【摘 要】本文论述Excel数据处理在高职院校学籍管理中的应用，阐述将Excel数据处理软件引入高职院校学籍管理工作的必要性，Excel可以保证减少数据的差错，其处理数据功能强大，分析数据简捷快速，能够在学籍管理工作中发挥重要的作用，有利于解决高职院校学籍管理过程中的数据处理和数据分析的问题。

【关键词】Excel  数据处理  数据分析  学籍管理

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2019）05C-0108-03

近年高职院校的学生数量迅速增加，为使高职院校教学管理工作有序开展，很多高职院校引进了教务管理系统。教务管理系统在学生学籍、毕业审核、成绩管理等方面提供了先进、实用的信息化管理手段，并完善了学籍管理的规范性。但因学籍管理工作涵盖了学生基础信息的采集、学生异动的管理、毕业生信息管理、成绩管理、其它类信息的统计分析等多项管理功能，加之不同学校的学籍管理、人才培养方式各不相同，教务管理系统软件开发人员不可能完全了解每个学校的学籍管理工作，造成了系统不能满足工作的所有需求，因此学籍管理中数据的处理还必须借助Excel这一款数据处理软件。

一、将Excel数据处理软件引入学籍管理工作的必要性

教务管理系统虽然能解决学籍管理工作中大量的数据处理工作，但学籍管理原始数据的采集、导入，各平台系统数据的衔接，对大量动态的、错综复杂的学生学籍异动数据进行及时分析和处理，以及报表导出后的处理，仍然需要借助Excel电子表格软件进行处理。

运用Excel电子表格软件进行数据处理比较简单易操作。大部分一线学籍管理人员不是专业计算机人员，对复杂的计算机编程语言和计算机编程命令不了解和不掌握，而且学籍管理人员流动性非常大，队伍不稳定，学籍管理工作过程中使用Excel电子表格软件进行分析处理，各种报表的生成，简便易操作。

Excel具有强大的数据处理及分析功能，易学易用，计算公式丰富，统计分析功能直观，功能简便灵活，适用于目前高职院校学籍管理中数据量的处理分析及各类报表的生成。

二、Excel数据处理软件概述

Microsoft Excel是微软公司研发推出的一款数据处理软件，通过表格的单元格直接记录数据、计算数据和呈现数据统计汇总情况，通过图表直观形象地呈现数据处理结果，具有直观的界面、出色的数据计算功能和图表生成工具，易学易用，在职场办公领域得到广泛应用。

Microsoft Excel能对数据进行以下处理：对数据进行记录和整理;对数据进行计算、汇总和统计;对数据进行分析，主要通过数据透视表进行;呈现数据，对计算处理后的数据进行直观呈现并通过各种图表工具做出形象、美观的图表。掌握Excel电子表格软件，能解决大量数据的复杂计算和统计分析等管理工作。

三、Excel数据处理软件在学籍管理工作中的应用

（一）Excel支持数据类型广泛，可以保证输入的数据在指定的范围内，减少数据的差错

教务管理系统中所有学籍原始数据的导入模板、学籍管理数据处理结果、分析统计数据的导出，一般都是以Excel数据格式呈现，大量的数据通过表格形式呈现，更加清晰、直观。

1.学籍管理中学生原始数据类型多样化，如学籍管理数据中学生个人信息表里的姓名、性别、年龄、出生日期、身份证号、籍贯、入学成绩，不同的内容在Excel单元格中设置成不同的格式类型。Excel工作表里单元格的编辑格式有多种类型，姓名、性别、籍贯等数据单元格设定为文本格式;年龄、入学成绩等数据的单元格设置为数值格式;出生日期设置为日期格式;Excel单元格的默认格式是常规格式，常规格式大于11位数字就用科学计数法表示，为方便身份证号这种长数字单元格的显示数值与输入内容一致，身份证号选择的是文本格式;如果要统计学生男女比例，单元格格式就可以设置成百分比。在实践运用中，格式的正确选择决定了表格数据录入的速度，检索录入正确与否，并能够准确无误地进行相应的管理和计算。

