应该全面致力于档案信息的安全保障体系建设。安全保障体系建设可以说是一个庞大并且复杂的系统工程，包括基础设施、组织管理、安全技术、法治标准等很多层面。因此，中学在加快建设信息化档案管理系统的时候，要积极构建多层安全防护体系，不仅要开展物防、人防，而且还要开展信息加密、数字签名、防火墙等技防，保证学校档案管理系统在软件升级、硬件升级以及数据迁移过程中的绝对安全。同时，还应该不断强化档案管理系统用户访问权限、操作权限等管理，定期或者不定期地评估档案管理系统的网络安全性，一旦发现隐患或者是漏洞要在第一时间里面采取相应的弥补和应对措施。积极强化网络监控，购买使用正版的杀毒软件与超级防火墙，全面、有效地开展网络保护。

参考文献

[1]程晓英.中学档案信息化管理系统的建设与思考[J].档案学研究，2017年03期.

[2]韦耀宁.高专院校学生类档案信息化管理实施与思考[J].科技信息，2017年10期.

[3]李艳.中学考试档案信息的科学化管理[J].中国管理信息化，2016年16期.