数字档案资源开放管理探析

2019-10-21倪代川茅丹玲

兰台世界 2019年10期

倪代川茅丹玲

摘要

开放不仅是现代档案事业发展根本要求，而且是数字档案资源管理的内在要求，是实现数字档案资源价值的必由路径。文章立足档案开放利用原则，在全面梳理档案开放利用理论研究与政策推进基础上，初步揭示数字档案资源开放管理的必要性，重点从资源整合、信息技术、法律法规、社交媒体四方面探析数字档案资源开放管理路径。

关键词

数字档案资源开放路径

Abstract Open is not only the fundamental requirement of the development of modern archives， but also the internal requirements of digital archives resources management， which is the inevitable way to achieve the value of digital archives resources. In light of the open principle of archives utilization， based on the comprehensive combing of theoretical research and policy implementation of open archives utilization， the paper preliminarily reveals the necessity of open management of digital archives resources， and discusses the path of open management of digital archives resources from the perspective of resources integration， information technology， laws and regulations and social media.

Keyword digital archives resources; open; path

2003年5月23日，习近平在考察浙江省档案局时指出：“档案工作是一项非常重要的工作，因为档案工作是一项基础性工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中，档案工作显得越来越重要。”[1]随着现代信息技术的快速发展与数字档案馆建设的持续推进，开放不仅是现代档案事业发展根本要求，而且是数字档案资源管理的内在要求，是实现数字档案资源价值的必由路径。

一、档案资源开放管理发轫

20世纪80年代以来，“随着当时经济、科技、文化等各方面建设的加快，对档案信息的需求也与日俱增，档案、档案馆走向开放已是大势所趋”[2]17-18。我国档案开放工作力度也逐渐加大，“从《关于开放历史档案的几点意见》（1980年）、《关于开放历史档案问题的报告》（1982年）、《档案馆工作通则》（1983年）、《档案馆开放历史档案的暂行办法》（1985年）、《中华人民共和国档案法》（1987年，1996年修订），到《中华人民共和国行政许可法》（2004年）、《中华人民共和国政府信息公开条例》（2008年），我国档案开放制度处于不断完善和创新过程之中”[2]16，有力推动了我国档案开放工作的持续、深入开展，为档案信息资源的开放利用创造了良好的法制环境与社会氛围，有利于促进社会档案资源信息消费，充分发挥档案资源的社会价值。

据统计，“截至2009年底，全国档案馆已开放档案202026个全宗的69477412卷又20874682件，占2009年全国馆藏档案全宗411066个的49%，档案总量297840905卷的23%”[3]139。当前，“开放档案的潜力和空间还很大，据国家档案局的统计显示，2009年与10年前的1999年相比，开放的档案全宗持平，都是49%，开放的档案（卷），仅增加了1.5%，还有相当一部分档案馆，包括一些重要的大档案馆仍处于半开放或未开放状态”[3]141。法国历史学家郎格鲁认为，开放档案原则的确立“改变了档案馆的性质，使档案馆从旧制度下的机密机构，变成了为社会全体公民的利益和权利服务的公开机构，开创了档案利用的崭新时代”[4]177。2012年，第17屆国际档案大会发布《档案利用原则》，提出“旨在为档案工作者提供一个衡量其现行利用政策与实践以及重新制定利用政策时的权威国际基准。文件指明了公众利用档案的权利，也明确了档案工作者提供档案及其信息利用的责任;既适用于政府档案，也适用于非政府档案”[5]。

二、数字档案资源开放管理必要性

档案馆蕴藏着丰富的档案信息资源，承载着国家发展的历史，蕴含着五千年华夏灿烂文明的底蕴，是弥足珍贵的“中国记忆”，面向社会开放馆藏档案资源是发挥档案潜在价值、实现档案信息资源共享的必由路径，并已经成为国内外档案界档案利用的基本共识。《中华人民共和国档案法实施办法》（2017）第19条明确规定：“各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录。”[6]“开放档案原则的提出和实施，堪称世界档案史上具有划时代意义的一场革命。在开放档案原则下，利用档案不再是一种特权，而是全体公民都应充分享受的权利，体现了对公民民主权利的尊重。”[7]“十二五”时期，国家档案局启动“国家开放档案信息资源管理与共享利用综合系统建设项目”，并开通“中国开放档案共享平台”网站（http：//www.oasp.cn/），开设“历史人物、历史事件、珍品档案、革命历史档案、民国档案、明清档案”等栏目，构筑国家开放档案信息资源管理与共享利用综合开放平台，开启了档案信息资源“一站式”全国范围开放共享利用的格局，最大限度地与各级档案馆及社会公众协同互动、互惠共享档案信息资源，为社会提供全方位的档案信息服务，方便用户通过开放平台便捷获取各类档案信息资源，充分发挥馆藏档案资源的社会价值。

