潘胜利

摘要：在中职学校管理工作当中，档案管理工作是其重要组成部分，其能有效提高学校的工作质量和效率，并且档案管理也是学校评估工作的主要内容，于是维护好其历史面貌是学校必做的工作。由于档案管理可以为学校的研究和分析提供一手资料，所以科学合理的管理档案极其重要，其是学校管理水平的重要衡量标准。同时，中职学校的档案有的是对学生基本信息的详细记录，但是学校在档案管理工作方面还存在着很多问题，不能有效发挥档案的作用，使得档案管理工作成为一大难题。文章通过对中职学校档案管理工作存在的问题和对策进行研究和分析，详细了解了中职学校档案的意义，并充分分析中职学校档案管理工作存在的问题，并对此提出具体的解决对策，以此提高档案利用率，从而促进中职学校档案管理的发展。

关键词：中职学校   档案管理   存在问题   具体对策

当前，伴随着中职学校的改革发展，使得学校对档案管理工作的要求也不断提升，但怎样管理好档案，并提高中职学校的整体教育水平，成为其面临的主要问题。由于档案管理工作能充分体现出中职学校办学质量和管理水平，并能为教学和科研等方面提供相对完整的资料，所以中职院校加强档案管理工作是十分有必要的，而且其具有重大的历史意义。同时，档案管理是中职学校改革发展的重要阶段，使得其面临的困难和挑战较多，这需要档案管理工作人员提高重视程度，從而使学校取得更好的发展。

一、中职学校档案管理的意义

（一）能为中职学校档案管理教育活动提供相关依据

在中职学校的档案当中，主要记载的是学校教学时的一些管理活动，以及学校管理的相关制度，其包含着每位学生的详细信息，如学生在学校中得到的奖励或者是惩罚，还有就是学生的学习成绩和资助信息的。当然档案中也有学校本身的信息，如学校的招生管理制度、就业指导计划和新生录取名册等。并且档案管理工作不仅有学校教师和学生的基本信息，也包括学校的各种教学管理制度，如学校对教师教学的绩效考核方法，还有教师的工资计酬制度和奖金方式等具体信息，而这些都需要归档进行管理。同时，中职学校档案中基本的学生信息、教学信息和教学管理制度等内容，都为中职学校研究及分析学生的管理工作和教学活动等方面提供了相应的基础，这也是学校对教学质量进行考核及教学制度评价时所必须的信息来源。并且中职学校档案可以为行政管理课程、房屋测绘课程和档案管理课程等提供实物训练教材，从而让学生有机会进行实训。

（二）能为中职学校档案管理分析提供详细资料

目前，中职学校如果要想快速发展，那么必须就学校本身的教学目标和教学管理等进行相应的改革，此时需要学校档案为管理研究和改革提供相关数据和资料，以此让学校在改革发展过程中有更加明确的方向。并且学校教育教学改革档案可以促进学校的进一步发展，还能为学校的未来提供具体可靠的依据，由此让学校在发展时有所参考。例如学校在申请教育教学改革研究课题时，或者是制作学校简介材料，以及组织发展变化等方面时，这时学校档案将为其提供详细的资料信息。学校充分分析相关档案，可使学校在发展中找出其不足之处，从而在使基础上得以健康稳定的发展。

二、中职学校档案管理工作中存在的问题

（一）相关领导不重视，思想认识不到位

由于学校在管理中，档案管理成为其一项基础工作，并且档案管理是学校决策时的重要依据。然而就中职学校档案管理的现状而言，学校的相关领导并没有充分认识到档案管理工作在学校建设当中的重要性，使得一些领导在思想上对档案管理工作存在着“重教学情轻档案”的认识，导致中职学校对档案管理要求不严格，甚至有的人觉得学校档案管理工作没有存在的必要性。并且中职学校的相关领导对档案管理工作不重视，觉得学校并非政府职能部门，没有必要加强档案管理工作，认为档案管理可以适当放松，使得学校领导对档案工作积极性较差。由此充分说明中职学校由于对档案管理工作不重视，以及在思想认识上不到位，所以致使学校档案管理工作人员的归档意识较差，并且档案收集在常常存在着资料丢失等严重问题。

（二）档案管理信息载体比较单一

现如今，中职学校档案管理方式比较落后，而且操作上也相对传统，使得其管理效率较低，这主要是由于学校在档案管理工作时没有充分运用计算机和网络技术，从而让档案管理工作人员处于一种十分消极的状态当中。由上可知，中职学校的档案往往是通过手中抄写的形式，而这使劳动量也随之增大，时间花费也更长，且速度相对较慢，并且这使档案处理速度较慢，导致中职学校档案管理人员不能对有价值的档案资料进行有效利用，从而使学校档案查阅的管理方式依旧十分落后。