2.Excel可以保证输入的数据在指定的范围内，减少数据的差错。为保证学生学籍原始数据的准确性，学生原始数据输入的内容可以进行限定，如在性别这列单元格限定只能选择“男”或“女”;限定输入内容的长度，如身份证号这列单元格，可以用数据有效性，限制只接受18位的文本。

3.为了数据报表的美观，还可以设置不同的文本对齐方式，字体的大小、字形，表格的边框，填充颜色等，为保护工作表，避免人为有意或无意的破坏，可以锁定单元格或自定义单元格。

（二）Excel处理数据功能强大，数据计算和函数的使用在学籍管理工作中发挥重要的作用

教务管理系统能够对数据进行统计，但在学校学籍管理工作过程中，对数据的统计分析是多维度的，教务管理系统的统计不可能面面俱到。如学生学籍常规的统计是按系部专业统计人数，但若部门有特殊要求，例如按系部专业统计女生人数，或者要求按系部专业统计某分校区女生人数，这时，通过Excel数据计算和统计分析就可以满足要求。Excel数据计算和统计都可以通过公式和函数来实现，Excel简单的公式和单个函数的计算都比较简单，Excel函数一共有11类，分别是财务、逻辑、文本、日期和时间、查找与引用、数学和三角函数、信息、工程、统计、多维数据集以及用户自定义函数。Excel函数的优势在于思路，要求在对函数功能、参数和表达式理解透彻的基础上，对公式计算方法非常熟悉，通過公式的套用和各种函数的组合嵌套处理数据。

1.学籍管理中运用Excel的数据计算为各管理部门提供数据依据，提高决策方向正确性。使用Excel的最大值、最小值、平均值等公式函数来统计入学数据中不同专业录取分数，找出当年的热门专业，调整以后的专业录取计划;也可以据此来进行班级分班，使各班学生人员素质相对均衡;还可查找出学生哪个地区的人数比较多，在后勤饭堂饮食上可以制作出更适合学生口味的饭菜;通过对学生民族的统计，方便照顾到相应民族，按民族风俗服务学生;通过对退学学生异动原因的统计，找到学生不安心学习、不愿意留在学校最根本的原因，以便有的放矢地进行整改。总之，通过对大量的数据进行计算分析，为重要决策提供有效的数据材料，说服力更强。

2.数据处理通过函数及函数嵌套技巧轻松得到。新生入学要进行入学注册，注册数据在核查学信网给出的原始录取数据后还要增加学生系部、班级、学号，通过核查原始录取数据与系部检录的学生實际班级数据得出，Excel查找和引用函数VLOOKUP、逻辑运算函数IF发挥非常大的作用。每年高基报表要统计各个年龄段的学生人数，可以通过身份证号使用日期函数、文本和数据函数等函数嵌套技巧如公式“=YEAR（TODAY（））-MID（D2，7，4）”求出学生的年龄（见图1），其中YEAR（TODAY（））代表今年，MID（D2，7，4）是通过截取单元格D2中学生身份证号的出生年份，两个相减就是年龄。

（三）Excel分析数据简捷快速，数据统计分析的使用在学籍管理工作中发挥重要的作用

在学籍管理中常常面临大量的数据需要进行及时准确的处理，对表格里的数据进行统计分析，通过对排序和筛选数据、分类汇总数据、创建图表分析数据，使用数据透视图和数据透视表来分析数据。

1.使用Excel的排序、分类汇总功能，统计学生政治面貌分布情况。按照不同政治面貌、不同系部的要求，通过排序功能进行自定义排序来分类，再通过数据的分类汇总功能，按照分类字段政治面貌，汇总方式为计数，选定汇总计数项为政治面貌，确定进行分类汇总，就可以看到表格已经按照中共党员、中共预备党员、共青团员、群众四个类别汇总出不同系部学生不同政治面貌的人数（见图2），点击表格左上方的数字1、2、3，可以依次收起或展示统计结果（见图3）;当得到汇总结果，不想破坏原始表格原始数据时，可以再次选择数据分类汇总命令，点击全部删除，这样又可恢复原始表格。