随着社会信息化深入发展与档案信息化快速推进，数字档案馆建设步伐加快，数字档案资源海量剧增，已经成为数字信息资源的重要组成部分，其价值潜能日益增强，成为国家的重要信息资产。数字档案资源广泛产生于社会各个领域，在急剧增长的同时面临着来源分散、管理滞后、整合有限、互联互通不足等问题，服务理念、服务方式、服务手段仍相对滞后，缺乏有效利用服务机制等，与日益增长的档案利用需求之间存在现实差距，馆藏数字档案资源大部分仍是“睡美人”，处于“养在深闺人未识”的状态，社会难以对数字档案资源实现有效利用，海量数字档案资源的整体效益与价值难以有效实现。“开放档案既是思想观念上的革新，又是档案馆工作上的巨大变革。”[8]400为此，需要强化数字档案资源整合与优化，加大数字档案资源开放力度，“加强对档案信息的分析研究，综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把‘死档案变成‘活信息、把‘档案库变成‘思想库，更好为各级党委和政府决策、管理提供参考。”[9]

三、数字档案资源开放管理路径

随着我国档案事业“增量电子化”“存量数字化”“利用网络化”战略的持续推进，数字档案资源作为未来国家档案资源主体形态地位日渐显现，数字档案资源在国家档案事业发展中的战略价值日趋突出，迫切需要加强数字档案资源开放管理，探索数字档案资源开放管理路径，满足人民群众日益增长的数字档案资源公共利用需求。

1.加大数字资源整合力度，提升数字档案资源价值内涵。随着电子文件的快速增长与传统档案资源的数字化转换，档案馆数字档案资源增长迅速，成为馆藏档案资源体系的重要组成部分，有利于丰富馆藏档案资源内容，推动档案工作创新。与此同时，数字档案资源也为传统档案工作带来了新挑战，数字档案馆不仅存在信息系统设计各异、数字档案信息异构现象，而且馆藏数字档案资源尚缺乏科学的整理和鉴定，众多数字档案资源仍处于无序、混杂状态，未能达到数字档案馆信息存储和管理的要求，难以实现数字档案资源共建共享。为此，需要强化馆藏数字档案资源整合优化工作，为数字档案资源开放利用创造条件，一方面，要“重點加强数字档案馆规范化、标准化建设，提高数字档案馆建设效率，避免数字档案馆重复开发，实现数字档案信息资源共享，保持信息生态平衡”[10];另一方面，要“注重对档案资源进行深度开发，通过整合、加工、编研，努力从浩如烟海的档案资料中筛选最有价值的东西，使档案服务实现由个别查找向系统分析提升，由简单汇总向专题研究、综合研究提升”[11]，提升数字档案资源价值内涵。当前，数字档案资源整合需要围绕数字档案资源开放利用，主动面向用户需求，科学整合数字档案资源，推动“数字资源整合模式从静态的参考服务向动态的嵌入利益相关服务转变;从关注资源整合的技术到关注用户的需求、行为习惯、认知和体验”[12]，提高数字档案资源整合水平、整合效率与整合效益，为数字档案资源开放利用奠定基础。

2.充分利用信息技术，推动数字档案资源开放利用。信息时代，档案工作者要有现代的眼光和思维，紧密跟踪现代信息技术的发展与应用，充分利用信息技术优势，主动创新数字档案馆利用与服务，全面推进数字档案资源社会开放，激活数字档案资源利用活力，系统提升数字档案馆服务能级。与此同时，我们必须明白，“一份档案开放，并不意味着在目录上记录‘开放二字就结束了，对于开放的档案，要采用信息化技术，通过网络公布目录信息和全文信息并编辑出版档案文化产品，增值档案开放效应”[13]215。数字档案资源作为新型档案资源形态，具有档案资源存储数字化和档案利用服务网络化的先天优势，有利于推动档案资源的开放利用。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出，要“建立开放档案信息资源社会化共享服务平台，制定档案数据开放计划，落实数据开放与维护的责任;优先推动与民生保障服务相关的档案数据开放”[14]。笔者以为，需要充分利用云计算、物联网、大数据、人工智能等现代信息技术，创新数字档案资源开发方式，提升数字档案资源开发质量，深度挖掘数字档案资源的数据价值，促进档案数据开放，充分发挥大数据环境下的档案信息资源的数据价值，实现网络环境下档案信息服务的个性化、精准化与智能化，适应社会各界对档案信息内容需求的细粒度不断提升。