（三）档案资料收集不够完整

当前，部分中职学校的档案管理工作人员都是一些非专业者，他们大多素质较低，且思想重视程度不够，致使档案资料收集上存在很多不完整的地方。这主要表现在一些科室工作人员的档案意识较差，经常将一些基础文件进行认真处理，甚至不理会档案管理制度，使得档案立卷工作存在诸多不规范之处，并且档案收集范围和管理的内容也是问题不断，导致中职学校的档案利用和管理体系没有最终形成。同时，很多中职学校在收集和整理档案时，存在录入不规范等问题，还有一些中职学校的自制档案促进不仅收集不齐，而且在整理方面也十分不规范，使得很多电子文档存在文字等方面的错误，尤其是一些教学档案的收集整理工作，都严重影响了学校档案工作的质量和利用效果。

（四）缺乏档案管理人员，且素质较低

在很多中职学校中，缺乏专业的档案管理人员，致使中职学校普遍存在着管理人员素质水平较低的问题，使得很多中职学校的档案管理人员有时只有一人，甚至是无人状态，只配备相应的设备。并且很多档案管理人员并非档案专业学习者，但却并没有经过相应的培训就工作，使得这些人没有具备较好的档案管理业务知识，从而使学校的档案管理工作专业性受到了严重制约。

三、加强中职学校档案管理工作的具体对策

（一）加强领导，并提高认识

中职学校和组织相关领导干部和教师学习档案法，以此让相关工作者认真学习法律知识，以此使学校全体员工对答案管理工作的认识得以不断提升，从而让学校的相关领导和所以师生都对学校档案管理工作的意义有所认识，进而让树立全民的档案意识。并且中职学校要加强对档案管理工作的领导，使领导投入充足的精力到档案管理工作中来，以此解决档案管理工作当中存在的问题，从而促进学校档案管理的发展，以及推动学校教育教学的不断改革。

（二）提高管理者的综合素质，加强人员配备

加强档案管理工作人员配备，可使一些重要材料和教学档案等统一保存，并做到科学合理的管理。在这一过程中，需要档案管理工作人员不仅责任心要强，而且要熟悉学校的相关工作，掌握教学办学的规律，以及其政治素质和业务能力都要强，才能做好圆满完成这一工作。所以中职学校应建立健全档案管理工作人员岗位责任制，以及健全档案室管理制度及查阅制度等，以此让工作人员依规行事。同时，档案管理的质量和水平还有依靠硬件设施，以此充分保证档案管理的质量，而这要求学校设计档案室，并做好相关防范工作，以此保证档案管理工作的安全性，使其管理更加规范，使用上也更加方便。

（三）加强档案信息化建设，提高现代化管理水平

在社会信息化发展的过程中，档案信息化建设也是其重要组成部分，其也是现代档案管理的重要基础。这需要中职学校的档案管理理念要现代化，并在管理当中坚持与时俱进的观念，以此制定出科学合理且现代化的管理体系和运行机制。同时，中职学校管理工作如果想要实现技术现代化，可以在管理时使用计算机和传真机等设备，从而在收集整理相关档案资料时的服务质量得到不断提升。

（四）加强档案的收集整理工作

中职学校档案管理工作应坚持以我为主的立卷归档原则，然后将一些重要文件材料等进行分类及整理，以此使档案根据不同类别或者是不同年份等进行整理归档。并且中職学校应建全学校档案管理制度，让学校档案管理助力于学校的评估工作，并帮助教师和学生进行考核，以此便利于学校师生查找和使用相关材料信息，从而使学校档案管理工作更加科学合理，进而使中职学校的教育教学质量不断提升，最终让中职学校档案管理更加具体特色和水平。

四、结语

综上所述，中职学校应充分重视档案管理工作，这不仅需要中职学校投入人力及资金，还需要中职学校不断建立健全档案管理制度，并不断引进一些先进的设施设备，以及一些管理技术，从而使学校档案管理工作得以顺利开展。由于中职学校档案管理工作可以反映自身的办学特色和管理水平等，所以中职学校也应重视档案管理人才的培养和引进，由此提高中职学校档案管理工作的质量和水平，从而使档案资料的价值得以充分体现。

参考文献：

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（作者单位：济南传媒学校（济南六职专））