使用Excel的排序、分类汇总功能，还可以快速统计学生各种数据，如生源地、专业、民族、年龄统计、各年级班级学生人数统计、学生成绩排名。

2.使用Excel数据高级筛选，迅速查找出符合多条件的数据，减少工作强度和工作量，达到事半功倍的效果。例如要查出学生政治面貌是中共党员，专业是语文教育的全部学生数据，可以通过数据的高级筛选功能来筛选出具体的学生名单（见图4）。操作如下：在选定区域同一行录入条件字段“政治面貌、专业”，在相应字段下填写“中共党员、语文教育”，条件区域就设置好了，然后选择数据高级筛选，在高级筛选对话框中将原始数据列表区域和条件区域填入，可以在原有区域显示筛选结果，也可以将筛选结果复制到其他位置，不影响原始数据列表区域，符合既是“中共党员”又是“语文教育”专业的多条件学生数据就得到了。

3.使用Excel数据透视表，可以对大量数据进行快速的统计汇总，建立交叉列表的交互式表格。数据透视表是一种动态的数据工作表，对透视表的操作也是对各字段进行排列组合和分类汇总，可以从不同的角度来查看源数据的不同汇总结果，汇总结果可以是求和、计数、最大值、最小值、平均值及各种数学方式。数据透视表也可以自定义所需汇总项，按照汇总要求变换筛选数据，按照新的布置重新计算数据。另外，当原始数据发生变化，通过刷新操作以更新数据透视表的统计结果。数据透视表能完成大量数据的繁琐计算和数据统计，方便分析（见图5）。

例如：教务管理系统原有开发功能只能按某个条件进行学生学籍异动统计人数，但在学籍管理工作中往往需要统计不同系部、不同专业学生的多条件异动人数、异动原因，并由此分析解决学生异动问题。Excel数据透视表应用于学生退学情况数据的分析，通过教务管理系统导出Excel表格的退学异动学生数据，通过数据透视表快速汇总功能，得到不同原因退学的各系、各专业人数，据此抓住主要问题，针对退学原因做好相应的管理工作。针对不喜欢专业而退学的情况，会同系部做好专业引领、名师示范，让学生了解所学专业在社会上的应用价值，引导大学生理性地认识自己所学专业和未来将要从事的行业与岗位，将个人兴趣、自己的需求与社会的发展需要结合起来，建立起良好的从业价值观基础。针对经济困难原因想退学的情况，会同学工处、财务处、系部等职能部门做好学生资助，如助学贷款、助学金、勤工俭学及多渠道资助帮扶工作。

Excel数据处理软件作为一款办公自动化软件，操作简便，具有直观的界面，强大的数据自动处理和计算功能，并具有数据分析灵活实用、分析图表丰富的优势，为管理者提供了预测可能。在大数据时代，学籍管理工作在教育创新、教育现代化大环境中发挥着重要作用。通过创新工作方法，合理使用和充分挖掘Excel软件，不仅可以解决学籍管理工作中繁琐的数据处理和分析，还可以提高管理质量和效率。

【参考文献】

[1]聂雄文.充分挖掘Excel在教务管理中的应用潜能提高教务管理的效率和质量[J].教育教学论坛，2013（3）

[2]朱帅.大数据背景下高职院校学籍管理工作创新研究[J].中国管理信息化，2017（24）

[3]李洪.Excel数据透视表在教务管理中的应用[J].石河子科技，2016（2）

【基金项目】2016年度广西职业教育教学改革研究立项项目“基于状态数据应用的高等职业院校教学工作诊断与改进保障机制研究与实践”（GXGZJG2016A067）

【作者简介】李怡红（1967— ），女，广西贵港人，广西幼儿师范高等专科学校助理工程师。

（责编 丁 梦）