王瑜

摘要：近年来，随着社会的发展，我国的办公室工作的发展也有了很大的创新。在我国经济快速发展的今天，诸多企业主体面临着市场激烈竞争问题，如果企业想要稳固自身在市场中占有的地位，需要强化企业内部管理的优化与完善，提高自身对企业的管理效率，尤其是可以传递信息、构建交流媒介以及保证企业正常经营的办公室管理工作。而办公室工作人员是每一个企业开展工作的直接载体，在企业各项事务的运行中具有重要作用。结合现阶段我国诸多企业办公室管理工作的实际情况，仍存在些许问题有待改善，因此分析企业中办公室管理工作存在的问题以及制定解决改善方案与优化路径十分必要。

关键词：办公室管理工作;优化路径分析;研究

办公室工作是单位日常管理体系中最主要、最重要、最基础的组成部分，不仅负责单位重要决策的参与、传达以及执行工作，还包括协调各部门、科室工作、集中反映队员意见以及外联等工作。办公室工作具有较强的综合性、重要性与协调性的特点，因此，单位应提高对办公室工作的关注度与重视度，采取必要的措施来提高办公室工作的整体效果。

一、办公室管理工作的重要性

一是办公室管理工作利于信息的传递与交流。办公室作为我国众多企业内部一个基础单位，是企业今后发展的关键力量，所以办公室管理工作承担着信息传递与推广的责任，是每一个企业内部上级管理者与下级职工之间交流的媒介。在实际工作中，管理工作人员要将上级制定的工作计划发放至基础单位中，监督下级工作人员的工作，同时把下级工作信息汇报给上级，帮助上级管理者更好地掌握下级实际工作情况，协调部门之间的沟通与合作。二是办公室参与决策计划。因办公室管理工作可以传递企业经营的信息，所以在某一程度上来说，办公室人员会给上级领导提出某些建议，增强企业决策的合理性与科学性。

二、办公室管理工作中存在的主要问题

（一）缺少规范体制

办公室工作具有一定的复杂性，工作流程较繁琐，同时还会随着企业的不断发展，其工作量及复杂程度也会随之增加，因而涌现了更多问题。在许多企业中，因缺少系统规范的体制对工作行为加以约束，经常造成分工不明确、工作授权不清晰的情况，影响了工作的进度和完成质量。此外，办公室人员的日常工作压力较大，若是他们对自身职责不了解，将会出现多个人做相同工作的情况，久而久之，将会影响员工的工作热情和积极性。在某些对办公室管理工作尚未作出详细规定的企业中，极易为少数员工提供偷奸耍滑的机会，在具体工作中不能依据规定办事，导致管理工作的效率大幅度下降。

（二）脱离现实情况

办公室管理工作当前和实际严重脱离，在日常管理过程中，由于某些管理人员自身能力不足而导致的决策失误情况经常出现，这些失误最终造成办公室在落实领导命令与开展工作的过程中过于重视形式，从而逐渐构成了一种单纯为了工作而进行工作的不良现象。许多办公室工作人员并不了解具体工作状况和有关材料，同时也缺少丰富的工作经验，他们在管理中，只是机械性的按照规章制度办事，导致各个部门缺少沟通和默契配合，对企业经济效益造成了负面影响。

三、办公室管理工作的优化路径

（一）更新办公室管理思想

针对现在诸多办公室的管理工作，一些领导者在以往的管理思想影响下，会出现占据员工工作时间的现象，降低工资费用成本来提高管理工作质量，但是这种思想既会降低办公室人员的工作积极性，还会阻碍办公室人员之间友好关系的建立，引起工作人员对企业的不满心理。因此企业中管理人员应更新办公室管理思想，创新管理工作思维，同时把办公室管理工作纳入在企业长久发展的范围之内。此外，对工作人员给予足够的激励与支持，调动其工作积极性，提高办公室人员工作的自主性，不断创新实践促进办公室管理工作的进行。