3.完善法律法规，保障数字档案资源开放利用。“开放档案，是在新的历史时期，党和国家赋予档案馆的一项光荣而又艰巨的任务，它既是社会客观需要，又是档案馆工作发展的需要。”[8]402-403《中华人民共和国档案法》（2016）第19条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。……档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。”[15]第20条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民根据经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，可以按照有关规定，利用档案馆未开放的档案以及有关机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案。”[15]数字档案资源的开放利用不仅需要现代信息技术的支持，同样需要完善相关法律法规，从法律制度层面为数字档案资源开放保驾护航，“树立维护公民利用档案权利的服务理念，向公众充分展示馆藏，公平、公正地对待每一位利用者”[16]，不断强化法治思维，落实制度管理，从法治层面强化数字档案资源开放利用的顶层设计，明确公民数字档案资源开放利用的权利界限，保障公民合法利用数字档案资源，提高数字档案资源利用效益，发挥数字档案资源社会价值;从制度管理视角为公民利用数字档案资源构建有效的制度保障机制，既要确保数字档案资源的安全利用，防止数字档案资源开放利用过程中的泄密、失密等风险;又要保障用户档案利用权利，促进数字档案资源开放利用的制度化，推动数字档案资源的社会共享，满足社会大众对数字档案资源的多元化利用需求。

4.积极利用社交媒体，促进数字档案资源开放获取。随着web2.0、web3.0技术的快速发展与广泛应用，社交媒体在国内外档案界备受重视并广泛应用，“无论是机构的借力创新，还是社交媒体的主动出击，都反映了当下国际档案界技术发展的新潮流——应用社交媒体创新档案服务”[17]。2012年，冯惠玲在全国档案工作者年会中作《社交媒体与档案社会化》主题演讲，认为“社会化媒体的广泛应用将变革档案管理的平台、理念、对象、管理方式和主体，引发档案资源来源、结构和构建方式的调整，推动档案社会化的进程”[18]。当前，“开放数据是未来社会发展的趋势。从政府到普通民众，借助互联网这一工具，用户产生的数据和档案将越来越多，所涉及的范围也将逐渐扩展到社会生活的方方面面，因而用户参与到不受限制的数据整理过程中，多形式、多层次、多方面参与共建共享网络在线资源，是未来档案信息资源整合和利用的主要方式”[12]。与此同时，以微信、微博、移动终端（两微一端）为核心的社交媒体蓬勃发展，应用广泛，有力推动了数字档案资源的开放利用，一方面，“档案馆应用社交媒体创新档案服务，很好满足了公众需求，增强了工作积极性，为档案馆与公众的交流合作搭建了有效平台”[19]。档案机构应当树立社交媒体意识，大胆尝试利用社交媒体新技术，多方面、多层次、多途径、多维度、多形式地传播数字档案资源，深化数字档案资源利用方式，提高数字档案资源传播效率与利用效果。另一方面，“对档案馆而言，应用社交媒体提升了档案馆形象，转变了其服务方式，实现了馆藏资源线上开放，反过来又推动了社交媒体的规范使用”[19]，有利于数字档案馆通过社交媒体展示馆藏数字档案资源，促进公众通过社交媒体积极参与数字档案馆管理与服务，激活数字档案资源价值。

参考文献

[1]杨冬权.在学习习近平同志考察浙江省档案局馆时讲话座谈会上的发言[N].中国档案报，2014-9-11（1）.

[2]黄霄羽.社会转型期档案利用政策研究[M].北京：光明日报出版社，2011.

[3]刘国能.中国当代档案事业史[M].北京：中国文史出版社，2017.

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[5]李音，张轶哲.国际档案理事会权威对外发布的《档案利用原则》[N].中国档案报，2012-10-19（3）.

[6]中华人民共和国档案法实施办法（2017）[EB/OL].[2019-04-20].http：//www.saac.gov.cn/xxgk/2010-02/05/content_1541.htm.

[7]陳永生.档案开放利用情况的数据分析——档案充分利用问题研究之二[J].档案学研究，2007（4）.

[8]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学（第三版）[M].北京：中国人民大学出版社，2008.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅.关于加强和改进新形势下档案工作的意见[N].中国档案报，2014-5-5（1）.

[10]倪代川，金波.论数字档案馆生态系统管理[J].档案管理，2013（2）.

[11]张斌.构建档案思想库提升档案工作服务能力[J].档案与建设，2013（1）.