（二）提升辦公室队伍的职业素养

部分办公室工作人员对办公室工作的理解出现偏差，甚至将办公室排除在单位核心部门体系之外，将办公室工作等同于服务工作，于是便对办公室工作存在轻视心理，也就不可能从办公室工作中获得成就感与自豪感。单位应进一步完善办公室人员培训机制，适当提高办公室单位管理体系中的地位与作用，强化办公室工作人员的工作荣誉感与自豪感，为办公室各项工作的开展提供便利。办公室工作人员应认识到其对维护单位形象的重要性，主动提高对自己衣着服饰以及言行举止的要求，自觉遵守单位各项规章制度，提升自己明辨是非的能力，主动学习办公室管理等相关的知识，实现自身工作水平与工作能力的持续提升。办公室工作人员还应主动学习社会主义核心价值观、思想政治等内容，不断提升自我思想道德水平，促使办公室工作人员掌握处理部门以及同事之间纠纷的方法，提高办公室工作人员解决纠纷、化解矛盾的能力，同时，实现办公室工作人员工作态度从敷衍应付到认真工作的转变，引导其形成集体意识与整体观念。办公室工作人员还应树立正确的职业道德观，认真完成每一项工作，决不能因为害怕麻烦或者承担责任而拒绝工作。办公室工作人员还应强化自身的时间观，根据工作任务的轻重缓急来调整其工作计划，保证在规定时间内完成其工作任务，不断提高其工作的高效化、规划性、时效性。办公室工作人员还应严以律己，养成细心、耐心的好习惯，真正认识到注重细节对提高其工作效率与工作质量的重要性，从细节做起，从点滴做起，提高办公室工作的全面性与细致性。

（三）建精细管理制度

想要确保办公室管理工作的效率和质量，就需要确立严格的流程，制定出各项工作的详细要求。企业可利用精细化的管理方式和体制对办公室工作人员进行严格规定，约束他们的日常工作行为，以此来提高各项工作的实效性。在实施流程化管理的同时，应对各项工作的具体内容加以深入分析，依据一定的逻辑将其分解，应保障各项工作的责任落实到人，按照每项工作的实际完成程度进行科学有效的衔接，保障整体工作的高效完成。从而提高管理的效率和质量。此外，标准化的管理也至关重要。在制定详细的工作流程后，应结合具体情况建立各项工作的具体指标，包含工作完成的期限，工作整体质量规定，实践过程中采取的方法等，这些都应建立合理的标准，相关负责人应严格依据标准开展工作，在完成工作后应指派专人对其进行审查，并且还要构建奖罚制度，以此来确保工作完成的实效性。从上述分析能够看出，在办公室管理改革的过程中，要构建合理的体制和详细流程，保障企业员工能够依据规定开展工作，这将有利于企业的稳定发展。

（四）充分利用电脑互联网的查询、编辑功能，提高办公室工作管理效率

在互联网技术下，通过电脑强大的查询功能，在海量陌生的信息中查找自己需要的资料是完全可以实现的。当今互联网的发展应该在办公室工作中得到积极应用，例如在日常的办公室工作管理中，很多情况都需要管理人员能够快速、及时提供业务资料，互联网技术下，电脑强大的信息查询、处理功能也是管理人员必须学习和熟练掌握的操作技巧之一。在办公室的会议管理、公共关系管理模块中利用APP的功能，可以提高信息发布消息和搜集速度。

四、结语

综上所述，开展办公室管理工作的优化路径分析与研究课题具有十分重要的意义与价值，新时期每个企业的管理者都需要给予办公室管理工作高度重视，结合办公室管理工作概述与重要性以及现阶段我国办公室管理工作现状，科学有效地扩展出办公室管理工作路径，通过更新办公室管理思想、完善办公室管理机制、优化办公室管理模式、采用柔性化的管理手段等，创设出办公室内良好的管理工作氛围，全方位地提高办公室管理工作质量，推进企业现代化建设进程。

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